第一章 总则

为规范我校电子文件归档和电子档案管理工作，确保电子文件和电子档案真实、完整、可用和安全，提高学校电子文件和电子档案现代化管理水平，更好地为学校教学、科研、管理等各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T 18894-2016)《电子档案移交接收操作规程》(DA/T 93—2022) 《海南省电子文件归档与电子档案管理暂行办法》(琼档字〔2021〕16号)《海南大学档案管理办法（试行）》( 海大党政办〔2022〕45号)等规定，结合我校实际，制定本实施细则。

第一条 术语和定义。

电子文件：各单位在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录,包括办公系统、业务系统等（以下简称“各业务系统”）形成的电子文件。

电子档案：具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。

元数据：描述电子文件和电子档案的内容、结构、背景及其管理过程的数据。

归档：将具有凭证、查考和保存价值且办理完毕、经系统整理的电子文件及其元数据管理权限向档案馆（校史馆）（以下简称“档案馆”）提交的过程。

内容数据：电子公文或电子档案中包含的数字对象。

数据组织：按照一定的规则和方式对数据进行归并、存储、处理的过程。

归档信息包：电子文件形成或办理部门在归档时按照要求对电子文件及相关信息进行组织并向档案部门提交的数据包。

封装：将电子文件或电子档案及其元数据作为一个整体按指定结构打包的过程。

转换：指在维护真实性、完整性和可用性前提下，将电子档案从一种载体转换到另一种载体或从一种格式转换成另一种格式的过程。

迁移：指在维护真实性、完整性和可用性的前提下，将电子档案从一个系统转移到另一个系统的过程。

第二条 基本原则

学校电子文件归档与电子档案管理应遵循电子文件形成和电子档案利用规律，坚持“统一管理、全程管理、规范标准、便于利用、安全保密”的基本原则。

第三条 适用范围

本实施细则适用于全校范围内的电子文件归档和电子档案管理。纸质档案数字副本（数字扫描件）的管理可参照本细则执行。涉密电子文件归档与电子档案管理应当符合国家有关保密法律法规的规定。

第二章 电子文件的要求

第四条 归档要求

反映各单位职能活动、具有查考和保存价值的各门类电子文件及其元数据均应归档。应当齐全、完整地收集归档电子文件及其组件。电子文件内容信息与其形成时保持一致,包括但不限于以下方面的要求。

（一）同一业务活动形成的电子文件应齐全、完整。

（二）电子公文的正本、正文与附件、定稿或修改稿、公文处理单等应齐全、完整。

（三）录音录像类电子文件应能客观、完整地反映业务活动的主要内容、人物和场景等。

（四）加盖有电子印章的电子文件，在归档时应去除电子印章的数字签名信息，只保留印章图形；如没有配备电子印章的文件，可暂用盖章的纸质文件数字化扫描件代替。

第五条 电子文件格式

电子文件归档格式应具备格式开放、不绑定软硬件、显示一致性、可转换、易于利用等性能，能够支持向长期保存格式转换，应当采用符合国家规定的、适合长期保存的文件格式归档,非通用格式电子文件应在归档前转换为通用格式。以专有格式存储的电子文件不能转换为通用格式时，应同时收集专用软件、技术资料、操作手册等。

（一）文书类电子文件采用符合国家标准的版式文档格式,如PDF、OFD;

（二）照片类电子文件采用JPEG、TIFF等格式。

（三）音频类电子文件采用WAV、MP3等格式。

（四）视频类电子文件采用MPG、MP4、AVI等格式。

（五）公务电子邮件以EML格式,网页、社交媒体类电子文件以HTML等格式归档。

（六）以数据库文件形成的科技、专业类电子文件,按照GB/T18894-2016规定执行。

第六条 电子文件的形成应当经过经办、审核、审批等必要的审签程序，电子文件及其组件、元数据齐全完整，其元数据的结构和内容应符合国家相关标准规范。通过扫描仪等设备获取的图像电子文件应符合《纸质档案数字化规范》（DA/T 31—2017）的相关规定。

第七条 电子文件可以件为单位进行整理,也可根据实际以卷为单位进行整理。电子文件的保管期限分为永久、定期30年和定期10年;电子文件的整理可参照《归档文件整理细则》（DA/T 22-2015）执行。归档的电子文件与纸质文件应当保持档号一致。

涉密电子文件归档与电子档案管理按照国家有关保密法律法规的规定执行。

第三章 电子档案接收

第八条 档案馆可通过电子档案管理系统完成电子档案数据的检验、办理交接手续、接收、迁移、转换、存储等工作。电子档案接收的流程包括归档配置、数据组织、数据检验和数据移交等。

（一）归档配置。电子文件生成部门应根据本单位的档案分类方案、文件材料归档范围和保管期限表，预先配置好电子文件的档案门类代码、档号组成、保管期限和相关代码、组成材料及其元数据等归档要素。

（二）数据组织。移交单位应当对需要移交的电子档案进行组织,生成符合要求的电子档案移交数据存储结构。

（三）数据检验。归档信息包在导入电子档案管理系统前，应对归档信息包中的电子文件及其元数据进行审核，并对其真实性、完整性、可用性和安全性进行技术检测，检测合格率需达100%。检测不合格的应返回电子文件形成部门进行补充完善后，再进行数据交换。如无法进行补充完善的可标注其原因后进行容缺归档。

（四）数据交换。电子文件形成部门可通过在线或离线方式将归档信息包交换至电子档案管理系统。交换过程中，可通过时间戳、电子签名等技术手段确保归档信息包的完整、可靠。

（五）数据导入。归档信息包导入电子档案管理系统时，应生成电子文件归档凭证，并将其时间戳、电子签名等技术验证信息与归档信息包一并归档保存。

（六）归档登记。电子档案经检验合格后，移交单位与档案馆应填写《电子档案移交与接收登记表》（见附件2），由交接双方签字盖章确认，并存档备查，完成电子档案归档手续。

第九条 档案馆接收属于归档范围,且符合真实性、完整性、可用性和安全性要求的电子档案。

接收的电子档案应当符合要求以下要求：

（一）电子档案及其元数据和目录文件一起移交。

（二）电子档案有相应纸质、缩微制品等载体的,在元数据中著录相关信息。

（三）特殊格式的电子档案与其读取平台一起移交。

（四）对移交的涉密电子档案要进行解密审核,提出解密意见。

（五）对移交电子档案进行开放审核,提出开放或控制意见。

第十条 电子档案经档案馆检测合格后,移交单位和档案馆应当填写《电子档案移交与接收登记表》（见附件2）,并由交接双方共同签章确认（可以采用电子签章）,并存档备查,完成电子档案交接手续办理。

第十一条 档案馆应当对接收的电子档案进行妥善保存,并将电子档案移交接收过程形成的交接、迁移、转换、存储等信息补充到电子档案元数据中。

第十二条 档案馆应当对离线接收的电子档案光盘载体保存5年以上,并按照《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T 38）的要求进行管理。

离线移交电子档案应满足的基本要求:

（一）移交单位应当使用耐久性好的一次性写入光盘作为离线移交载体。光盘应符合《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T 38）的要求。

（二）存储电子档案的光盘标签面和光盘盒面应当分别标注反映其内容的标签,标签的标注方法见附件3。

（三）光盘内同时存储说明文件、目录文件、电子档案及其元数据等,光盘内电子档案的存储结构见附件1。

第十三条 电子文件的归档时间包括实时归档和定期归档两种方式。实时归档是指在签发、办理完毕后即可进行归档；定期归档应在电子文件形成后的次年6月底前完成归档。国家或学校有特殊要求的电子档案，或档案移交单位有特殊情况的可申请提前或延迟移交电子档案。

第十四条 接收的电子文件符合“来源可靠、程序规范、要素合规”要求的，可不再进行纸质归档，除法律、法规另有规定的除外。

第四章 电子档案的保管

第十五条 档案馆应当根据电子档案数据量和不同的保管要求,配备电子档案保管的设施设备。

第十六条 档案馆应定期对保管的电子档案进行检查，包括对存储载体和存储内容的检查。

存储载体的检查主要用于检测存储在脱机保管介质中的电子档案，磁性介质每2年抽检一次，光盘每4年抽检一次，抽检率不低于15%，如发现问题应及时采取恢复措施。

存储内容的检查主要用于检测电子档案管理系统中电子档案在线数据的完整性、可用性和安全性，检测每年不少于一次，如发现问题，应及时采取补救措施。

第十七条 档案馆应建立电子档案备份制度，及时做好在线备份和离线备份工作。档案馆应根据《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）的要求，制定电子档案备份方案和策略，对电子档案及其元数据、电子档案管理系统及其配置数据、日志数据等实施在线和离线备份。在线存储备份系统定期扫描、诊断磁盘，发现问题及时处置。离线备份应采取不少于一种的耐久性较好的离线存储介质，重要电子档案应按一式三份进行备份，一份用于保存，一份用于利用，一份用于异地保存。

第十八条 档案馆应当针对不同的存储载体建立满足要求的保存环境,以实现电子档案存储载体的长期保存:

（一）磁性载体。置于温湿度适宜、远离外磁场、避光、清洁的环境,相对湿度变化范围为40%-60%,温度变化范围为15-27℃,满足《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T 15-1995）相关要求。

（二）光盘。置于温湿度适宜、避光、清洁的环境,相对湿度变化范围为20%-50%,温度变化范围为17-20℃,满足《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T 38-2008）相关要求。

第十九条 电子档案运行的软硬件环境、存储载体等发生变化时,应当及时组织数据迁移、转换。反映电子档案的检测、备份、迁移和转换等过程的信息应当记录和保存。

第二十条 电子档案的销毁应当执行国家有关档案销毁的规定,并采用技术手段确保彻底销毁。涉密电子档案的销毁,按照涉密管理相关规定,交由同级保密部门集中销毁。

第五章 电子档案的利用

第二十一条 档案馆应当配备电子档案利用系统，建立健全相关制度,采取有效措施保证电子档案面对不同用户得到方便快捷的利用。

第二十二条 档案馆应根据《中华人民共和国政府信息公开条例》等规定将属于信息公开与共享利用范围的电子档案及时公开共享利用。

电子档案的利用应根据工作岗位、职责等要求为利用者设置相应的电子档案利用权限，严格控制利用者在权限规定范围内检索、浏览、复制、下载电子档案及其元数据，利用或上网时要严格遵守国家或部门有关保密规定，采取稳妥的安全保密控制措施。

不属于信息公开与共享利用范围的电子档案,在规定范围内提供利用。

第二十三条 档案馆应当对馆藏电子档案进行审查和鉴定,依托互联网、局域网面向不同用户提供电子档案利用。控制使用的电子档案在提供利用时应当履行审批程序。

第二十四条 各单位应当配合档案馆对已满开放时限的档案进行开放审核,确保电子档案安全利用。

第六章 附则

第二十五条 本细则由档案馆负责解释。

第二十六条 本细则自印发之日起施行，《海南大学电子文件归档暂行管理实施细则》（海大办〔2008〕61号）同时废止。