第一条 为了规范学校档案的利用工作，充分发挥档案在学校各项工作中的作用，根据《高等学校档案管理办法》《海南大学档案管理办法（试行）》，制定本实施细则。

第二条 校内单位和个人持有合法证明，在说明利用档案的目的和范围，并履行相关登记手续后，均可利用已经开放的档案。

第三条 我校毕业生持本人有效身份证件，可以利用本人相关档案。委托他人办理的，受委托人须持本人身份证件，出具委托人亲笔签名的委托书和委托人身份证件复印件。

第四条 利用学校涉密档案或不宜公开（内部）档案，需填写《海南大学涉密（内部）档案利用登记表》，经档案形成单位主要负责人（或其授权人）、校保密委员会办公室和档案馆主要负责人书面同意后方可利用，必要时还须经学校分管保密工作的校领导审批。

第五条 利用科研项目档案，须经档案形成单位或课题组负责人同意，必要时还须经分管科研工作的校领导审批。

第六条 利用财会档案，需查阅申请人填写《会计档案查阅办理表》，经档案形成单位负责人同意后，档案工作人员向查阅申请人员提供利用，或档案工作人员依据财务人员提供所查档案凭证号查询并提供服务。

第七条 外单位因公需利用档案的，须持单位介绍信和经办人身份证件，经档案形成单位和档案馆主要负责人同意后方可利用。

第八条 境外组织和个人，经学校主管部门介绍，并经档案形成单位和档案馆主要负责人同意，可以利用已开放的档案。

第九条 利用档案原则上应在档案馆内进行，利用者不得私自摘抄、复制、拍摄档案。档案原则上不外借（涉密档案一律不外借）。校内单位确需借出的，须按规定履行审批手续；借期原则上不超过一周，最长不得超过一个月。借出者应妥善保管档案，不得转借或给无关人员翻阅。档案外借期间如发生档案丢失、损坏行为，由借出单位和借用人承担所有责任和后果。

第十条 本实施细则由学校档案馆负责解释。

第十一条 本实施细则自公布之日起施行，《海南大学查询利用档案暂行管理办法》（海大办〔2008〕61 号）同时废止。