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第一条 为了规范我校学生档案管理，根据《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》，特制定本办法。
第二条 本办法所称的学生档案是指国家计划招生的我校研究生、本科生和专科学生的个人档案，内容包括学生在各个学习阶段中的学籍、成绩、健康、考核、毕业等各种登记表，党、团组织材料，奖惩材料等。
第三条 学生档案材料的归档工作直接关系到人事档案的完整性和学生的切身利益。对所收集的材料，一定要做到材料齐全，内容真实，签署完备。
第四条 按照集中统一管理档案的原则，我校学生档案由学校档案馆统一集中管理。档案馆设立学生档案室，由学生档案室专门负责对学生档案整理、保管、利用和传递。
第五条 各个学院及有关行政管理部门制定切实可行的规章制度和责任制，做好学生档案材料收集工作，充实档案内容。各学院学生工作办公室和研究生教学秘书应积极做好本部门学生档案材料的汇总、整理工作，协助学校档案馆对学生档案进行管理。
第六条 学生档案材料应反映学生在校期间的学习、生活等过程中形成的各种有价值的材料，为了使学生档案适应国家人事工作的需要，在新生原档案基础上，不断地收集充实学生档案，内容如下。
（一）招生录取材料：新生电子档案（普通高等学校招生报名登记表、普通高等学校招生体格检查表、考生当前信息表）和录取通知书。
（二）学籍材料：新生登记表、学籍卡片、研究生中期考核登记和学年鉴定表等; 休学、退学、转学、转专业、出国、死亡等学籍变更证明材料。
（三）学习材料：主修、选修、辅修的各科成绩单；培养计划、研究生论文开题报告。
（五）学位材料：博士、硕士研究生学位卡、学位申请书、论文评审材料（论文评阅人审批表、评阅书、答辩委员会审批表、论文答辩会议记录和学位授予决议书）；学士学位审批表等。
（六）毕业材料：毕业生登记表、毕业生学位材料卡片、学生体检表、体育达标卡、学位证明、毕业生就业介绍信附件。
（七）组织材料：学生在校期间参加中国共产党、共青团及民主党派的材料（入党材料包括入党志愿书、入党申请书、外调材料、思想汇报和转正申请书）。
（八）奖励材料：学生在校期间获得的省部级、校级表彰奖励活动中形成的各种表彰材料（如三好学生、优秀学生干部、优秀毕业生、专项奖学金等评审证明材料）。
（九）处分材料：学生在校期间违反校规、校纪，触犯国家法律等形成的各类处分材料（包括甄别、复查材料及处理意见）。
（十）贷款材料：学生工作处和研究生处提供的国家助学贷款、学校贷学金等还贷情况的材料。
第七条 新生入学后，其档案材料由招生办公室转到档案馆；学生自带档案的，应由各学院学生工作办公室老师和研究生教学秘书收齐后移交到档案馆。
第八条 归档档案材料必须是办理完毕的正式文件材料。
第九条 归档材料必须完整、真实，文字清晰，对象明确，注明承办单位及时间。
第十条 手续必须完备。凡材料规定由组织审查盖章的，必须加盖公章；个人文字材料必须由本人签字。
第十一条 手工书写应用不褪色的黑色墨水，字迹要求工整清晰。
第十二条 涉及学生成绩、奖励、处分等重要内容需要更改的，在更改处签上经办人的姓名并盖公章。
第十八条 档案馆设立学生档案室，由学生档案室专门负责整理、保管、保护人事档案。
第十九条 整理学生档案，须熟知档案工作专业知识、档案管理有关规定，掌握修复、打印、抄写、压平、剪裁、糊表等档案整理工作的方法和技能，做到收集完整，鉴别准确、整理有序、保管安全，便于利用。
第二十条 学生档案的档案盒（袋）、目录的样式 、规格、按国家统一的标准制作。
第二十一条 档案馆应根据安全保密、便于查找的原则，对 学生档案进行科学地保管。要建立严格的登记和统计制度，每年全面检查核实一次，发现问题及时解决。
第十三条 学生毕业、升学或转学、退学、出国、开除和死亡等学籍变动，应及时将档案转给新的主管单位。
(一)毕业生档案按毕业生就业报到证、就业介绍信上签发的单位转送。考取研究生的学生，其档案按录取院校地址转送。转学、出国的学生，其档案按新院校或新单位地址转送。
(二)被开除学籍、退学、死亡的学生，其档案从办理学籍变动起，档案转回其入校前所在县、市招生办公室或家长（监护人）现居住的档案管理部门。
(三)当年未报到的新生档案转回生源地省、自治区、直辖市普通高等学校招生办公室。
(四)未按时间到用人单位报到，被用人单位退回学校的毕业生档案，其档案转回生源所在地的人事劳动部门。
第十四条 学生档案必须经严格密封通过机要或遵照有关规定转递。必要时可派专人送取。学生档案一般不准由本人自带，但在特殊情况下档案经严格密封后，本人凭单位开具的商调档案函或证明可自带档案，但对转递过程中档案遗失、私自开封等后果由本人自负。
第十五条 转出转入的学生档案材料必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，严禁扣留材料。
第十六条 转出的学生档案，要认真填写《档案转递单》，逾期一个月未收到回执单，要写信催问，以防丢失。对转入的学生档案，经核对无误后要及时将回执签名盖章后寄回。
第十七条 任何单位或个人无权截留或扣发毕业生档案。
第十八条 学生毕业时可根据自己的就业情况确定档案是否留在学校保管。确定档案在学校保管的毕业生需要与学校档案馆办理托管档案的有关手续。
托管的档案免费保管2年，超过2年的按《海南大学档案利用收费办法》标准收取费用。
第十九条 本校历届毕业生的个人档案因丢失等原因如需补办，必须持个人补办申请表，（说明就读毕业的具体情况）、所在单位出具档案遗失证明、原所在学院的证明材料和从教学类档案里提取的学籍证明，经核实毕业证书，可补发毕业生登记表。
第二十条 在校期间若需查阅、复印、摘抄和拍摄学生档案，必须履行登记手续和批准手续。党委组织部门、校团委、各院党政负责人、学工办老师可登记后查阅、借阅；其他人员未经档案馆负责人签字批准不得私自查阅、借阅档案。
第二十一条 任何学生不得查阅或借阅本人或他人档案。
第二十二条 学生档案一般不外借。如必须借出使用时，应在“查阅档案报告表”上说明理由，并经借阅单位和档案馆负责人批准，严格履行登记手续后，通过组织借出，并按期归还（借阅期限不超过一周）。借阅期间不得私自转借他人或由他人归还，不得擅自处理档案材料，如有丢失由借阅单位负责，并依法追究其责任。杜绝个人外借。
第二十三条 查阅、借阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、污损、批注、拆散、抽取、撤换和增添档案材料。未经批准不得擅自拍摄、复制档案内容。
第二十四条 学生毕业后，如需查询其个人档案的处理情况，本人可持有效证件进行查询。
