海南大学
档案馆（校史馆）文件
海大档[2023] 1号
文件材料归档工作规范
为了规范学校文件材料立卷归档工作，不断提高档案科学化管理水平，有效地为学校和社会提供档案信息服务，依据《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号令）、《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局第8号令）、《档案分类方案、文件材料归档范围和保管期限编制规范》（琼档字〔2023〕6号）、《海南大学档案管理办法》（海大党政办〔2022〕45 号）的有关规定，结合学校实际，制定本规范。
第一条 文件材料内容
本规定所称文件材料，分为属于文书档案保存的归档文件和属于科技档案保存的科技文件两种类型。文书档案是记录和反映学校党务、行政管理等活动的档案，科技档案是记录和反映学校教学、科学研究、生产运营、项目建设活动和设备仪器运行、维护及其管理工作的档案。
第二条 归档工作的基本原则与归档范围
（一）学校各类档案遵循集中管理、完整系统、确保安全、便于利用的原则。
（二）纸质文件材料和电子文件材料实行同步归档。
（三）归档的具体范围和保管期限见附件《海南大学文件材料归档范围和档案保管期限表》。
第三条 立档原则和分工
学校各部门、各单位根据《海南大学文件材料归档范围和档案保管期限表》，并按照文件材料产生的规律和特点，在学校档案馆的指导下，由专（兼）职档案员进行初步立卷，并定期移交给校档案馆。
档案馆对照《海南大学文件材料归档范围和档案保管期限表》检查各部门、各单位提交的档案是否达到了文件材料形成单位、课题（项目）组立档的要求，对没有达到要求的，要及时对各部门、各单位进行指导，督促各部门、各单位按初步立卷要求提交档案。
第四条 文件材料收集
各部门、各单位专（兼）职档案员严格依照本单位文件材料归档范围，及时收集需要归档的文件材料，以便于保管利用和后期立卷归档。
第五条 归档文件材料的质量要求
归档的文件材料遵循其形成规律和特点，经过系统整理，保持文件之间的有机联系，准确地反映学校各项活动的真实内容和历史过程，区别不同价值，便于保管和利用。
（一）文件材料必须齐全、完整、规范。
1.材料齐全：同一事由和项目（课题）文件材料必须充分反映其形成的全过程，应归尽归，不缺件。
2.内容完整：每份文件的正件与附件、正文与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）、请示与批复、转发文与原件以及公文处理单与公文撰制单必须一并归档。
3.形式规范：签章齐全，纸张完整，不用废纸打印，所有字迹不得超过装订线，档案内容不能使用铅笔、圆珠笔、彩笔书写。
（二）保管期限准确无误。档案馆严格对照《海南大学文件材料归档范围和档案保管期限表》，确定每份文件材料的保管期限。
第六条 组件或组卷
属于文书档案保存的文件材料采用按件管理的方式，属于科技档案保存的文件材料采用组卷管理的方式。
第七条 归档文件的构成
归档文件一般以每份文件为一件。
（一）正文、附件为一件；
（二）文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）合为一件；
（三）转发文与被转发文合为一件；
（四）原件与复制件合为一件；
（五）正本与翻译本合为一件；
（六）中文本与外文本合为一件；
（七）报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；
（八）简报、周报等材料一期为一件；
（九）会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；
（十）来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可合为一件。
（十一）有公文处理单或公文撰制单的，公文处理单或公文撰制单与相关文件合为一件。
第八条 归档文件件内文件排序
（一）正文在前，附件在后；
（二）正本在前，定稿在后；
（三）转发文在前，被转发文在后，原件在前，复制件在后；
（四）不同文字的文本，无特殊规定的，汉字文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；
（五）来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
（六）有公文处理单或公文撰制单的，公文处理单在前，文件在后；文件在前，公文撰制单和定稿在后。
第九条 科技文件材料的立卷组合
（一）针对具体项目的管理性科技文件放入所针对的项目文件中，按阶段或分年度组卷。
（二）教学、外事交流项目、科研课题、产品、建设项目、设备仪器以及出版类的科技文件，按其项目、结构、阶段或台（套）等分别组卷。
（三）成册、成套的科技文件宜保持其原有形态。
（四）通用图、标准图可放入相应的项目文件中或单独组卷。其他涉及这些通用图、标准图的项目，应在卷内备考表中注明并标注通用图、标准图的图号和档号。
（五）底图以张或套为保管单位进行整理。
（六）产品升级换代、局部或零部件变更、建设项目评估、改扩建或重建，设备仪器在维修和维护中所形成的文件材料，按文件材料形成的时间单独组卷。
第十条 案卷内可见文件材料的排列
（一）案卷内管理性文件按问题结合时间（阶段）或重要程度排列。
（二）科研项目（课题）类文件材料按项目（课题）的可行性研究立项、方案论证、研究实验、总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用等阶段排列。
（三）产品类文件材料按产品设计（含初步设计、基础设计、技术设计）、工艺、工装、制造、定型等工作程序，或按其产品系列、结构等排列。
（四）建设项目类文件材料按项目前期、项目设计、项目施工、项目监理、项目竣工、项目验收及项目评估等阶段排列。
（五）设备仪器类文件材料按设备仪器立项审批、外购设备仪器开箱验收（自制设备仪器的设计、制造、验收）、设备仪器安装调试、随机文件材料、设备仪器运行、设备仪器维护等阶段或工作程序排列。
（六）卷内文件一般文字材料在前，图样在后；译文在前，原文在后。
第十一条 归档文件材料与科技档案案卷排列
归档文件在分类方案的最低一级类目内，先按永久-30年的保管期限顺序排列；同一保管期限的归档文件，按文件形成时间结合事由排列；同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列；会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
科技档案按系统性、成套性特点进行案卷排列。科技项目（课题）类档案按项目类别结合项目结题时间排列案卷；产品与科技开发档案将反映整个产品项目的关键材料放在首卷；基建类档案将项目管理性文件材料组卷放在首卷；仪器设备类档案将最能反映设备购置概况的文件材料，如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、订购合同、验收报告、索赔文件等组件排放在各卷之首，其余案卷按设备购置和管理的工作程序及重要程度，依次系统排列；财会类档案按类别结合时间顺序排列。
第十二条 归档文件材料的修整
破损的文件材料，应予以修复；字迹模糊或易褪色变色的，应予复制；去除易锈蚀、易氧化的金属装订物；保管期限为永久的归档文件应去除塑料装订用品；对较大的表格和幅面过大的文件，要进行折叠等。
第十三条 归档文件材料装订
（一）文件材料以件为单位装订。
（二）装订须牢固、安全、简便，做到文件不损页、不到页、不压字，装订后文件材料平整，有利于文件材料的保护和管理。
（三）装订应尽量减少对文件材料本身影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。
（四）归档文件装订不得使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等对归档文件造成危害或固定效果不佳的装订方式。
第十四条 归档文件材料编写页码要求
（一）文件材料以件为单位编写页码号，以有效内容的页面为一页。
（二）页码逐页编制，分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。
（三）文件材料已印制成册并编有页号的，不再重新编写页号。
附件：《海南大学文件材料归档范围和档案保管期限表》
附件：
海南大学文件材料归档范围和保管期限表
校党委工作
序号 | 归 档 范 围 | 保管期限 |
1 | 上级机关针对本校党务工作的文件材料 | 永久 |
2 | 学校党委会、党委扩大会、党委常委会、书记办公会、民主生活会会议记录、纪要、决议及会议讨论通过的文件 | 永久 |
3 | 学校党代会材料： （1）党委工作报告、纪委工作报告、各级领导讲话、议程、决议、大会总结、大会记录、大会发言及其他大会文件、声像材料等（声像材料入声像类） | 永久 |
（2）大会主席团会议记录 | 永久 |
（3）学校党委关于召开党代会向上级党委的请示、有关党代会选举结果, 向上级党委的报告与批复 | 永久 |
（4）大会形成的重要文件,包括大会代表、列席代表名单及大会主席团成员、大会执行主席、秘书长名单和大会选举办法及党委纪委候选人情况介绍、大会通知、日程安排、各代表团会议记录、选举过程形成的文件、党代会党委委员选票统计情况表 | 永久 |
（5）大会简报、公报、快报、重要的大会参考材料 | 永久 |
（6）重要贺电、贺信、提案及办理情况 | 定期 |
4 | 学校党委工作计划、总结和党委大事记 | 永久 |
5 | 学校党委向上级或同级单位的请示、报告、公函等文件材料 | 永久 |
6 | 党群系统启用或废止印章的文件和印模 | 永久 |
7 | 党委保密工作的有关文件 | 定期 |
8 | 重要的群众来信来访及处理材料 | 定期 |
9 | 党委收发文登记表 | 定期 |
10 | 其他有归档利用价值的文件材料 | 定期 |
11 | 党委组织重大活动、事件、重要会议等声像材料 | 永久 |
纪检、监察工作
序号 | 归 档 范 围 | 保管期限 |
1 | 上级下达的有关纪检、监察工作的重要通知、决定、规定、通报等文件材料 | 永久 |
2 | 学校关于纪检、监察工作的通知、决定、规定、报告、请示、批复及重要统计材料（涉密件按规定处理） | 永久 |
3 | 纪检、监察工作年度计划、工作总结、调查材料（涉密件按规定处理） | 永久 |
4 | 纪检、监察工作重要会议记录（涉密件按规定处理）、大事记 | 定期 |
5 | 对违纪党员的处分（包括免于处分）决定、复查材料及其相关调查材料 | 永久 |
6 | 有关本校纪检、监察工作开展的文件材料 | 永久 |
7 | 重要举报材料及相应的调研材料 | 定期 |
8 | 重要的群众来信来访及处理意见 | 定期 |
9 | 其他有归档利用价值的文件材料 | 定期 |
10 | 重大活动、事件、重要会议等形成的纸质材料、电子材料、实物、声像材料 | 永久或定期 |
组织工作
序号 | 归 档 范 围 | 保管期限 |
1 | 上级关于组织工作的重要指示、通知、决定等政策性文件 | 永久 |
2 | 本校组织工作计划、总结及重要汇报材料 | 永久 |
3 | 科级（含挂职）以上干部任免、调动文件材料 | 永久 |
4 | 科级及以上干部名册 | 永久 |
5 | 全校党员名册、党内统计年报表 | 永久 |
6 | 党费收支情况统计报表 | 定期 |
7 | 重要会议记录、纪要 | 永久 |
8 | 评选表彰先进党组织、优秀个人的相关材料 | 永久或定期 |
9 | 全校性的党内教育活动及培训材料 | 定期 |
10 | 重要的群众来信（对党员、干部的意见）的处理材料 | 定期 |
11 | 其他有归档利用价值的文件材料 | 定期 |
12 | 重大活动、事件、重要会议等形成的纸质材料、电子材料、实物、声像材料 | 永久或定期 |
宣传工作
序号 | 归 档 范 围 | 保管期限 |
1 | 上级有关宣传工作的重要指示、通知、规定等文件 | 永久 |
2 | 学校有关宣传工作的通知、决定、请示、报告及批复 | 永久 |
3 | 宣传工作年度工作计划、工作总结、情况汇报 | 定期 |
4 | 学校理论学习的决定、通知、计划、总结 | 定期 |
5 | 重要会议记录、纪要 | 永久 |
6 | 党委宣传工作情况简报、新闻报道、新闻剪报，《海南大学校报》 | 定期 |
7 | 上级领导来校视察和知名人士来校活动的声像材料 | 永久 |
8 | 学校新闻事件的照片、视频文件及其视频素材 | 永久 |
9 | 学校精神文明建设、校园文化建设等有关材料 | 定期 |
10 | 电视专题片及其视频素材 | 永久 |
11 | 电视新闻及其视频素材 | 永久 |
12 | 其他有归档利用价值的文件材料 | 定期 |
统战（港澳台事务）工作
序号 | 归 档 范 围 | 保管期限 |
1 | 上级有关统战（港澳台事务）工作的重要指示、决定、规定、通知等文件 | 永久 |
2 | 学校有关统战（港澳台事务）工作给上级机关的请示、报告和上级批复 | 永久 |
3 | 学校有关统战（港澳台事务）工作情况调查、典型材料、统计报表 | 定期 |
4 | 反映学校统战（港澳台事务）工作基本面貌的重要材料和汇编材料、统计报表 | 定期 |
5 | 学校各级人大代表、政协委员和担任上级民主党派组织领导人员名单（册）及审批材料 | 永久 |
6 | 学校统战对象登记表、名册、学校统战工作大事记 | 永久 |
7 | 学校关于统战（港澳台事务）工作与校外有关单位的重要来往函件 | 定期 |
8 | 学校民主党派、华侨工作形成材料（包括名单、统计材料） | 永久 |
9 | 统战工作重大活动、重要会议（民主协商会、情况通报会）材料 | 定期 |
10 | 重要的人民来信、来访记录或由上级机关批转办理的有关材料 | 定期 |
11 | 统战部门批准加入各党派的文件材料 | 定期 |
12 | 学校统战（港澳台事务）工作年度计划、总结 | 定期 |
13 | 其他有归档利用价值的文件材料 | 定期 |
14 | 重大活动、事件、重要会议等形成的纸质材料、电子材料、实物、声像材料 | 永久或定期 |
校工会工作
序号 | 归 档 范 围 | 保管期限 |
1 | 上级和学校有关工会工作的文件 | 永久 |
2 | 工会工作计划、总结、报告、决定、重要通知、请示、批复和统计报表 | 永久 |
3 | 教代会、职代会的有关文件（通知、名单、报告、决议、提案、选举结果、领导讲话、大会发言等文件材料） | 永久 |
4 | 表彰工会先进集体、个人的文件材料（省部级以上为永久） | 永久或定期 |
5 | 处分会员的有关材料 | 定期 |
6 | 工会委员会会议记录、纪要 | 定期 |
7 | 基层工会干部名册 | 定期 |
8 | 会员名册 | 定期 |
9 | 女工工作材料 | 定期 |
10 | 其他具有归档利用价值的文件材料 | 定期 |
11 | 重大活动、事件、重要会议等形成的纸质材料、电子材料、实物、声像材料 | 永久或定期 |
共青团工作
序号 | 归 档 范 围 | 保管期限 |
1 | 上级关于共青团工作的重要指示、规定、决定、通知等文件 | 永久 |
2 | 本部门报上级机关或校党委的重要报告、请示及批复 | 永久 |
3 | 本部门年度工作计划、工作总结及有关规章制度 | 永久 |
4 | 本校团代会（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件） | 永久 |
5 | 本校学代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件） | 永久 |
6 | 表彰、奖励材料 | 定期 |
7 | 团员处分及复查材料 | 定期 |
8 | 团干部名单 | 永久 |
9 | 新发展团员名册 | 永久 |
10 | 团组织机构设置的通知、决定 | 定期 |
11 | 学生会、研究生会、学生社团活动的管理及重要统计材料 | 定期 |
12 | 团委牵头进行的重大活动的有关材料 | 定期 |
13 | 重要社团活动、社会实践有关材料 | 定期 |
14 | 其他有归档利用价值的文件材料 | 定期 |
15 | 重大活动、事件、重要会议等形成的纸质材料、电子材料、实物、声像材料 | 永久或定期 |
行政工作
序号 | 归 档 范 围 | 保管期限 |
1 | 上级有关高校行政管理工作的文件材料 | 永久 |
2 | 全校性规章制度、管理办法、条例等 | 永久 |
3 | 学校行政工作计划、总结、报告等 | 永久 |
4 | 学校行政下发的决定、意见、方案、通报等文件材料 | 永久 |
5 | 有关会议材料 （1） 校长办公会会议记录或纪要 （2） 全校性工作会议、座谈会记录等 | 永久 定期 |
6 | 学校领导的重要讲话材料 | 永久 |
7 | 学校向上级的请示、报告、汇报材料及请示的批复 | 永久 |
8 | 学校综合性评估工作计划、总结、报告、申报材料 | 永久 |
9 | 全校性工作的调研材料和经验总结材料 | 定期 |
10 | 学校大事记 | 永久 |
11 | 启用、作废印章的文件及印模 | 永久 |
12 | 校办工作计划、总结、请示、批复及规章制度 | 永久 |
13 | 学校收、发文登记表 | 定期 |
14 | 学校工作简报、信息、动态、督查通报等 | 定期 |
15 | 重要群众来信来访材料及处理结果 | 永久或定期 |
16 | 其他有归档利用价值的文件材料 | 定期 |
17 | 重大活动、事件、重要会议等形成的纸质材料、电子材料、实物、声像材料 | 永久或定期 |
人事管理工作
序号 | 归 档 范 围 | 保管期限 |
1 | 上级有关人事工作的文件材料 | 永久 |
2 | 本校人事工作的规章制度（年度新增） | 永久 |
3 | 人事工作计划、总结、报告、请示、批复及调查材料、会议记录、纪要、大事记 | 永久 |
4 | 学校机构设置、编制的规划、计划、报告及上级的批复 | 永久 |
5 | 关于校内机构设置、调整的文件材料 | 永久 |
6 | 人事管理部门权限内的干部任免文件及名册 | 永久 |
7 | 表彰和奖励先进集体、优秀教职工的文件材料 | 永久或定期 |
8 | 处分教职工的决定和复查、撤销处分的文件材料 | 永久 |
9 | 工资福利报表 | 永久 |
10 | 事业单位统计年报 | 定期 |
11 | 教职工名册（总册、分类名册） | 永久 |
12 | 授予省部级以上荣誉和表彰材料 | 定期 |
13 | 教职工评定专业技术资格、岗位聘任文件材料 | 永久 |
14 | 学校岗位设置管理审批材料 | 定期 |
15 | 教职工调出、出国出境、退职、离职、出国、离退休的有关材料 | 永久 |
16 | 使用与管理临时工的有关材料 | 定期 |
17 | 申报博士后流动站的请示、报告及其批复等文件材料 | 永久 |
18 | 博士后工作人员（进站、出站等）的有关材料 | 永久 |
19 | 其他有归档利用价值的文件材料 | 定期 |
20 | 重大活动、事件、重要会议等形成的纸质材料、电子材料、实物、声像材料 | 永久或定期 |
财务管理工作
序号 | 归 档 范 围 | 保管期限 |
| 综合 | |
1 | 上级有关财务会计工作的文件材料 | 永久 |
2 | 本校财务工作计划、总结、报告、请示、批复等文件 | 永久 |
3 | 本校财务管理工作管理规定 | 永久 |
4 | 学校基金管理工作文件 | 30年 |
5 | 有关财务管理方面的其他文件材料 | 30年 |
6 | 教育统计报表 | 30年 |
7 | 会计移交清册 | 30年 |
8 | 财会档案移交保管清册 | 永久 |
9 | 财会档案销毁清册 | 永久 |
10 | 其他有归档利用价值的文件材料 | 30年 |
11 | 重大活动、事件、重要会议等形成的纸质材料、电子材料、实物、声像材料 | 永久或定期 |
| 会计报表 | |
12 | 决算报表（含基建综合决算） | 永久 |
13 | 年度财务会计报表 | 永久 |
14 | 月度、季度、半年度财务会计报表 | 10年 |
| 会计账簿 | |
15 | 总账 | 30年 |
16 | 明细账 | 30年 |
17 | 日记账 | 30年 |
18 | 固定资产明细账（卡片）（固定资产报废清理后保管五年） | |
19 | 其他辅助性账簿 | 30年 |
| 会计凭证 | |
20 | 各种原始凭证 | 30年 |
21 | 各种记账凭证 | 30年 |
| 工资清册 | |
22 | 单位工资汇总表 | 永久 |
23 | 绩效工资汇总表 | 永久 |
发展规划工作
序号 | 归 档 范 围 | 保管期限 |
1 | 学校中长期事业发展规划、专项规划；相关工作通知、规定、请示、报告、上级批复及重要监测数据等 | 永久 |
2 | 上级有关“双一流”建设等重点项目的管理条例、通知、规定等有关文件 | 永久 |
3 | 学校“双一流”建设等重点项目立项申请、实施管理的通知、规定、请示、报告及批复 | 永久 |
4 | 学校“双一流”建设等重点项目推进过程中的工作计划、储备项目清单、中期检查、报告以及有关会议记录、纪要等材料 | 永久 |
5 | 学校“双一流”建设等重点项目的监督、审核及评估验收有关材料 | 永久 |
6 | 学校“双一流”建设等重点项目实施过程中的有关工作简报、大事记 | 永久 |
7 | “对口合建”“部省合建”工作相关材料 | 永久 |
8 | 教育部、教育厅组织的对各类学科评估的申报及评估结果材料 | 永久 |
9 | 省级及以上特色学科申报、评审等材料 | 永久 |
10 | 规划实施、学科建设、部省合建、重大项目申报等有关工作的年度报表及统计材料 | 永久 |
11 | 发展规划部门具体推动实施的学校与校外单位签订的重大合同、协议、备忘录等 | 永久 |
12 | 其他有归档利用价值的文件材料 | 定期 |
13 | 重大活动、事件、重要会议等形成的纸质材料、电子材料、实物、声像材料 | 永久或定期 |
招生和就业工作
序号 | 归 档 范 围 | 保管期限 |
1 | 上级有关本科生招生的文件材料 | 永久 |
2 | 学校有关本科招生工作的总结、重要报告及上级批复 | 永久 |
3 | 学校本科招生工作的通知、情况简报等 | 定期 |
4 | 学校召开的本科生招生工作会议纪要 | 定期 |
5 | 招生宣传材料、招生简章等 | 定期 |
6 | 新生录取名册 | 永久 |
7 | 上级有关就业工作的文件材料 | 永久 |
8 | 学校关于学生就业工作的重要请示、报告及上级的批复 | 永久 |
9 | 本科毕业生就业工作会议相关材料 | 定期 |
10 | 学校毕业生就业情况白皮书等汇编材料、就业工作简报、大事记 | 永久 |
11 | 学生就业招聘会相关材料 | 定期 |
12 | 学生就业工作重要数据统计报表 | 定期 |
13 | 其他有归档利用价值的文件材料 | 定期 |
14 | 重大活动、事件、重要会议等形成的纸质材料、电子材料、实物、声像材料 | 永久或定期 |
法律事务工作
序号 | 归 档 范 围 | 保管期限 |
1 | 上级有关依法治校工作的文件 | 永久 |
2 | 法律事务工作计划、总结、报告、请示、批复 | 永久 |
3 | 学校与校外有关单位签订的重要合同、协议书 | 永久 |
4 | 与学校有关的重要法律纠纷案件立案、结案材料 | 永久或定期 |
5 | 其他有归档利用价值的文件材料 | 定期 |
6 | 重大活动、事件、重要会议等形成的纸质材料、电子材料、实物、声像材料 | 永久或定期 |
审计工作
序号 | 归 档 范 围 | 保管期限 |
1 | 上级下发有关审计工作的指示、规定、办法、通知等文件 | 永久 |
2 | 学校有关审计工作的通知、规定、管理办法，工作计划、工作总结、请示、报告及上级的批复 | 永久 |
3 | 学校审计工作重要会议记录、重要统计报表、大事记 | 永久 |
4 | 审计项目（领导干部离任审计、工程项目审计等）形成的材料 | 永久 |
5 | 学校参加上级机关组织的审计学术交流会的重要发言材料 | 定期 |
6 | 其他有归档利用价值的文件材料 | 定期 |
7 | 重大活动、事件、重要会议等形成的纸质材料、电子材料、实物、声像材料 | 永久或定期 |
学生工作
序号 | 归 档 范 围 | 保管期限 |
1 | 上级及本部门有关学生思想政治工作、学生奖惩、资助、勤工助学、创业教育、心理健康教育等方面的文件材料 | 永久 |
2 | 学生工作年度工作计划、总结、调查报告、请示、批复以及统计报表、汇报材料 | 永久 |
3 | 学校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例、管理工作文件 | 永久 |
4 | 重要活动、重要会议文件材料，会议纪要 | 定期 |
5 | 学生党员教育计划，预备党员培训班的计划、总结，辅导员队伍建设的材料 | 定期 |
6 | 学生奖学金、助学金、助学贷款、困难补助等评定材料及其名册 | 永久或定期 |
7 | 学生手册 | 定期 |
8 | 其他有归档利用价值的文件材料 | 定期 |
9 | 重大活动、事件、重要会议等形成的纸质材料、电子材料、实物、声像材料 | 永久或定期 |
武装、人防、民兵工作
序号 | 归 档 范 围 | 保管期限 |
1 | 上级有关武装、人防、民兵、学生军训工作等文件材料 | 永久 |
2 | 武装部工作计划、总结、报告、请示、批复，相关统计年报和重要报表 | 永久 |
3 | 武装部工作规章制度 | 永久 |
4 | 复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表（卡） | 永久 |
5 | 新生国防教育、军训以及双拥工作的相关文件材料 | 定期 |
6 | 其他有归档利用价值的文件材料 | 定期 |
7 | 重大活动、事件、重要会议等形成的纸质材料、电子材料、实物、声像材料 | 永久或定期 |
安全保卫工作
序号 | 归 档 范 围 | 保管期限 |
1 | 上级有关公安保卫工作的文件材料 | 永久 |
2 | 学校安全保卫工作方面的规章制度 | 永久 |
3 | 学校安全保卫工作计划、总结、报告、调查报告、请示、批复和统计报表 | 永久 |
4 | 交通安全工作有关文件 | 定期 |
5 | 学校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书 | 永久 |
6 | 学校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复 | 永久 |
7 | 要害部门的安全保卫、消防工作材料 | 定期 |
8 | 安全保卫工作简报 | 定期 |
9 | 本单位年鉴、学校以外的重要获奖证件及材料 | 定期 |
10 | 其他有归档利用价值的文件材料 | 定期 |
11 | 重大活动、事件、重要会议等形成的纸质材料、电子材料、实物、声像材料 | 永久或定期 |
本科教学工作
序号 | 归 档 范 围 | 保管期限 |
| 综合 | |
1 | 上级有关教学工作的文件材料 | 永久 |
2 | 学校教学改革、培养目标、培养规划、学制等方面的指示、规定、办法 | 永久 |
3 | 学校有关教学工作的报告、请示及批复、调研报告、简报 | 永久 |
4 | 学校有关教学工作的其他管理性文件及重要通知 | 定期 |
5 | 教学工作管理部门规章制度，年度工作计划、总结、会议记录 | 永久 |
6 | 与外单位签订的重要办学协议书、合同等材料 | 永久 |
7 | 学校召开的全校教学工作会议材料 | 定期 |
8 | 各类教学成果奖励的获奖材料 | 永久 |
9 | 各类省级、国家级教育教学改革项目立项获批材料 | 永久 |
10 | 校历 | 定期 |
11 | 其他有归档利用价值的文件材料 | 定期 |
12 | 重大活动、事件、重要会议等形成的纸质材料、电子材料、实物、声像材料 | 永久或定期 |
| 学科与实验室建设 | |
13 | 上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料 | 永久或定期 |
14 | 学科、专业、实验室论证、申报、审批、建设和评估等材料 | 永久 |
15 | 重点学科、专业、实验室设置、撤并、调整等材料 | 永久 |
16 | 学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料及统计报表 | 永久 |
| 学籍管理 | |
17 | 学生学籍卡片 (贴照片，由各学院交档案馆) | 永久 |
18 | 学生成绩总表 (由各学院交档案馆) | 永久 |
19 | 在校学生名册 | 永久 |
20 | 学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学） | 永久 |
| 课堂教学与教学实践 | |
21 | 各专业培养方案、执行计划（电子）、教学大纲（电子） | 永久 |
22 | 课程简介（电子）、各学期本科教学开课情况表、课程表（电子）等 | 永久或定期 |
23 | 一流课程建设规划、立项审批等文件材料 | 永久 |
24 | 教学实习、生产实习计划、总结及有关材料 | 定期 |
25 | 社会调查、社会实践计划、总结及有关材料 | 定期 |
| 学位 | |
26 | 上级有关学位工作文件材料 | 永久或定期 |
27 | 本校学位评定条例、办法及计划、总结 | 定期 |
28 | 学位委员会授予学士学位清册 | 永久 |
| 毕业生 | |
29 | 本科毕业生毕业名册 | 永久 |
| 教材 | |
30 | 学校教材管理工作的规章制度 | 定期 |
31 | 全校教师教材编写出版情况的统计资料 | 定期 |
32 | 马克思主义理论研究和建设工程重点教材统一使用情况 | 定期 |
研究生教育工作
序号 | 归 档 范 围 | 保管期限 |
| 综合 | |
1 | 上级下达的有关研究生教育工作的文件材料 | 永久 |
2 | 本校研究生教学改革、培养目标、培养规划、学制等方面的指示、规定、办法 | 永久 |
3 | 本校研究生工作发展规划、实施计划、会议记录、调研报告、简报、总结 | 永久 |
4 | 学校有关研究生工作的规章制度（如专业建设、教学管理、教学质量、教学评估、学籍管理、学位工作等）、管理办法等文件材料 | 永久 |
5 | 学校有关研究生工作的其他管理性文件 | 定期 |
6 | 有关研究生工作的各类情况分析、统计报表 | 永久 |
7 | 研究生科研项目材料 | 定期 |
8 | 研究生工作计国家级、省级教学成果奖申报材料 | 永久 |
9 | 其他有归档利用价值的文件材料 | 定期 |
10 | 重大活动、事件、重要会议等形成的纸质材料、电子材料、实物、声像材料 | 永久或定期 |
| 学位点建设 | |
11 | 上级有关学位点建设的文件材料 | 永久 |
12 | 学位点设置的文件材料 | 永久 |
13 | 学位点评估的有关申报材料及上级批复 | 永久 |
14 | 学位点建设的计划和总结 | 永久 |
| 招生 | |
15 | 学校有关研究生招生工作的决定、报告、总结、报告及上级的批复 | 永久 |
16 | 研究生招生计划、招生简章 | 定期 |
17 | 研究生录取情况统计表、研究生录取名册（含非全日制专业学位） | 永久 |
| 学籍管理 | |
18 | 在校研究生名册、在校生人数统计表 | 永久 |
| 课堂教学与教学实践 | |
19 | 研究生各专业培养方案（电子版） | 永久 |
| 学位工作 | |
20 | 学位委员会授予博士、硕士学位人员名册 | 永久 |
21 | 博士、硕士研究生学位论文 | 定期 |
| 毕业生 | |
22 | 毕业研究生名册及统计表 | 永久 |
| 教学成果奖 | |
23 | 国家级、省级教学成果奖奖励证书 | 永久 |
继续教育工作
序号 | 归 档 范 围 | 保管期限 |
1 | 上级有关继续教育方面的文件材料 | 永久 |
2 | 学校有关继续教育工作的文件材料 | 永久 |
2 | 部门年度工作计划、工作总结 | 永久 |
3 | 学校召开的有关继续教育工作会议的纪要、决议 | 永久 |
4 | 教学检查、评估的材料 | 永久 |
5 | 与校外单位签订的合作办学协议书、合同等 | 永久 |
6 | 各类统计报表、大事记 | 永久 |
7 | 委托培训合同,继续教育高级研修班学员信息表 | 定期 |
8 | 成人教育学生录取名册 | 永久 |
9 | 自学考试毕业生花名册 | 永久 |
10 | 其他有归档利用价值的文件材料 | 定期 |
11 | 重大活动、事件、重要会议等形成的纸质材料、电子材料、实物、声像材料 | 永久或定期 |
留学生工作
序号 | 归 档 范 围 | 保管期限 |
1 | 上级关于外国留学生工作的文件材料 | 永久 |
2 | 学校关于外国留学生工作的文件材料 | 永久 |
3 | 留学生重要的活动计划、实施情况、总结 | 永久 |
4 | 留学生获政府奖学金相关材料 | 永久 |
5 | 重要的统计报表 | 永久 |
6 | 对外签订的重大合同 | 永久 |
7 | 留学生（本科生、研究生）录取新生名册 | 永久 |
8 | 毕业留学生（本科生、研究生）名册（包括学位授予情况） | 永久 |
9 | 毕业留学生（研究生）培养手册 | 永久 |
10 | 其他有归档利用价值的文件材料 | 定期 |
11 | 重大活动、事件、重要会议等形成的纸质材料、电子材料、实物、声像材料 | 永久或定期 |
离退休工作
序号 | 归 档 范 围 | 保管期限 |
1 | 上级关于离退休工作的文件材料 | 永久 |
2 | 本校离退休人员管理工作的规章制度 | 永久 |
3 | 离退休工作的计划、总结、报告、请示、批复及统计报表 | 永久 |
4 | 本校教职工离休、退休人员名册 | 永久 |
5 | 其他有归档利用价值的文件材料 | 定期 |
6 | 重大活动、事件、重要会议等形成的纸质材料、电子材料、实物、声像材料 | 永久或定期 |
实验室建设与设备管理工作
序号 | 归 档 范 围 | 保管期限 |
| 综合 | |
1 | 上级有关实验室管理、仪器、设备管理、实验室技术安全工作方面的文件材料 | 永久 |
2 | 学校有关实验室管理、仪器、设备管理等工作的文件材料 | 永久 |
3 | 重要的统计报表 | 永久 |
4 | 全校实验室工作会议材料 | 定期 |
5 | 学校仪器设备固定资产清单及报废清单（电子） | 永久或定期 |
6 | 重大事故的调查分析及处理意见 | 永久 |
7 | 实验室评估工作中形成的重要材料 | 定期 |
8 | 学校有关实验室资质认定的重要资料 | 定期 |
9 | 主管部门与外单位签订的重大合同 | 永久 |
10 | 其他有归档利用价值的文件材料 | 定期 |
11 | 重大活动、事件、重要会议等形成的纸质材料、电子材料、实物、声像材料 | 永久或定期 |
| 仪器设备项目 | |
1 | 申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录等） | 定期 |
2 | 上级或主管领导批复和准购批示，大型仪器设备采购招、投标材料 | 定期 |
3 | 订购合同和会谈纪要、记录等 | 定期 |
4 | 进口设备过程中有关的技术商务文件 | 定期 |
5 | 开箱记录及装箱单 | 定期 |
6 | 安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单 | 定期 |
7 | 验收报告及文件材料 | 定期 |
8 | 索赔来往函件及结果文件 | 定期 |
9 | 大型仪器设备说明书及全套随机文件材料 | 与设备 共存 |
10 | 大型仪器设备使用、检修、故障事故记录（设备履历书） |
11 | 大型仪器设备重大事故的调查分析及处理意见 |
12 | 大型仪器设备技术改造和开发过程中形成的技术文件材料 |
基本建设工作
序号 | 归 档 范 围 | 保管期限 |
| 综合 | |
1 | 上级有关高校基本建设工作的文件 | 永久 |
2 | 学校有关基建工作给上级的请示、报告及批复等 | 永久 |
3 | 学校基建工作计划、年度总结、简报、统计报表 | 永久 |
4 | 学校基建工程财务预、决算材料 | 永久 |
5 | 全校地质勘探、地形测量材料、校园建设总体规划、设计总平面图 | 永久 |
6 | 全校各种管线工程（地上、地下；水、电、气）分布图及有关材料 | 永久 |
7 | 学校基本建设工作大事记 | 永久 |
8 | 基建活动中形成的其他有价值的材料（包括照片以及声像材料等） | 定期 |
9 | 重大活动、事件、重要会议等形成的纸质材料、电子材料、实物、声像材料 | 永久或定期 |
| 基建工程项目归档范围和保管期限参看中华人民共和国国家标准： 《建设工程文件归档规范》（GB/T 50328-2019），中华人民共和国住房和城市建设部、中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局联合发布 | |
科研技术、乡村振兴工作
序号 | 归 档 范 围 | 保管期限 |
| 综合 | |
1 | 上级下达的有关科研技术工作的通知、规定、管理办法 | 永久 |
2 | 学校有关科学技术研究工作的通知、规定、管理办法、请示、报告及批复 | 永久 |
3 | 学校科学技术研究机构设置、调整、更名的通知、决定、报告及批复 | 永久 |
4 | 全校科技工作会议相关文件材料 | 定期 |
5 | 学校与国内外有关单位科技合作合同、协议书、意向书 | 永久 |
6 | 全国普通高等学校科研统计年报表 | 永久 |
7 | 国家级、省部级获奖成果申报材料 | 永久 |
8 | 上级有关乡村振兴工作的文件材料 | 永久 |
9 | 学校有关乡村振兴工作的通知、规定、管理办法、请示、报告及批复 | 永久 |
10 | 其他有归档利用价值的文件材料 | 定期 |
11 | 重大活动、事件、重要会议等形成的纸质材料、电子材料、实物、声像材料 | 永久或定期 |
| 科研项目：科研准备阶段 | |
1 | 开题报告与课题调研论证材料 | 定期 |
2 | 任务书、合同、协议书 | 永久 |
3 | 课题研究计划、设计 | 定期 |
4 | 计划执行情况、计划调整或撤销报告 | 定期 |
5 | 课题投资和预决算材料 | 定期 |
| 科研实验阶段 | |
1 | 实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录（含关键配方、工艺流程及综合分析材料） | 永久 |
2 | 数据处理材料，包括计算机处理材料（如程序设计说明、框图、计算结果） | 永久 |
3 | 设计的文字说明和图纸（底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等） | 永久 |
4 | 研究工作阶段小结、年度报告 | 定期 |
5 | 配套的照片、底片、录音带、录像带、幻灯片、影片拷贝等 | 永久 |
6 | 样品、标本等实物的目录 | 永久 |
| 总结鉴定阶段 | |
1 | 研究报告、论文、专著 | 永久 |
2 | 工艺技术报告、技术诀窍报告 | 永久 |
3 | 专家评审意见 | 永久 |
4 | 鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录，鉴定意见） | 定期 |
5 | 鉴定证书 | 永久 |
6 | 推广应用意见 | 定期 |
7 | 课题工作总结 | 定期 |
| 专利、奖励 | |
1 | 专利证书 | 永久 |
2 | 国家级、省部级科技奖励证书 | 永久 |
人文社科工作
序号 | 归 档 范 围 | 保管期限 |
| 综合 | |
1 | 上级下达的有关人文社会科学研究工作的通知、规定、管理办法等 | 永久 |
2 | 学校有关人文社会科学研究工作的通知、决定、规定、管理办法、请示、报告及批复 | 永久 |
3 | 学校有关人文社会科学研究机构设置、调整、更名的通知、决定，请示、报告及批复 | 永久 |
4 | 学校有关人文社会科学研究机构负责人任免的通知、决定，请示、报告及批复 | 永久 |
5 | 学校人文社会科学类项目立项、结题评审结果、奖励的通知 | 定期 |
6 | 全国普通高等学校科技统计年报表（人文社科类） | 永久 |
7 | 学校与国内外有关单位社会科学研究项目合作合同、协议书、意向书 | 永久 |
8 | 本部门重要汇编材料 | 定期 |
9 | 其他有归档利用价值的文件材料 | 定期 |
10 | 重大活动、事件、重要会议等形成的纸质材料、电子材料、实物、声像材料 | 永久或定期 |
| 科研项目 | |
11 | 项目申请书、立项通知书、中期检查报告、重要事项变更审批表、最终成果、项目结题验收表、结项通知书（结题证书）等 | 永久 |
12 | 国家级、省部级获奖成果申报材料 | 永久 |
| 奖励 | |
13 | 国家级、省部级获奖成果奖励证书 | 永久 |
国有资产管理工作
序号 | 归 档 范 围 | 保管期限 |
1 | 上级有关国有资产管理的规定、管理办法和重要通知等 | 永久 |
2 | 学校有关国有资产管理的规定、管理办法和重要通知等 | 永久 |
3 | 学校国有资产总报表 | 永久 |
4 | 房屋产权证、土地使用证 | 永久 |
5 | 与校内外单位、个人签订的购房、集资合同、协议及发放产权存根 | 永久 |
6 | 与房屋管理、调配使用、转移等工作相关的文件材料 | 定期 |
7 | 校办企业改制过程中产生的有保存价值的材料 | 定期 |
8 | 部门与外单位签订的重大合同 | 永久 |
9 | 其他有归档利用价值的文件材料 | 定期 |
10 | 重大活动、事件、重要会议等形成的纸质材料、电子材料、实物、声像材料 | 永久或定期 |
儋州、观澜湖校区管理委员会
序号 | 归 档 范 围 | 保管期限 |
1 | 上级有关管委会工作的文件材料 | 永久 |
2 | 学校有关管委会工作的文件材料 | 永久 |
3 | 管委会年度工作计划、工作总结等文件材料 | 永久 |
4 | 重要的统计报表 | 永久 |
5 | 部门与外单位签订的重大合同 | 永久 |
6 | 其他有归档利用价值的文件材料 | 定期 |
7 | 重大活动、事件、重要会议等形成的纸质材料、电子材料、实物、声像材料 | 永久或定期 |
国际合作与交流工作
序号 | 归 档 范 围 | 保管期限 |
| 综合 | |
1 | 上级关于外事工作的文件材料 | 永久 |
2 | 学校外事工作规章制度、计划、总结、简报等 | 永久 |
3 | 学校外事工作重要会议纪要，各类统计报表 | 永久 |
4 | 学校参加上级机关召开外事工作会议的重要发言材料 | 定期 |
5 | 其他有归档利用价值的文件材料 | 定期 |
6 | 重大活动、事件、重要会议等形成的纸质材料、电子材料、实物、声像材料 | 永久或定期 |
| 出国（境） | |
7 | 上级关于因公临时出国（境）的规定 | 永久 |
8 | 学校关于因公临时出国（境）的实施细则、规章制度等 | 永久 |
9 | 本校国际学术会议论文 | 永久 |
10 | 本校出国（境）人员考察、访问材料（照片、声像材料如声像类） | 定期 |
11 | 本校出国(境）讲学、研究人员有关材料 | 定期 |
12 | 本校出国（境）进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书（影印件） | 永久 |
13 | 国际比赛、竞赛有关材料 | 定期 |
| 来校 | |
14 | 上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件 | 定期 |
15 | 外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料 | 定期 |
16 | 外籍著名专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等材料 | 永久 |
17 | 本校聘请外籍教师材料 | 定期 |
18 | 国际比赛、竞赛有关材料 | 永久 |
| 国际合作与会议 | |
19 | 中外合作项目的请示、报告、上级批件、合同、协议、总结、备忘录等材料 | 永久 |
20 | 授予外籍人员名誉称号的材料 | 永久 |
21 | 双方互赠的礼品、纪念品（入实物类） | 定期 |
22 | 学校举办的国际学术会议相关材料 | 定期 |
校友事务与发展联络工作
序号 | 归 档 范 围 | 保管期限 |
1 | 上级有关高校校友管理的文件材料 | 永久 |
2 | 校友章程、理事会成员名单等 | 永久 |
3 | 校友捐赠项目档案（包括名称、捐赠人、金额、设立日期、协议和项目执行相关材料等） | 永久 |
4 | 国内外知名人士、校友及单位向学校捐赠基金、仪器设备的函、协议等；赠送的礼品和题词等实物及清单（实物入实物类） | 永久 |
5 | 各种校友、海外乡亲参加的重要活动形成的纸质材料、电子材料和声像材料（声像材料入声像类） | 定期 |
6 | 校友会编《海大校友》 | 定期 |
7 | 其他有保存价值的材料 | 定期 |
校园信息化建设与管理工作
序号 | 归 档 范 围 | 保管期限 |
1 | 上级有关网络信息管理工作的文件 | 永久 |
2 | 学校关于网络信息管理工作的文件 | 永久 |
3 | 网络信息管理部门工作规章制度、年度工作计划和工作总结 | 永久 |
4 | 网络信息管理部门发展规划、统计报表结 | 永久 |
5 | 其他有归档利用价值的文件材料 | 定期 |
6 | 重大活动、事件、重要会议等形成的纸质材料、电子材料、实物、声像材料 | 永久或定期 |
档案、校史工作
序号 | 归 档 范 围 | 保管期限 |
1 | 上级有关档案工作的文件（针对本校的永久保存） | 永久或定期 |
2 | 学校有关档案、校史工作的文件材料 | 永久 |
3 | 档案、校史工作部门规章制度、年度工作作计划和工作总结 | 永久 |
4 | 档案馆指南、全宗及馆藏介绍 | 永久 |
5 | 学校档案、校史工作发展规划、馆藏目录、统计报表 | 永久 |
6 | 《海南大学年鉴》 | 永久 |
7 | 其他有归档利用价值的文件材料 | 定期 |
8 | 重大活动、事件、重要会议等形成的纸质材料、电子材料、实物、声像材料 | 永久或定期 |
图书馆工作
序号 | 归 档 范围 | 保管期限 |
1 | 上级有关图书工作的文件材料 | 永久 |
2 | 学校有关图书工作的文件材料 | 永久 |
3 | 图书馆规章制度、工作计划、总结、报告、请示及批复 | 永久 |
4 | 图书馆概况、发展规划、藏品目录、统计年报 | 永久 |
5 | 图书馆与校外交流的有关材料 | 定期 |
6 | 图书资料购置合同、协议书及重要材料 | 永久或定期 |
7 | 其他有归档利用价值的文件材料 | 定期 |
8 | 重大活动、事件、重要会议等形成的纸质材料、电子材料、实物、声像材料 | 永久或定期 |
学报编辑工作
序号 | 归 档 范 围 | 保管期限 |
| 综合 | |
1 | 上级有关编辑出版工作的文件材料 | 永久 |
2 | 本校编辑出版工作规划、计划、报告、总结、、简报、重要会议记录 | 永久 |
3 | 学校有关编辑出版工作的文件材料 | 永久 |
4 | 本校编辑出版工作规章制度、统计报表、大事记 | 永久 |
5 | 《海南大学学报》（自然科学版、人文社会科学版） | 定期 |
6 | 《热带生物学报》 | 定期 |
7 | 其他有归档利用价值的文件材料 | 定期 |
8 | 重大活动、事件、重要会议等形成的纸质材料、电子材料、实物、声像材料 | 永久或定期 |
后勤服务、师生事务保障工作
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
1 | 上级有关后勤服务、管理、经营等工作的文件材料 | 永久 |
2 | 学校有关后勤服务、管理、经营等工作的文件材料 | 永久 |
3 | 部门规章制度汇编材料、重要的统计报表 | 永久 |
3 | 学校物业管理、食堂管理、校园绿化等工作的有关材料 | 定期 |
4 | 学校后勤服务和保障工作的重要合同、协议书 | 永久 |
5 | 本部门年度工作计划、工作总结 | 定期 |
7 | 其他有归档利用价值的文件材料 | 定期 |
8 | 重大活动、事件、重要会议等形成的纸质材料、电子材料、实物、声像材料 | 永久或定期 |
采购与招标工作
序号 | 归 档 范围 | 保管期限 |
| 招标采购项目 | |
1 | 立项审批材料 | 永久 |
2 | 合同 | 永久 |
3 | 评标报告和授标建议书 | 永久 |
4 | 投标文件 | 永久 |
| 集中采购项目 | |
5 | 协议供货及网上商城采购材料 | 定期 |
各教学单位
序号 | 归 档 范围 | 保管期限 |
1 | 本科毕业生学籍卡、成绩表（包含留学生） | 永久 |
2 | 毕业研究生培养手册 | 永久 |
3 | 各单位各类重要统计报表 | 永久 |
4 | 各层次学生毕业合影照 | 永久 |
5 | 各教学单位与外单位签订的重大合同 | 永久 |
6 | 其他有归档利用价值的文件材料 | 定期 |
7 | 重大活动、事件、重要会议等形成的纸质材料、电子材料、实物、声像材料 | 永久或定期 |
抄送：校领导
发送：全校各单位、各部门
单位：海南大学档案馆（校史馆） 时间：2023年8月11日
