首页 >> 法律法规 >> 学校制度 >> 正文  
海南大学档案实体分类法
2008年09月19日 08:19 档案馆  点击:[]

海南大学档案馆文件

海大档〔2008〕4号

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

海南大学档案实体分类法

一、编制目的

为了统一我校档案实体的分类,实现全校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化,以提高我校档案业务建设的整体水平,根据《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》所确定的基本原则,结合本校档案工作实际,特制订本方案。

二、编制原则

1.考虑我校档案工作的历史、现状和今后的发展,从实际出发,体现教学、科研档案在学校档案中的中心地位,党政管理档案统率全局的作用。

2.以我校全部档案(除人事、学生档案外)为对象,按照学校档案形成的领域范畴将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同类别。

三、类目设置与主要内容

(一)一级类目的设置与标识

一级类目是我校档案实体分类的最高层位。我校档案确定的一级类目计12个。其标识采用一级类目名称表征汉字的第一个拼音字母,例如:行政(Xing Zheng)标识为“X Z”。

一级类目名称、标识符号和主要内容如下:

1.党群 DQ 主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料。

2.行政 XZ 主要包括学校行政职能部门(除教学、科研、基建、产品、设备、出版、外事、财务管理文件外)工作中形成的文件材料。

3.教学工作 JX 主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。

4.科学研究 KY 主要包括科学研究管理和科研实践活动中形成的文件材料。

5.产品生产与科技开发 CP 主要包括产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。

6.基本建设 JJ 主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。

7.仪器设备 SB 主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节形成的文件材料。

8.出版 CB 主要包括出版工作管理和出版活动中形成的文件材料。

9.外事 WS 主要包括外事工作管理和外事活动中形成的文件材料。

10.财会 CK 主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。

11.声像 SX 主要包括学校各项工作和重要活动中形成的声、像材料

12.实物 SW 主要包括部省级以上领导,名人等的题词、印章、字(书)画、礼(纪念)品,及非科研类奖状等实物。

(二)二级类目是对一级类目的细分,细分的标准是根据该类档案形成的规律和特点,结合档案记述和反映内容性质进行设置。根据我校的实际情况,党群类、行政类、外事类档案只设一级类目,教学类、科研类、产品与开发类、基本建设、仪器设备、出版、财会档案设到二级类目。

四、类目划分与标识

(一)党群类 DQ (所设二级类目用于排列顺序,档号按一级类目下大流水编号)

DQ 11 党务综合 (各分党委、总支、直属支部综合材料入此)

DQ 12 纪 检 (监察材料入此)

DQ 13 组织 (党校材料入此)

DQ 14 宣传教育(学生政治思想工作材料入此)

DQ 15 统战 (民主党派材料入此)

DQ 16 工会 (妇女工作材料入此)

DQ 17 团委 (学生社团材料入此)

(二)行政类 XZ (所设二级类目用于排列顺序,档号按一级类目下大流水编号)

XZ 11 综合(教职工代表大会,学校评估,校史工作,学院、系、所等单位综合材料入

此)

XZ 12 人事(师资培养材料入此)

XZ 13 审计

XZ 14 武装保卫

XZ 15 总务(计划生育等材料入此)

XZ 16 档案、图书

(三)教学类 J X

JX 11 综合(针对本校的教学文件、学生运动会材料、教学评估、优秀教学评奖材料等

入此)

JX 12 学科与实验室建设(博士后流动站、博士点、硕士点建设材料入此)

JX 13 招生

JX 14 学籍管理

JX 15 课堂教学与教学实践

JX 16 学位

JX 17 毕业生(毕业生信息反馈材料入此)

JX 18 教 材

(四)科研类 KY

KY 11 综 合(科技文件、科研经费管理、科研计划等材料入此)

KY 12 项 目

KY 13 奖 状

(五)产品类 CP

CP11综合

CP12产品种类或项目设置

(六)基建类 JJ

JJ 11 综合

JJ 12 项目工程

(七)设备类 SB

SB 11 综合

SB 12 仪器设备项目

(八)出版类 CB

CB 11 综 合

CB 12 报 纸

CB 13 刊物

CB 14 书籍

(九)外事类 WS (所设二级类目用于排列顺序,档号按一级类目下大流水编号)

WS 11 综 合

WS 12 出 国(境)

WS 13 来 校

WS 14 国际合作与会议

WS 15 外国留学生工作

(十)财会类 CK

CK 11 综 合

CK 12 会计报表

CK 13 会计帐簿

CK 14 会计凭证

CK 15 工资清册 (贷学金、奖学金、助学金名册入此)

CK 16 涉及债权等凭证

(十一)声像类 SX

SX 12 照 片

SX 13光 盘

SX 14录音带

SX 15录像片

(十二)实物类 SW

SW 12 荣誉证书

SW 13 奖状

SW 14 奖章

SW 15 奖牌

SW 16 奖杯

SW 17 锦旗

SW 18 礼品

SW 19 名人字画

SW 20 纪念品

SW 21 校牌、匾

SW 22 印信(钢印、铜印、胶印、木印)

SW 23 有收藏价值的教学科研设备设施

五、档号的编制方法

档号是存取档案的代号,排架的依据,反映我校档案实体分类体系和物理位置。档号编制原则应遵循“唯一性、合理性、稳定、简明”原则,即同一全宗内的档号不得重号和空号,不能随意变动,层次尽量少,能适应计算机辅助管理的要求;方便插件与扩展,并有利于发挥排架、检索的双向功能。

档号结构、标识和模式:

年度号 — 类目号 —保管期限— 件号

例:2007年党委会议记录的档案号为:2007 — DQ —永久—1

2007年学科建设计划的档号为:2007 — JX12 —长期— 9

六、档案实体排架

1.党群类、行政类、外事类按“年度、一级类目、保管期限、件号(流水)”排架。

2. 教学类、科研类、产品与开发类、基本建设、仪器设备、出版、财会档案类按“年度、二级类目、保管期限、件号(流水)”排架。

3.声像类、实物类档案按“二级类目(载体类型)、保管期限、年度、件号(流水)”排架。

二00八年九月十二日

//www.hainanu.edu.cn