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海南大学文件材料归档范围和保管期限暂行规定
2008年09月19日 08:27 档案馆  点击:[]

海南大学档案馆文件

海大档〔2008〕3号

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海南大学文件材料归档范围

和保管期限暂行规定

本规定是按照《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》的原则,结合我校实际情况而制定的。《规定》以表格形式分别将“十大类”(党群、行政、教学工作、科学研究、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会)档案归档范围和保管期限依次列出,依此规范我校档案的归档工作。

一、归档的文件材料范围和保管时间

1.党群类

DQ11党务综合

序号

类 目 名 称

保管

期限

1

上级党组织有关党的建设文件材料(如文件针对本校的,则是永久保存)

长期

2

本校党代会文件材料

(1)大会通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单;候选人登记表和情况介绍,大会选举办法,选举结果和上级批复等。

(2)会议简报、会议情况、小组会议记录等。

(3)参考文件,工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票式样。

永久

3

本校党委会、常委、常委扩大会、书记校长碰头会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论形成的文件

永久

4

全校性的规章制度

永久

5

党委工作计划,报告(包括调查、报告、总结)

永久

6

党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知

永久

7

以党委名义召开的工作会议材料

永久

8

校党委和上级组织调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料

永久

9

党委负责同志在校内有关会议上的重要讲话稿和参加上级召开的会议发言稿

永久

10

党委大事记、工作简报

永久

11

党群系统启用印章的文件和印模

永久

12

党群系统重要统计材料

永久

13

党委各部、委、各总支报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复

长期

14

党委保密、秘书工作的有关文件

长期

15

重要的来信来访及处理材料

长期

16

党委与有关机关联系、协调工作的来往文件

长期

17

基层党委、工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查报告、会议记录和统计表

长期

18

基层党委、党总支、党建工作及有关材料

长期

19

基层党委、党总支、人员奖励及有关文件、材料

长期

20

各种时效性文件,如放假、开会、办班等通知

短期

DQ12 纪检

序号

类 目 名 称

保管

期限

1

上级纪委关于纪检工作的文件

长期

2

纪委工作规章制度

长期

3

纪委工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计材料

永久

4

纪委会议记录

长期

5

党员处分、复查材料

长期

6

群众来信来访及处理意见

短期

DQ13 组织

序号

类 目 名 称

保管

期限

1

上级关于组织工作的指示、决定、报告、通知、简报

长期

2

组织工作规章制度、管理办法、岗位职责

长期

3

组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料

永久

4

组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知

永久

5

参加全国、省党代大会代表名单、材料

永久

6

落实政策的有关材料

长期

7

党群系统干部任免、调动和离休报告、决定、批复、通知等(包括上级批准的,要附任免呈报表)

永久

8

副处级以上干部名册(年)

长期

9

基层党委、总支、支部改选报告、审批材料

长期

10

基层党委、总支、支部委员书记、副书记名册

长期

11

全体党员名册,组织介绍信

长期

12

关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料

长期

13

发展新党员、预备党员转正的名册

长期

14

党内统计表

长期

15

处级出国人员政审材料、出国人员保留党籍的报告、批复

短期

DQ14 宣传教育

序号

类 目 名 称

保管

期限

1

上级关于宣传工作的文件

长期

2

本校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结

永久

3

教职工政治思想工作动态及调查材料

长期

4

政治理论学习的决定、通知、计划总结

长期

5

反映本校重大活动的剪报及图表

永久

6

上级有关学生思想政治工作的文件

长期

7

本校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例

永久

8

学生工作处学生思想政治工作计划、报告、总结

永久

9

学生思想政治工作典型调查材料和统计

长期

10

关于学生政治工作队伍的选拔、管理文件

长期

11

各学部学生政治工作人员名单

长期

DQ15 统战

序号

类 目 名 称

保管

期限

1

上级关于统战工作的文件

长期

2

校统战工作计划、决定、报告、通告、总结

永久

3

统战工作情况调查、典型材料、统计报表

永久

4

校各级人大代表、政协委员名单及审批材料

永久

5

台、港、澳和侨务工作材料

长期

少数民族工作材料

6

各民主党派成员和负责人名册及有关活动的材料

长期

7

统战工作重要会议记录

长期

DQ16 工会

序号

类 目 名 称

保管

期限

1

上级有关工会工作的文件

长期

2

校工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计

永久

3

工代会、教代会的有关文件(通知、代表名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等文件)

长期

4

表彰工会先进集体、个人的材料、名单

长期

5

处分会员的有关材料

长期

6

校工会委员会会议记录、纪要

短期

7

校、院工会干部名单(册)

长期

8

会员名单(册)

长期

9

女工委工作计划、总结、女工委成立和改选的文件、女工委名单

长期

10

家属工作材料

长期

DQ17 团委

序号

类 目 名 称

保管

期限

1

上级关于团的工作文件

长期

2

团代会、 学代会文件(通知、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件)

永久

3

校学代会文件(通知、代表名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言)

永久

4

校团委工作计划、报告、总结及规章制度

永久

5

团委组织的各项重要活动记录、材料

长期

6

团委工作典型调查材料、优秀团员的材料

长期

7

表彰和奖励先进基层团组织、优秀团员名单、材料

长期

8

处分团员的材料及复查材料

长期

9

批准入团、离团材料及名单

长期

10

团干部名单、团员名单

长期

11

团委会议记录

长期

12

校学生会、院学生会材料

长期

13

研究生会的有关材料

长期

14

学校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料

长期

15

社团活动、勤工助学、社会实践有关材料

长期

2.行政类

XZ11 行政综合

序号

类 目 名 称

保管

期限

1

上级有关行政管理的文件

长期

2

全校性的规章制度

永久

3

学校年度、学期工作计划、报告、总结

永久

4

校长办公会议、校长书记碰头会议记录、纪要

永久

5

校务委员会委员名单、会议记录、纪要

永久

6

全校性的工作会议、座谈会文件

长期

7

校领导在会上的重要讲话和参加校外会议重要发言稿

长期

8

本校教育事业规划、计划及上级批复

永久

9

学校评估材料

永久

10

本校向上级的请示及其批复

长期或永久

11

本校各单位的请示及学校的批复(分类立卷)

长期

12

有关全校性工作调查材料和经验总结

永久

13

学年报表及综合统计

永久

14

启用印章的文件及印模

永久

15

本校历史沿革、情况介绍

永久

16

本校大事记、简报、信息动态等

永久

17

党和国家领导、地方政府领导以及上级机关领导来校视察、检察工作所

形成的有关文件材料、讲话记录

永久

18

校史工作材料

永久

19

校友会工作计划、总结、校友名册及重要活动材料

长期

20

校庆活动材料(①重大活动议程、会议记录、讲话、纪念册、题词和著名人士(国内外)活动情况及有关文件、总结、学术报告会材料;②各种邀请书、贺电、贺信、纪念品清册;③各种学术活动、接待活动的安排等事务性材料)

长期

21

群众来信来访文件材料

长期

22

普选工作材料

短期

23

上级有关与本校各单位工作来文

长期

24

院、系、所及各单位会议记录、纪要、简报

长期

25

院、系、所及各单位工作计划、总结、报告

长期

26

院、系、所及各单位开展的各种学术活动的材料

长期

27

院、系、所及各单位与国内单位协作的材料

长期

28

院、系、所及各单位统计年报及重要材料

长期

29

与本校有关的法律方面的材料

永久或

长期

30

与本校有关的外来函件

短期

31

各种时效性文件,如放假、开会、办班等通知

短期

XZ12 人事

序号

类 目 名 称

保管

期限

1

上级有关人事工作的文件

长期

2

本校人事工作的规章制度

长期

3

人事工作计划、报告、总结、调查材料、会议记录

永久

4

关于机构编制规划、计划报告及上级批复

永久

5

关于机构设置、变更的文件材料

永久

6

行政系统干部任免文件及名册

永久

7

表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料

长期

8

处分职工的材料和复查、撤消处分的材料

长期

9

人才培养、管理工作计划、规定、总结

永久

10

人才培训、进修计划安排、总结

长期

11

教师工作量的规定及执行情况

长期

12

教师业务考核材料

长期

13

人事统计报表

永久

14

教职工花名册

永久

15

教职工职称评定、聘任专业技术职称材料及上级批复(按类立卷、要求附审批表)

长期

16

教职工工资调整材料、名册

长期

17

教职工转正定级材料

长期

18

教职工校内调动材料

长期

19

教职工的录用、调入的有关材料(包括转移行政、工资关系介绍信)

长期

20

教职工调出的有关材料(包括转移行政、工资关系介绍信存根)

长期

21

教职工援外和支援边远地区材料

短期

22

教职工退职、离职和出国的有关材料

长期

23

教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料

长期

24

教职工退休返聘工作的材料

长期

25

教职工福利及教职工伤、残的规定、通知、死亡人员名单及善后工作等工资材料

长期

26

教职工商调函件

长期

27

使用临时工有关材料

长期

28

来信来访材料

长期

29

教职工死亡档案(另单独专门排列)

永久

XZ13 监察审计

序号

类 目 名 称

保管

期限

1

上级有关监察、审计工作文件

长期

2

监察、审计工作方面的规章制度

长期

3

监察、审计工作计划、总结、调查报告

长期

4

监察、审计工作统计年报及重要报表

长期

XZ14 武装保卫

序号

类 目 名 称

保管

期限

1

上级有关公安保卫工作的文件

长期

2

公安保卫工作方面的规章制度

长期

3

公安保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表

永久

4

师生员工中案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书

长期

5

师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复

长期

6

要害部门的公安保卫、消防工作

长期

7

保卫工作会议记录及治安情况通报、简报

短期

8

上级有关武装、人防、民兵、军训工作文件

长期

9

武装部的规章制度

长期

10

武装部的工作计划、总结、调查报告

长期

11

武装部的工作统计年报及重要报表

长期

12

复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表(卡)

长期

XZ15 总务

序号

类 目 名 称

保管

期限

1

上级有关总务后勤工作的文件材料

短期

2

有关总务后勤工作计划、工作总结、工作报告、调查材料、规章制度

长期

3

房屋管理、调配使用、转移等的规定、总结

长期

4

防震、防汛、三废治理工作的文件材料

长期

5

卫生、医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等文件

长期

6

师生员工健康状况调查材料及统计表

永久

7

本校计划生育工作文件及领取独生子女证名册

长期

8

车辆管理工作制度及购车的请示、批复

长期

9

伙食工作的有关材料

短期

10

校园绿化工作的有关材料

短期

XZ16 档案、图书

序号

类 目 名 称

保管

期限

1

上级有关档案、图书工作的文件

长期

2

档案、图书工作规章制度

长期

3

档案、图书工作计划、报告、总结

长期

4

档案、图书概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报

永久

5

档案、图书部门与校外交流(国内外接受、赠送、交换书刊的单位及重要来往文书)的有关材料

长期

6

档案馆指南、全宗介绍、制度汇编

永久

3.教学类

JX11 综合

序号

类 目 名 称

保管

期限

1

上级下达的有关教学工作的文件材料

长期

2

教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法

永久

3

学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结

永久

4

教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料

长期

5

非学历教育的培训班、进修班材料

长期

6

统计报表

永久

7

学生运动会材料

长期

JX12 学科与实验室建设

序号

类 目 名 称

保管

期限

1

上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料

长期

2

学科、专业、实验室建立论证、申报、审批材料

永久

3

重点学科、专业、实验室建设材料

永久

4

学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料

长期

5

学科、专业、实验室建设统计报表

永久

6

博士后站、博士点、硕士点建设的计划、总结材料

长期

7

博士后人员的研究工作报告、考核表 (由本人离站前送档案馆)

长期

JX13 招生

序号

类 目 名 称

保管

期限

1

上级有关招生工作的文件材料

长期

2

招生计划、规定、生源计划

长期

3

新生录取材料及新生名单

长期

4

招生宣传、招生工作总结、招生简章

短期

5

研究生入学试题及指导教师名册

长期

JX14 学籍管理

序号

类 目 名 称

保管

期限

1

新生入学登记表

永久

2

学生学籍卡片

永久

3

学生成绩总册

永久

4

在校学生名册

永久

5

学生学籍变更材料(升级、留级、休学、复学、转学、退学)

长期

6

学生表彰、奖励材料(奖学金、优秀学生、先进班级和各种获奖材料)

长期

7

学生处分材料

长期

JX15 课堂教学与教学实践

序号

类 目 名 称

保管

期限

1

各专业教学计划、教学大纲

永久

2

课程建设要求及安排、校历表、课表

长期

3

各系、科、专业课程试题库

长期

4

典型教案、重要备课记录

长期

5

教学实习、生产实习计划、总结及有关材料

短期

6

社会调查、社会实践计划、总结及有关材料

短期

JX16 学位

序号

类 目 名 称

保管

期限

1

上级有关学位工作文件材料

长期

2

学位评定条例、办法及计划、总结

长期

3

学位委员会会议记录、决定

长期

4

学位委员会授予各层次学位清册

永久

5

本科生优秀学士学位论文,博士、硕士研究生学位论文及评审材料

长期

JX17 毕业生

序号

类 目 名 称

保管

期限

1

上级有关毕业生的文件材料

长期

2

毕业生工作计划、简报、总结

长期

3

毕业生名册

永久

4

毕业证、学位证签领名册

永久

5

毕业生派遣证领取签收册

永久

6

毕业生就业统计表

长期

7

全国普通高等学校毕业生就业协议书

长期

8

毕业生就业方案

长期

9

毕业生推荐表

短期

10

毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料

长期

JX18 教材

序号

类 目 名 称

保管

期限

1

自编、主编教材

长期

2

各系各专业使用教材目录

长期

3

自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集

长期

4

教材建设及教材管理评估材料

长期

5

其他有保存价值的自编参考资料

短期

附录:存放院(系)教学类档案

序号

类 目 名 称

保管

期限

1

本科生毕业论文及评审意见

长期

2

课堂教学材料、课程进度表

短期

3

教师任课安排、教案

长期

4

优秀实习报告

短期

5

本科专业教学检查、调查材料及总结

短期

6

教学工作量核算、登记材料

短期

4.科学研究类档案二级类目KJ12按单项科研项目成套性文件整理归档,保管期限按科研项目的级别分为:重大级研究面目为永久、重要级研究项目为长期、一般级研究项目为长期或短期。(参见《高等学校档案工作规范》第四节 7.5.2.1-3要求划分)

KY11 综合

序号

类 目 名 称

保管

期限

1

科研行政管理文件材料

长期

2

科研计划管理文件材料

长期

3

科研成果管理文件材料

长期

4

科研经费管理文件材料

长期

5

申报科学基金及有关批复

长期

6

学术活动材料

短期

KY12 按单项科研项目设置类目

项目级别

重大级

重要级

一般级

保管期限

永 久

长 期

短 期

序号

类 目 名 称

1

科研准备阶段

(1) 开题报告与课题调研论证材料

(2) 任务书、合同、协议书

(3) 课题研究计划、设计

(4) 计划执行情况、计划调整或撤销报告

(5) 课题投资和预决算材料

2

研究实验阶段

(1) 实验、测试、调查、考察的各种原始记录

(2) 数据处理材料,包括计算机处理材料(如程序设计说明、框图、计算结果)

(3) 设计的文字说明和图纸(底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等)

(4) 阶段小结、讨论记录、执行情况、年度报告

(5) 配套的声像材料

(6) 样品、标本等实物的目录

3

总结鉴定阶段

(1) 研究报告、专题报告

(2) 研究论文、专著

(3) 技术性报告

(4) 专家评审意见

(5) 鉴定会材料(代表名单、会议记录、鉴定意见等)

(6) 鉴定证书

(7) 推广应用意见

(8) 课题工作总结

4

申报奖励阶段

(1) 科研成果登记表

(2) 科研成果报告表

(3) 科研成果奖励申报与审批材料

(4) 科研成果获奖材料(奖杯、奖章、证书等)原件或影印件

(5) 专利申请书或证书原件或影印件

5

推广应用阶段

(1) 转让合同、协议书

(2) 生产定型鉴定材料

(3) 成果被引用或投产后反馈意见

(4) 推广应用方案及实施情况,使用价值和经济价值

(5) 扩大试生产的文件

(6) 成果宣传报导材料

(7) 对外学术交流材料






5.产品生产与科技开发类

CP11 综合

序号

类 目 名 称

保管

期限

1

上级关于产品生产与科技开发管理的文件

长期

2

为产品生产与科技开发制定的各种规定、条例、办法、制度及手册、图表

长期

3

产品生产与科技开发的请示、报告、批复、批示

长期

4

产品生产与科技开发、管理与专业协作单位有关技术性方面来往的文件材料

长期

5

产品生产与科技开发年度工作计划、总结、统计报表

永久

CP12 按单项产品项目设置类目

序号

类 目 名 称

保管

期限

1

销售管理

(1) 产品用户清册

(2) 产品销售合同、协议书、重要洽谈会议记录

(3) 用户反馈的产品技术文件材料

(4) 产品说明书、宣传品、产品样张

(5) 产品用户交验协议

长期

2

产品计划准备阶段材料

(1)任务书、调查材料、方案论证材料、技术协议与委托书、发展建议书、上级指示批文

长期

3

产品生产计划设计(研制)阶段材料

(1) 总体方案设计材料

(2) 全套设计定型图纸

(3) 技术设计说明书、计算手稿、实验数据和实验记录及分析报告

(4) 通用件、标准件、外购件、外协件明细表、图样目录

(5) 阶段性技术总结、产品设计工作总结、设计定型报告及批复

(6) 产品说明书、技术条件、标准、产品证明书等

长期

4

产品生产试制与鉴定阶段材料

(1) 试验大纲、试验记录及试验工作总结

(2) 鉴定大纲、产品鉴定证书、产品证明书、产品合格证

(3) 试验规程和记录、样机底片、照片等

(4) 得奖材料、专利材料

(5) 论文、专著

长期

5

产品生产阶段材料

(1) 生产任务书、生产方案计划

(2) 全套工艺定型图纸、技术条件说明书

(3) 工艺说明书、工艺规程、工艺路线、工艺实验记录、分析和鉴定材料等全部工艺文件材料

(4) 材料定额和代用单、工时定额

(5) 生产定型报告及批复

(6) 重大质量事故分析,重要联席会议纪要

(7) 各种更改单及技术通知单

(8) 生产工作总结报告、技术工作总结报告

长期

KY13奖状

序号

类 目 名 称

保管

期限

1

科技奖励获奖奖状等

永久

2

科技奖励获奖证书等

永久

6.基本建设

JJ11 综合

序号

类 目 名 称

保管

期限

1

上级有关基建工作的文件

长期

2

基建工作规章制度

长期

3

基建工作计划、总结、简报

长期

4

基建工作总体规划

永久

5

基建工作年度(季度)总结、统计报表

永久

6

基建工程财务预、决算

长期

7

全校性总体规划、设计总平面图

永久

8

水、电、气管道分布图

永久

9

地质勘探、地形测量材料

永久

JJ12 按单项工程设置类目

保管期限

与单项工程共存

序号

类 目 名 称

1

可行性研究

(1) 项目建议书及上级批复

(2) 可行性研究报告

(3) 项目评估

(4) 环境预测、调查报告

(5) 设计任务书及计划任务书

2

设计基础

(6) 工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明

(7) 地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录

(8) 水文、气象、地震等其它设计基础材料

3

设计文件

(1) 初步设计

(2) 技术设计

(3) 施工图设计

(4) 技术秘密材料、专利文件

(5) 设计计算书

(6) 关键技术实验

(7) 总体规划设计

(8) 设计评价、鉴定及审批

4

工程管理文件

(1) 征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书

(2) 承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件

(3) 施工执照

(4) 环保三同时、消防、卫生等条件水、电、气、暖供应协议书

(5) 产权证书

5

施工

(1) 土地施工文件

1) 开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要

2) 施工设计、施工方案、施工计划、施工技术措施

3) 原材料及构件出厂证明、质量鉴定

4) 建筑材料实验报告

5) 设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批

6) 土建施工定位测量地质勘察

7) 土、岩试验报告,基础处理,基础工程施工图

8) 隐蔽工程验收记录

9) 工程测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告

10)分项、分单位工程抽量检查、评定

11)交工验收启示证明

12)竣工报告、竣工验收报告

(2) 设备及管线安装施工文件

1)开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要

2)设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批

3)焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录

4)隐蔽工程检查验收记录

5)强度、密闭性试验报告

6)设备调试记录

7)施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告

8)系统调试、实验记录

9)管线清洗、通水、清毒记录

10)管线标高位置,坡度测量记录

11)中间交工验收记录证明,工程质量评定

12)竣工报告、竣工验收报告

(3) 电气、仪表安装施工文件

1) 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审

2) 设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批

3)调试、整定记录

4)性能测试和校核

5)施工安装记录,质量检查评定,事故处理报告

6)操作、联动试验

7)电气装置交接记录

8)中间交工验收记录、工程质量评定

9)竣工报告、竣工验收报告

6

竣工验收

(1) 竣工验收报告

(2) 全部竣工图纸

(3) 质量评审材料

(4) 工程现场声像材料

(5) 竣工验收会议决定、文件

7

基建财务、器材管理

(1) 财务计划、年度计划

(2) 工程概算、预算、决算

(3) 主要材料消耗、器材管理

(4) 交付使用的固定资产

8

生产技术准备、试生产

(1) 技术准备计划

(2) 试生产管理、技术责任制

(3) 试车方案、产品技术参数,性能、图纸

(4) 设备试车、验收、运转、维护记录

(5) 安全操作规程、事故分析报告

(6) 技术培训材料

(7) 工业卫生、劳动保护材料




7.仪器设备类

SB11 综合

序号

类 目 名 称

保管

期限

1

上级有关仪器、设备管理政策、规定文件

长期

2

仪器、设备管理的规章制度

长期

3

设备工作计划、报告、总结、调查材料

长期

4

仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案

长期

5

仪器、设备移交清册及设备仪器报废,调拨报告和批复

长期

6

有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料

长期

SB12 仪器设备项目

序号

类 目 名 称

保管期限

1

申购报告、计划、论证报告(论证会文件、记录等)

长期

2

上级或主管领导批复和准购批示

长期

3

定购合同(复印件)和会谈纪要、记录等

长期

4

进口设备过程中有关的技术商务文件

长期

5

开箱记录及装箱单

长期

6

安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单

长期

7

验收报告及文件材料

长期

8

索赔来往函件及结果文件

长期

9

设备说明书及全套随机文件材料

与设备共存

10

使用、检修、故障事故记录(设备履历表)

与设备共存

11

重大事故的调查分析及处理意见

与设备共存

12

技术改造和开发过程中形成的技术文件材料

与设备共存

8.出版类

CB11 综合

序号

类 目 名 称

保管

期限

1

上级有关编辑出版工作的文件

长期

2

上级召开的编辑出版工作会议文件

短期

3

编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报和重要会议记录

永久

4

编辑出版工作规章制度、统计报表

永久

5

编辑出版部门在管理工作中形成的文件材料

短期

CB12-14 出版物项目

序号

类 目 名 称

保管

期限

1

编辑出版合同、协议书

长期

2

出版请示和批复

长期

3

原稿(含照片、手迹原件)或复制件(退还作者后应有原稿签收单)

长期

4

各级审稿单或历次审稿意见和作者的来往信件

长期

5

封面设计图样

短期

6

出版通知单,书刊,音像出版物样品

永久

7

出版发行记录、发稿后的变动情况,稿酬、版税通知单

短期

8

获奖或受查处情况的事件材料

长期

9

有参考价值的读者来信、重要评论

短期

10

再版修改意见

短期

11

校出版刊物

长期

以上主要对书稿、音像出版物而言。报纸、刊物酌减。二级类目代号: CB12报纸、CB13刊物、CB14书籍。

9.外事类

WS11 综合

序号

类 目 名 称

保管

期限

1

上级关于外事工作的文件材料

长期

2

外事工作规章制度、计划、总结、简报等

长期

3

外事工作统计报表等

永久

4

外事工作会议材料

长期

WS12 出国(境)

序号

类 目 名 称

保管

期限

1

上级对出国(境)人员的有关文件材料

长期

2

国际学术会议论文

长期

3

投寄国外的学术论文

长期

4

出国(境)人员考察、访问材料

长期

5

出国(境)讲学、研究人员有关材料

长期

6

出国(境)进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书(影印件)

永久

7

国际比赛、竞赛

长期

WS13 来校

序号

类 目 名 称

保管

期限

1

上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件

长期

2

外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料

长期

3

外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等材料

永久

4

来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料

长期

5

国际比赛、竞赛

长期

WS14 国际合作与会议

序号

类 目 名 称

保管

期限

1

中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录

永久

2

完成的国际合作项目、成果等材料

永久

3

授予外籍人员名誉称号的材料

永久

4

双方互赠的礼品、纪念品

长期

5

国际会议的有关材料

长期

6

合作项目中外单位完成项目、成果等材料

长期

WS15 外国留学生工作

序号

类 目 名 称

保管

期限

1

录取审批材料

永久

2

学籍登记表、学籍卡片

永久

3

教学计划、大纲、安排

长期

4

学习情况、成绩及评语

永久

5

学位论文及学位证书复印件

长期

6

学生名册

永久

7

学生去向及有关材料

长期

10.财会类

CK11 综合

序号

类 目 名 称

保管

期限

1

上级有关财会工作的文件材料

永久

2

财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件

长期

3

基金管理工作文件

短期

4

有关财务管理方面的其他文件材料

短期

5

会计移交清册

长期

6

财会档案移交保管清册

永久

7

财会档案销毁清册

长期

CK12 会计报表

序号

类 目 名 称

保管

期限

1

决算报表(含基建综合决算)

永久

2

预算会计报表

短期

3

年度以上规划表、分配计划、测算表

长期

4

年度以上各种统计报表(含工资报表)

长期

5

季度以下各种计划、统计报表

短期

CK13 会计帐簿

序号

类 目 名 称

保管

期限

1

涉及外事会计账簿

永久

2

总账

长期

3

预算内账簿(含明细账、分户或登记账)

短期

4

预算外账簿(含明细账、分户或登记账)

短期

5

校专项基金账簿

短期

6

日记账

短期

7

其中:现金、银行存款日记账

长期

8

固定资产明细账(卡片)(固定资产报废清理后保管五年)

短期

CK14 会计凭证

序号

类 目 名 称

保管

期限

1

涉及外事的会计凭证

永久

2

预算内各种原始凭证、记账凭证

短期

3

预算外各种原始凭证、记账账单

短期

4

基金各种原始凭证、记账凭证

短期

5

银行存款余额调节表

短期

6

会计拨款凭证及其他会计凭证

短期

7

银行对外账单

短期

8

涉及债权、债务及未清理完毕的凭证

长期

CK15 工资清册

序号

类 目 名 称

保管

期限

1

工资发放名册、卡片

永久

2

工资转称、证明、通知存根

长期

3

各种奖金、奖学金、助学金、名册、卡片等

短期

二、不归档的文件材料的范围

1.上级机关普发的仅供参阅、不办的文件材料;上级机关发来的供工作参考的抄件;上级机关征求意见未定稿的文件;

2.重份文件;

3.无查考利用价值的事物性、临时性文件;

4.未经会议讨论、未经学校领导审阅、签发的未生效的文件、电报草稿,一般性文件的历次修改稿、铅印文件的各次校对稿(学校领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外);

5.从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料;为参考目的从各方面收集的文件材料;

6.无特殊保存价值的信封,一般性表态,询问一般性问题,提出一般性建设意见的人民来信。

8.学校内部互相抄送的文件材料,不应履行公文的行文、介绍信等;

9.本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料;

10. 为参考目的从各方面收集的文件材料;

11.非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。

二00八年九月十二日