第一章 总 则
第一条 为加强学校声像档案的管理，更好地开发利用声像档案信息资源，充分发挥声像档案在学校各项活动中的重要作用，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T 15-95）《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）《海南大学档案管理办法（试行）》等有关法律法规，制定本实施细则。
第二条 声像档案是指学校在从事人才培养、科学研究、社会服务、文化传承创新、国际交流合作以及基建、管理、服务、保障等各类办学治校活动中直接形成的，具有保存价值的以磁性材料或感光材料为载体、以音像为主要反映方式的记录，包括照片、录音、录像制品、幻灯片、影视片、光盘以及相应的说明文字等。声像档案能如实再现学校活动，补充纸质档案内容，直观鲜明地展现历史。
第三条 作为学校档案的重要组成部分，声像档案由学校档案馆（校史馆）（以下统称“档案馆”）集中管理和提供利用。声像档案拍摄及制作人员和形成单位整理后应及时移交档案馆归档，任何个人不得据为己有。
第四条 声像档案材料的形成、积累、归档是学校党政部门、群团组织、学院、书院、科研机构、教辅单位、附属单位、课题组、项目组等（以下统称“各单位”）的工作职责之一。学校各单位要根据声像档案特点，把声像档案工作纳入本单位的管理制度，与各项管理工作紧密结合。声像档案工作实行制作和建档同步管理，即声像档案形成单位在拍摄和制作声像材料时，同时要按声像档案的归档要求同步整理归档。
第五条 声像档案的记录形式、制作方法、保管条件和利用方式均和纸质档案不同，必须遵循声像档案的特点和规律，进行特殊整理和特殊管理。
第六条 声像档案工作应列入档案工作发展规划，学校在经费、库房设备和人员配备等工作条件上予以保证。
第二章 管理机构及其职责
第七条 学校各声像档案的形成单位均为立卷单位，各立卷单位负责本单位内的声像档案的收集、整理、归档工作，档案馆对其进行业务上的指导和检查。
第八条 档案馆是学校声像档案的主管单位，其主要职责如下：
（一）根据国家有关声像档案管理工作的方针、政策和法规，制定学校声像档案工作的各种规章制度。
（二）指导、监督、检查、协助各声像档案的形成单位做好声像档案的形成、积累和整理归档工作。
（三）负责声像档案的接收、保管、鉴定、统计、利用等业务工作。
（四）对学校各单位的声像档案人员进行业务指导和培训。
第九条 学校各声像档案形成单位的主要职责：
（一）贯彻执行学校有关声像档案工作的指示、规定，制定本单位声像档案工作的计划和制度，确保声像档案材料的完整、准确。
（二）按照《海南大学各部门、各单位文件材料归档范围、移交时间和要求暂行规定》的要求，积累、收集、整理声像档案，并按规定向档案馆移交。
（三）严格执行保密制度，维护声像档案的完整和安全。
第十条 学校声像档案形成单位档案人员的主要职责：
（一）在单位分管档案工作的负责人领导下，监督、指导、协助制作人员做好声像档案平时的积累工作，接收本单位人员交来的声像档案材料，并检查是否完整、准确、系统，归档是否符合要求。
（二）将收集、整理好的声像档案按规定向档案馆移交。
（三）完成档案馆委托办理的其他任务。
第三章 声像档案的归档范围
第十一条 声像档案归档原则：
为保证有保存和利用价值的声像档案材料收集齐全，在收集工作中应遵循“以我为主，突出主题，质量精良，内容齐全”的原则。
第十二条 归档的主要内容具体范围见《海南大学各部门、各单位文件材料归档范围、移交时间和要求暂行规定》和《海南大学档案实体分类法》SX声像类目。
第十三条 归档的重点是学校各项活动中直接形成的声像档案材料，尤其是声像档案材料的原件。归档活动范围包括但不限于：
（一）学校历届领导班子、著名学者以及在国内外有影响的知名毕业生的照片、录音、录像。
（二）国家、省、市领导来我校考察、检查和指导工作期间活动照片、录音、录像。主要收集带有会标的会场照片、主席台的照片、领导讲话的照片（每位领导一张）（如学校无拍摄权限，以官方媒体公开报道的声像资料为归档依据），台下场面拍摄一张（应能反映会场气氛）。
（三）学校召开的各类代表大会及重要会议，如党代会、教代会、校庆庆祝会、先进集体和个人表彰大会、各种纪念日庆祝大会以及传达全国、全省性重要会议的照片（带有会标的照片以及主席台、领导讲话照片各一张；代表讲话、先进集体和个人照片各一张等）、录像、录音。
（四）由学校主办、承办的各种重要的教学、科研会议和主持召开的全国性的各种学术会议及其他重要活动的照片、录像、录音以及数据磁盘等。
（五）各种外事活动的照片、录像和录音。包括各种国外代表团来访、外籍人员来校活动，授予外国专家、学者名誉教授、客座教授、名誉顾问称号以及参观、座谈、交流、讲学、演出、联欢等各种活动中有保存价值的声像资料。
（六）具有一定影响的学生社会实践活动、先进事迹报告会、奖学金发放仪式、新生开学典礼、毕业生毕业典礼、历届毕业生合影留念等的照片、录像和录音。
（七）校友会重要活动的照片、录像和录音。（收集主席台、领导人讲话、代表发言、校友会成员合影等的照片）。
（八）学校各种展览、陈列的照片、录像（每一块板面一张照片，优先考虑设计单位定稿的展板图片）。
（九）反映学校不同历史时期建校发展的校景和基建项目的照片和录像（每栋大楼、校园内主要景色的照片应列入摄制范围。基建项目拍摄的照片应包括：开工前的原景和场地、招标会议和活动、平整土地、奠基破土仪式以及建造过程中的重要环节直至竣工验收）。
（十）军训及文体活动的照片。包括：(1)校运会开幕、闭幕、比赛场面、校运动队参加省级以上运动会代表合影、比赛场面和破纪录、获奖等；(2)校运动队训练、学生和教职工群众性文体活动等；(3)兄弟院校代表队来访、表演、比赛等；(4)新生军训活动。
（十一）奖状照片（包括省部级以上的各种奖状、奖品、证章、证书）。
第四章 声像档案的收集与立卷
第十四条 档案馆、学校各声像档案形成单位根据声像档案材料制作活动过程，建立健全声像档案材料的形成、积累、整理、立卷归档制度，确保声像归档文件材料的完整、准确、系统。
（一）全校各单位均为立卷单位，按职能分工归口立卷。
（二）各立卷单位声像项目负责人和其他制作人员，按分工认真做好制作记录，整个工作结束后，按归档要求向本单位档案员移送全套案本。
（三）各单位档案员对收集的声像档案材料，按规定程序进行系统整理后向档案馆移交。
（四）两个以上单位共同制作的声像档案材料，由主办单位立卷归档。
（五）外单位及媒体制作的反映本校活动的声像档案材料，由学校宣传或主办该项活动的单位负责收集或委托征集、立卷、归档。
（六）档案馆依照相关法规对各单位形成的声像档案立卷工作进行业务指导、监督和检查。
第十五条 各声像档案形成单位按要求对声像材料整理组卷，案卷应符合以下要求：
（一）根据声像档案的形成规律，结合声像档案内容、价值、数量和载体类型，进行系统整理。
（二）根据声像档案形成规律和多种载体的特点，进行分类保管。对单件声像档案材料，要附以文字说明；对同样载体多项内容的，采用按主题内容逐一著录的方法；对同一内容、多载体合成的档案，应注明参见号。
（三）照片一般按年度－－专题（内容）组卷，卷内照片的排列应按照事件结合时间先后顺序、重要程度等因素进行排列。照片档案由底片、照片、数码照片和文字说明材料组成，有专题材料的注明参见号。
（四）为确保录音、录像内容准确有效被读出使用，需将录音、录像档案信息保存至硬磁盘或刻录至光盘上保存。刻录光盘时应根据所选用的光盘的容量、格式进行编辑，保证一次刻录成功。刻录光盘必须选择“一次性写入”方式。
（五）声像档案应加以必要的文字说明，与档案载体一同放在声像档案保管单位内。
1.归档的照片及数码照片，应以“张”为单位进行文字说明，文字说明内容应齐全，要充分体现时间、地点、人物、事由，背景、摄影者等六要素，确切地反映照片内容。
2.录音、录像光盘，要标注录制内容、录制时间、责任者、地点、播放时长、光盘数、类别、制作人、密级等。
（六）检查归档的材料是否完整、准确、系统、配套，音响、画面是否清楚，对局部划伤、断裂的声像载体材料，应及时补救。
（七）声像档案应装入具有一定硬度的特制盒套内，其封面与一般档案卷、盒一样，分别填写档号、题号、责任者（制作单位或个人）、制作时间、密级、保管期限。
（八）完成著录并打印卷内文件目录和备考表。
第五章 声像档案的归档要求
第十六条 声像档案归档要求
（一）按照国家档案局（第8号令）《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》要求，单位或个人在各种重大公务活动中拍摄和录制的具有保存价值的声像档案，均应及时向档案馆移交，任何单位或个人不得以任何借口据为己有。
（二）声像档案的收集、征集和移交应符合《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）、《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T 15-95）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）等有关标准的要求。
（三）声像档案整理前应对归档的材料进行筛选和鉴别，选择声音、图像清晰、完整，体现主题内容、主要人物、场景特色等主要因素的声像材料归档。
（四）归档的声像档案材料应在相应设备上演示或检测，做到图像清晰、声音清楚，载体材料无磨损、无划伤，内容完整准确，载体质量优良，不用劣质、残破、性能低下的光盘（照片不能在橱窗展出后再归档），不能进行技术修改。数码照片的归档保存选用硬磁盘或只读光盘作为载体。原则上归档三套：一套供查阅利用，一套封存保管，一套异地存档。
（六）传统照片与底片应同时归档
（五）归档的数码照片应是原始版，归档的照片与底片影像一致，并附简要的文字说明（包括时间、地点、事由、人物及职务、背景及摄影者）；录音录像转刻成光盘后，归档时须简要说明该盘（片）的内容、讲话人姓名、职务、录制日期、录制人和播放时长等；文字说明应做到简练、字迹工整、表述准确。
（七）反映同一内容的若干照片或数码照片，应选择主要的、最具代表性、质量最好的照片归档。选择的照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点，对无底片的照片应制作翻拍底片，对无照片的底片应制作照片。
（八）反映同一场景的照片或数码照片一般只收集1张，一般事件1至2张，重大事件5至6张。一组关系密切的照片或数码照片应排列在一起。
（九）用数码相机拍摄的重要照片，应发档案馆工作邮箱或刻录成光盘（可擦洗的），由声像档案管理人员进行挑选，待确定内容后，再由摄影单位或摄影者冲洗归档（要求同上）。
（十）数码照片的采集统一使用JPEG、TIFF格式，其文件大小以JPEG格式采集的不低于900k，以TIFF格式采集的不低于10M；拍摄的数码照片像素应在300万以上，扫描的数码照片线数不低于600dpi。
（十一）数码照片按归档年度保存硬磁盘或刻制光盘。保存内容包括存放数码照片的文件夹、数码照片档案目录、说明文件。光盘内说明文件应说明本光盘保存的内容、照片数量、密级、制作日期、制作者、光盘类型（CD-R、DVD）等。
（十二）毕业生集体合影应以班级为单位拍摄，如有年级合影也可归档，具体操作见附件。
第十七条 声像档案的归档时间，根据实际情况，采取随时归档和定期归档相结合的方式，一般不应跨年度。
（一）声像档案应在当年12月31日前向档案馆移交归档。
（二）凡在科研课题项目、基本建设项目等活动中同时产生的声像材料，应随项目归档时间一同归档。
（三）各学院毕业生合影照片于当年七月中旬前移交。
（四）学校及各单位所形成的重大活动照片，可在此活动结束后随时向档案馆移交。
第十八条 声像档案归档时必须填写移交目录一式二份，经档案馆验收核对，交接双方签字，各持一份备查。
第六章 声像档案的管理
第十九条 档案馆对收集的声像档案按照规定进行分类、编目、著录、排架、保管。
（一）参照《高等学校档案实体分类法》结合我校实际进行分类标引，给出检索分类号。
（二）根据声像档案的内容、特点、不同类型的格式，编制用于组成档号的二级类目代号简表。
（三）声像载体类档案档号为：全宗号+声像档案分类号+年度号+保管期限号+案卷顺序号，不同载体的保管顺序号可以是册、盒、盘，也可以是件、张，年度用声像档案形成的自然年度。
声像类档案一级类目代号：SX
声像类档案二级类目代号：12照片、13光盘、14录音、15录像。
（四）将整理完毕的声像档案入库，并按档号顺序排架。
（五）声像档案的保管：
1．声像档案按照不同载体类别分开排列保管，照片册、底片册、光盘等采用竖放保存方式，以防重压；较大尺寸照片不能放入照片册的，应按要求平放于照片柜内，用无酸纸间隔照片，并用铅条加压，以防照片边缘卷曲；磁盘应放在防磁柜中。
2．声像档案入库前要进行必要的检查，对受损的材料，进行必要的技术处理；已经入库的声像档案，任何人不得私自销毁涂改和剪辑。
3．要定期检查声像档案的保管状态，及时进行必要的修补、复制；需要长期、永久保存的声像载体档案在保管一定时间后，应及时转录和复制；不经常使用的录像带、录音带、光盘每年要重新缠绕、清洗一次；对使用比较频繁和已受损的录音带、录像带，要及时进行技术处理和复制。照片档案如发现有变质、变形等现象应及时采取措施加以补救。
4．声像档案库房应保证恒温、恒湿，保持清洁，注意防火，避免磁场干扰，定期做好库房“十防”工作，发现问题及时补救。保存照片的库房温度控制在15℃—25℃,相对湿度55%—65%；其它声像档案库房，温度宜18℃—24℃,相对湿度35%—45%。
5．在永久保存的声像档案中，以数字形式存储的声像档案应多重备份，具有珍贵价值和历史意义的数码照片应冲洗照片保存。
第二十条 声像档案的保管期限按照片、底片的价值划定。按照涉密程度标注密级，遵照国家相关保密规定执行。
第二十一条 撤销、合并单位的声像档案应与其他档案按要求一起移交档案馆，不得私留、转移或任意销毁。
第二十二条 凡属个人拍摄或录制的能反映学校面貌并具有参考价值的声像档案材料，向档案馆归档者，一经采用，学校将给予适当奖励。
第二十三条 声像档案的统计。按《高等学校档案部门业务建设规范》第10条执行。
第七章 声像档案的开发利用
第二十四条 借阅
（一）学校各单位、教职工因工作需要借阅声像档案，应持本单位的证明和个人证件，办理登记手续，方可借阅（借阅本人的声像档案只需出示本人证件）。照片、底片、录音带等档案原件一律不得借出档案馆，需要复制件者，必须经档案馆主要负责人同意后，方可翻印、翻录。
（二）校外单位借阅声像档案，必须持有单位正式介绍信和个人证件，经档案馆主要负责人同意后，由档案馆负责翻印、翻录。
（三）借阅人员应保持声像档案的完整、整洁、清晰。如借阅时发生档案损坏或遗失，档案馆有权追责，并要求借阅人员按有关规定赔偿。
第二十五条 档案馆应了解学校党政管理、教学、科研、社会服务等活动对声像档案的需要，编制方便利用的检索工具和指南。
（一）配备必要的录音、录像、放映设备，编制必要的声像目录、卡片等检索工具，为利用者查找、阅览声像档案创造条件。
（二）配合学校的中心工作，利用声像档案举办校史展、报告会，编制综合性或专题性画册，主动为学校各项工作提供服务。
（三）声像档案在保管和利用过程中，如发现有损毁、倒卖、私带出境等违反法律行为，按《中华人民共和国档案法》执行。
第八章 附 则
第二十六条 本实施细则由学校档案馆负责解释。
第二十七条 本实施细则自公布之日起施行，《海南大学声像档案暂行管理办法》（海大办〔2008〕61号）同时废止。
附件：毕业生合影照片归档须知
