第一章 总 则
第一条 为加强学校实物档案的管理，更有效地保护和利用实物档案资源，根据《中华人民共和国档案法》《普通高等学校档案管理办法》和《海南大学档案管理办法（试行）》的有关规定，结合学校具体情况，制订本实施细则。
第二条 实物档案是指学校在从事人才培养、科学研究、社会服务、文化传承创新、国际交流合作以及基建、管理、服务、保障等各类办学治校活动中直接形成的、对学校和社会有保存价值和历史记录意义的实物材料。
第三条 实物档案是文书档案的重要补充，具有直观性和多样性的特点，它直接反映了学校发展和各方面工作业绩，不仅具有较高的保存利用价值，而且具有良好的社会教育功能，按照国家有关规定，必须实行集中统一管理。
第四条 学校档案馆（校史馆）（以下统称“档案馆”）对学校实物档案进行收集归档和统一管理，并负责监督、指导、检查学校各单位实物档案工作。
第五条 学校党政部门、群团组织、学院、书院、科研机构、教辅单位、附属单位、课题组、项目组等（以下统称“单位”）明确专人负责本单位实物档案的收集和归档工作。
第六条 凡属个人非公务活动中形成的、能反映学校重大活动、重要人物、具有保存查考价值的实物材料，学校鼓励个人向档案馆捐赠，或由学校征集。
第二章 实物档案的归档范围和保管期限
第七条 实物档案归档范围
（一）荣誉性实物档案。学校在重大政治、经济、教学、科研、外事、体育等活动中获得的省级以上（含省级）颁发的奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、证章、锦旗、荣誉册、光荣册等。
（二）印信实物档案。机构变更、撤销、合并失效的印章，包括钢印、铜印、胶印、木印等经公安机关审批后制作的印章。
（三）名人字画实物档案。党和国家领导人及社会知名人士为学校所作的题字、题词、字画等。
（四）学校发展中有纪念意义的物品，如建校以来使用过的校徽、校牌、匾额等物品。
（五）学校与国内外高校、科研院所等交往活动中收受的礼品。
（六）其他有重要保存价值的实物。
第八条 保管期限
实物档案的保管期限原则上为永久保存。
第三章 实物档案的归档要求
第九条 归档要求
（一）凡学校在公务活动中形成、获得、接受、赠送或者征集的各种实物档案均应收集齐全，整理归档。
（二）归档的实物应保持完整无损，任何单位或个人不得随意将归档实物损坏、私存或转送他人。
（三）凡归档的实物档案必须有相应的完整文字说明。收集的实物没有明确标明主题和时间的，移交单位或个人应在移交时对实物的主题和时间进行说明。
（四）奖品实物档案归档时应附目录说明获奖名称、获奖时间、获奖单位、颁奖单位。
（五）字画和礼品实物档案归档时，应附目录说明物品名称、接受时间、地点、事由、赠送人、接收人。
（六）印章实物档案归档时，学校废止和启用文件与废止印章同时归档，附目录说明印章内容、废止时间、移交时间、移交单位，并附上相应印模一式两份。
（七）对具有保存价值的实物，单位或个人应及时整理，附目录说明向档案馆移交。
第十条 移交单位编制实物档案目录，拍摄对应实物档案照片。移交时，附移交档案目录和实物档案照片电子版，以及加盖移交单位公章的移交目录纸质版一式两份，交接双方签字后各存一份备查。
第十一条 归档时间
（一）各单位应在收到实物一个月内向档案馆移交。
（二）校庆及学校各种重大活动中接收或形成的礼品，由活动组织者在活动结束后两个月内向档案馆移交。
（三）印章、字画、礼品、零散的实物及个人归档实物可以随时向档案馆移交。
第四章 实物档案的管理及利用
档案馆对收集的实物档案按照规定进行分类、编目、著录、排架、保管及利用。
第十二条 分类编号
（一）实物档案档号按“年度号+实物档案分类号+保管单位号+件号”依次编号。
（二）实物档案分类号：
SW
12荣誉证书（科技奖入KY13）
13奖状（科技奖入KY13）
14奖章
15奖牌
16奖杯
17锦旗
18礼品
19名人字画
20纪念品
21校牌、匾
22印信（钢印、铜印、胶印、木印）
23有收藏价值的教学科研设备设施
24学校发展中的重要资料
25其他各种收藏
（三）在二级类目内，以件为单位，按排列顺序从“1”开始标注件号。
第十三条 制作实物档案标签，内容包括档号、互见号、实物名称、颁（赠）单位时间、内容说明等。
第十四条 实物档案放置特制的实物档案柜（架）上，按同类实物进行入柜（上架）排列。
第十五条 档案库房要做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘、防污染和防盗等工作。
第十六条 实物档案原则上只提供单位利用，利用单位须开具介绍信并说明理由，经由档案馆主要负责人签字后方可利用。实物档案借阅必须严格办理登记手续，借出档案，必须按期归还。借出的实物档案，借用单位或借用人应负责妥善保管，不得污损、遗失。借用期间丢失、损毁的，按照国家档案法追究责任。
第五章 附 则
第十七条 本实施细则由学校档案馆负责解释。
第十八条 本实施细则自公布之日起施行，《海南大学实物档案管理办法》（海大办〔2008〕61号）同时废止。
