第一章  总  则

第一条  为加强和规范我校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，更好地为全校师生员工和社会服务，为学校教学、科研、管理等各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《海南省档案管理办法》等规定，结合我校实际，制定本办法。

第二条  本办法所称档案，是指学校在从事招生、教学、科研、基建、管理等活动中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条  档案工作是学校重要的基础性工作。学校加强对档案工作的领导，将其纳入学校整体发展规划，纳入学校管理制度，实行文件材料形成单位、课题组立卷的归档制度。

各部门、各书院（学院）（以下统称“各单位”）档案工作纳入计划和规划，纳入管理制度和职责范围；各单位在布置、检查、总结、验收各项工作时，档案工作要同步进行。

第四条  学校档案是学校各项工作的真实记录，是工作依据和历史凭证。学校各单位在工作活动中形成的各种门类、不同载体的档案，均由学校档案馆（校史馆）（以下统称“档案馆”）集中统一管理，以确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案信息资源的开发利用，实现资源共享。列入归档范围的文件材料，任何单位和个人不得拒绝归档或据为己有。

第二章  管理体制和机构职责

第五条  学校档案工作实行统一领导、分级负责、集中管理的管理体制。

第六条  学校档案工作在校党委领导下开展，由分管校领导具体负责，并履行如下职责：

（一）贯彻执行国家、教育部和海南省关于档案工作的法律法规和方针政策，批准实施学校档案工作的规划、计划和规章制度；

（二）加强对学校档案工作的领导，将档案工作纳入学校整体发展规划，使其与学校其他工作同步开展；

（三）建立健全与学校办学规模相适应的档案管理机构，落实人员编制、档案库房建设及档案事业发展所需设施、设备和工作的经费；

（四）宏观指导、组织协调、监督评估全校档案工作，保证档案工作的有效运行和科学发展；

（五）研究决定学校档案工作中的重大问题和奖惩事项。

第七条  档案馆是全校档案管理和校史工作的组织、协调和管理机构，是保存和提供利用学校档案的业务部门，是学校开展校史研究、展览和教育的专门机构。其主要职责是：

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策；

（二）规划全校档案工作，提出学校档案工作计划和规章制度，经学校批准后负责贯彻落实；

（三）负责监督、指导、检查各单位档案工作；

（四）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管、开放和利用全校各类档案及有关资料；

（五）编制检索工具，编研档案史料和参考资料，开发档案信息资源；

（六）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（七）开展档案的开放和利用工作；

（八）开展学校档案工作人员的业务培训；

（九）利用学校档案和校史资料开展多种形式的宣传教育活动；

（十）负责校史展览馆的布展及维护、参观接待与相关服务；

（十一）开展档案管理、校史工作学术研究和交流活动；

（十二）完成学校和上级相关部门交办的其他任务。

第八条  学校各单位要明确一名负责人分管本单位的档案工作，并确定至少一名专（兼）职档案员负责本单位档案材料的收集、整理和移交工作，把档案工作明确列入分管负责人和档案员的岗位职责。

第九条  学校档案工作人员（包括专职和兼职档案员）应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第十条  学校专职档案工作人员编制数根据学校规模、档案数量和工作任务等实际情况确定。学校专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

第十一条  学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助。

第三章  档案的收集与归档

第十二条  学校师生员工在从事教学、科研、管理等职务活动中形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时向档案馆移交，由档案馆集中管理。对于学校师生员工在其非职务活动中形成的有价值的档案材料，档案馆可通过征集、代管等多种形式进行管理。

档案馆除按照国家和学校有关规定接收移交的档案外，还可以通过接受捐献、购买、代存等方式收集档案。

第十三条  归档的文件材料包括纸质、实物、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。各种文件材料的形成、积累、整理、归档是确保档案完整、准确、系统的基础。立卷人员应按照工作程序和立卷要求，在工作结束时及时整理、立卷。

第十四条  学校部门归档工作职能划分：学校党政办公室负责归档全校性、综合性档案材料；各单位负责归档与其职能相关的档案材料；科研档案材料由项目组负责整理，经相应职能部门审核后，统一归档。涉及多个单位的归档工作，由文件的主办单位负责，其他单位协办。具体归档范围：

（一）党群类：主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；学校各党群部门的工作计划、总结；上级党群机关和学校关于党群管理的文件材料；

（二）行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要；上级行政机关和学校关于人事管理、行政管理的材料；

（三）教学类：主要包括学校在教学管理、教学实践和教学研究等活动中形成的文件材料；

（四）科研类：主要包括科研管理和科研实践活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料；

（五）基本建设类：主要包括学校在基本建设管理和基建项目建设中形成的文件材料；

（六）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料；

（七）产品生产类：主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等；

（八）出版物类：主要包括学校编辑出版的学报、其他学术刊物以及校报、年鉴等；

（九）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议，出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料；

（十）财会类：主要包括学校在财务管理工作和会计核算活动中形成的具有保存价值的文字资料、会计凭证、会计账簿、财务会计报告及其他财会资料；

（十一）声像类：主要包括反映学校重大活动和历史发展的具有保存价值的各种载体的声像材料；

（十二）实物类：主要包括学校在各项活动中以及对外交流活动中形成的具有保存价值的实物，如奖状、奖章、奖杯、证书、锦旗、徽章、题词、字（书）画、赠品、礼品、纪念品、不同时期使用过的印章等；

（十三）人物类：主要指在学校教学、科研、管理等工作中贡献突出、在国内外教育界有较大影响的知名人物的个人事迹材料，以及他们在工作和社会活动中形成的学术论著、荣誉证件等各种载体的材料；

（十四）学生类：主要包括学校培养的学历教育学生的入校前档案、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

第十五条  学校实行文件材料形成单位、项目组立卷的归档制度。学校各单位工作中形成的文件，按其业务范围做好整理、立卷和归档工作；项目文件材料由项目组明确专人负责收集、整理、审核，项目实施完毕、结题验收后按要求及时归档。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，交本单位负责档案工作的人员检查合格后向档案馆移交。档案馆应指导各单位的立卷工作，按立卷单位接收档案。

第十六条  归档的档案材料应当质地优良、书绘工整、声像清晰，符合有关规范和标准的要求。归档的电子档案要来源可靠、程序规范、要素合规。电子档案应当通过符合安全管理要求的网络或者存储介质向档案馆移交。档案馆应当对接收的电子档案进行检测，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。

第十七条  学校各单位档案归档工作的时间要求：

（一）党政管理类文件材料和能按自然年度归档的文件材料应在次年6月底前归档；

（二）教学类文件材料和能按学年归档的文件材料在次年3月底前归档；

（三）科研类项目材料应在项目完成通过鉴定验收后次年6月底归档；

（四）基建类文件材料应当在项目完成后3个月内归档；

（五）财会类文件材料按照《会计档案管理办法》要求归档；

（六）学生个人档案类：

1.学生入学建档：本科生注册后3个月内，硕士生注册后2周内，各单位向档案馆移交新生入学前档案材料；

2.各学年产生的学生个人档案材料（学年鉴定表、评优评奖审批表、体检表等）办理完结后3个月内归档；

3.毕业生学籍材料在毕业典礼后两周内归档。

学校各单位移交档案时，需填写档案移交清单一式两份，移交清单上应写明移交内容、移交数量、移交时间等，交接双方签名盖章后，各执一份备查。

第四章  档案的管理

第十八条  档案馆要做好档案的收集、整理、鉴定、保管、编目、统计等工作。档案馆要加强档案的保护工作，采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和失散；对已经破损或字迹褪色的档案，应当及时修复或复制；对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

第十九条  档案馆要建立健全档案安全体系。落实人防、物防、技防三位一体的档案安全防范措施，建立完善档案安全应急管理制度，确实改善档案保管条件，确保档案实体和档案信息的安全。

第二十条  学校档案库房建设应符合《档案馆建设标准》《档案馆建筑设计规范》。档案馆库房要有防火、防水、防虫、防鼠、防盗、防尘、防湿、防高温、防日光及紫外线照射等设施；存放声像、电子等特殊载体档案，要配置恒温、恒湿、防磁、防渍、防有害生物等必要设施。档案馆要建立库房管理和检查制度，实行专人负责，确保档案安全。

第二十一条  档案馆应做好档案统计工作，及时掌握档案的接收、移出、整理、利用、销毁等各种数据，并按规定向上级档案管理部门报送档案工作基本情况统计报表。

第二十二条  对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并按相关程序审批后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十三条  涉密档案实行专人专柜专库管理，涉密档案的管理和利用、密级的变更和解密，依照国家法律法规和学校有关保密规定办理。

第二十四条  学校要加强档案数字资源管理，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。

第五章  档案的开放与利用

第二十五条  档案馆按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。

属下列情况之一者，不对外公布：

（一）涉及国家秘密的；

（二）涉及专利或者技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成单位规定限制利用的。

第二十六条  档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。加盖档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第二十七条  凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。

境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。

第二十八条  向档案馆移交、捐献、寄存档案的单位和个人，可以优先利用该档案，并可以对档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，档案馆应当予以支持，提供便利。

第二十九条  查阅、利用未开放的档案，须经档案形成单位和档案馆主要负责人批准。涉及未公开的技术问题，须经档案形成单位或者项目负责人同意，必要时报请分管校领导审查批准。利用涉及重大问题或者国家秘密的档案，须经学校保密委员会审查批准。

第三十条  档案馆提供利用的重要、珍贵档案原则上不提供原件。特殊情形需要提供原件的，须经档案馆主要负责人同意。

第三十一条  寄存在档案馆的档案，归寄存者所有。档案馆如需要向社会提供利用，必须征得寄存者的同意。

第三十二条  档案馆设立阅览室，编制必要的检索工具，提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为档案利用者创造便利条件。

第三十三条  档案馆应加强档案编研工作，大力开发档案信息资源。根据学校和社会的需要，有计划地对档案资料进行研究整理，出版各种编研成果，为学校教学、科研和管理工作服务，为社会服务。

第三十四条  档案馆应发挥其科学文化功能和育人功能，开发利用馆藏资料开展专题展览、公益讲座、媒体宣传等活动。

第六章  档案信息化建设

第三十五条  档案信息是学校管理信息的重要组成部分。学校积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接。

第三十六条  电子档案与传统载体档案具有同等效力，发挥凭证的作用，具体按照国家电子档案管理办法进行管理。

第三十七条  档案馆负责学校档案数字资源的收集、保存和提供利用。

第七章  监督、检查与奖惩

第三十八条  学校建立档案工作监督、检查、考核制度，对各单位档案工作责任制和管理制度落实情况以及档案收集、整理、保管、移交等情况进行监督、检查和考评。

第三十九条  有下列事迹之一的，学校以及有关部门应当给予表彰。

（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；

（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给档案馆的；

（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第四十条  有下列行为之一的，学校对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法依规给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、复制、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）擅自从档案中抽取、撤换、添加档案材料的；

（六）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（七）未配备安全保管的必要设施、设备，或者未建立档案安全管理规章制度，或者明知所保存的档案面临危险而不采取措施，导致档案安全事故发生的；

（八）档案安全事故发生后，不及时组织抢救，或者隐瞒不报、虚假报告、不及时报告，或者干扰阻挠有关部门调查的；

（九）其他违反档案法律法规的行为。

第八章  附  则

第四十一条  本办法由学校档案馆负责解释。

第四十二条  本办法自公布之日起施行，《海南大学档案暂行管理办法》（海大办〔2008〕61号）同时废止。