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海南省数码照片档案管理暂行规定
2008年04月21日 17:27 档案馆  点击:[]

第一章 总则第一条 为加强和规范数码照片档案的管理,根据《照片档案管理规范》(GB/T11821-2002)和《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)等有关法规标准,结合海南省的实际情况,制定本规定。

第二条 数码照片是指用扫描仪、数码照相机等设备获得的,以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统阅读并可在通信网络上传送的静态图像文件。

第三条 数码照片档案是指国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的,有保存价值的数码照片。数码照片档案一般由数码照片和该照片的文字说明两部分组成。第二章 收集范围与归档要求第四条 收集范围

凡是反映本单位工作活动,具有查考利用价值的数码照片均属收集范围。具体参照国家标准GB/T11821—2002《照片档案管理规范》收集。

第五条 归档要求

1.凡属收集范围的数码照片,由摄影者或形成部门按本规定进行整理,在年度内定期向单位档案机构或档案工作人员移交归档;重大活动或重大事件形成的照片档案,工作结束后一个月内应整理移交归档,任何单位或个人不得拒绝归档或据为己有。

2.归档的数码照片、文字说明二者应齐全。文字说明要体现时间、地点、人物、事由、背景、摄影者等要素,准确切地反映数码照片的内容。

3.对反映同一内容的若干数码照片,应选择其主要数码照片归档。主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。

4.收集归档的数码照片应为JPEG或TIFF通用格式。对于采用非通用文件格式的数码照片,收集时应在保证分辨率不变的前提下,将其转换成JPEG或TIFF通用格式,并在备注栏中说明。

5.拍摄数码照片的像素数应在300万以上,扫描照片的线数应不低于600dpi。

6.对具有永久保存价值的数码照片,收集时必须同时冲印出纸质照片并附加说明一同归档,按照国家标准GB/Tl 1821—2002《照片档案管理规范》整理保存,并应在整理时于参见号处注明对应数码照片的档号。

第三章 整理

第六条 整理原则:数码照片档案的整理应遵循有利于保持数码照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。

第七条 保管期限是指根据数码照片档案的保存价值划定的存留年限。本规定划分的数码照片档案保管期限有永久和定期两种,其中定期为30年。数码照片档案保管期限划分按照国家档案局2006年8号令即《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》执行(其中10年期限合并为30年)。

第八条 鉴定:没有保存价值的或重复的数码照片不得归档。反映同一场景的数码照片一般只收集一张。归档的每一张数码照片都要确定保管期限。

第九条 分类:在同一全宗内,数码照片按“保管期限——形成年度”分类。形成数码照片比较多的单位也可按“保管期限——形成年度——问题”分类。分类方案应保持前后一致,不应随意变动。不同年度的数码照片应分别整理。

第十条 排列、编号

在光盘根目录下建立一个命名为“DATA”的文件夹。DATA文件夹下存放同一年度同一保管期限的数码照片。数码照片按形成时间(或重要程度)先后排列,一组联系密切的数码照片应排列在一起。

数码照片档号格式为:全宗号-保管期限代字-数码照片号。

全宗号:档案馆给立档单位编制的代号

保管期限代字:永久、定期分别用Y、D代表标注

数码照片号:是指在同一保管期限同一年度(光盘根目录文件夹“DATA”)内数码照片的排列顺序号,由“形成年度+流水号”构成。

形成年度和流水号各为4位阿拉伯数字,不足四位的在前补“0”。使用专门的档案管理软件辅助管理时可在著录时由软件自动生成。

例:“2007年2月1日召开的全省档案工作会议” 数码照片,如排列为2007年归档的第16张数码照片,就将其拷贝到“DATA”文件夹下,并重命名为20070016.jpg(数码照片)或20070016.tif(扫描照片)。

第十一条 编制数码照片光盘目录

数码照片光盘目录应逐张光盘编制,应使用经过档案行政管理部门认定的计算机档案管理系统进行编制与管理。

数码照片光盘目录项目包括:全宗号、光盘号、题名、起止年月、张数、保管期限、备注(数码照片光盘目录格式见附件1)。

全宗号:同级档案馆给立档单位编制的代号;

光盘号:在同一全宗同一保管期限内,按形成时间从“0001”开始编制流水号;

题名:全宗名称+年度+内容+数码照片文件;

起止年月:指光盘内数码照片的最早拍摄年月和最晚拍摄年月,用12位阿拉伯数字表示,如“200701-200712”;

张数:光盘内数码照片文件数;

保管期限:根据划定情况填写“永久”或“30年”;

备注:注释需要补充和说明的情况。

第十二条 编制盘内数码照片文件目录

盘内数码照片文件目录应逐张照片编制,应使用经过档案行政管理部门认定的计算机档案管理系统进行编制与管理。

盘内数码照片文件目录项目包括:全宗号、保管期限、光盘号、数码照片号、题名、拍摄时间、拍摄者、备注。(盘内数码照片文件目录格式见附件2)。

全宗号:同级档案馆给立档单位编制的代号;

保管期限:根据划定情况填写“永久”或“30年”;

光盘号:在同一全宗同一保管期限内,按形成时间从“0001”开始编制流水号;

数码照片号:是指在同一保管期限同一年度(光盘根目录文件夹“DATA”)内数码照片的排列顺序号,由“形成年度+流水号”构成。

题名:简明概括的反映数码照片的具体内容,包括时间、地点、人物(要标明主要人物的具体位置)、事由、背景等要素;

拍摄时间:数码照片的拍摄时间,用8位阿拉伯数字表示,如20040104;

拍摄者:一般填写个人,必要时可加填单位;

备注:注释需要补充和说明的情况。

第十三条 填写数码照片光盘封面

光盘刻制后应装入光盘专用包装盒,并在光盘的包装盒上加贴数码照片光盘封面。封面内容包括:全宗号、保管期限、光盘号、全宗名称、题名、形成时间、照片张数、制作时间、制作人、套别、审核人等。(光盘封面格式见附件3)

全宗号:同级档案馆给立档单位编制的代号;

保管期限:根据划定情况填写“永久”或“30年”;

光盘号:在同一全宗同一保管期限内,按形成时间从“0001”开始编制流水号;

全宗名称:立档单位的全称或通用简称;

题名:全宗名称+年度+内容+数码照片文件;

起止年月:指光盘内数码照片的最早拍摄年月和最晚拍摄年月,用12位阿拉伯数字表示,如“200701-200712”;

张数:光盘内数码照片文件数;

套别:填写A、B、C。其中A表示封存,B表示利用,C表示异地保存;

制作人:制作数码照片光盘的人员姓名;

审核人:负责检查数码照片光盘质量的人员姓名;

制作时间:制作数码照片光盘的时间。第四章 存储第十四条 数码照片归档后,刻制在一次性光盘上,其内容组织结构为:

根目录 1.说明文件(SM.TXT)

2.盘内数码照片文件目录(ML)

3.数码照片档案文件夹

(DATA) 数码照片号1

(20070001.jpg)

数码照片号2

(20070002.tif)

数码照片号3……

1.说明文件命名为SM.TXT,文件存储格式为文本文件,主要说明本张光盘的各类信息。内容包括存储数码照片档案的全宗名称、全宗号、归档年度、保管期限、照片数量、照片反映的主要内容、摄影者等。

2.数码照片文件目录命名为ML,其内容是盘内数码照片文件目录的电子版本,建议使用由档案行政管理部门认定的计算机档案管理系统编制生成或由专门的表格软件编制生成(目录格式见附件2)。

第十五条 同一个年度的数码照片档案应刻录在一张或多张光盘中。不同年度不同保管期限的数码照片档案不应存储在同一张光盘中。

第十六条 永久保存的数码照片档案光盘应刻制一式三套,分别用A、B、C标注:A套封存保管,B套供查阅使用,C套异地保管。定期保存的刻制一式二套,即A套和B套。

第十七条 推荐采用只读光盘作为数码照片的保存载体。禁用软盘作为数码照片长期保存的载体。刻制光盘时应选择“一次性写入”方式,光盘刻制完成后做防写处理装入光盘盒,并填写封面内容。

第十八条 光盘应分保管期限编制顺序号,采用油性笔在光盘背面标注光盘档号(全宗号—保管期限代号—光盘号)。

第五章 移交

第十九条 依照《档案馆工作通则》(国家档案局1983年4月26日印发)的规定,数码照片档案应随立档单位的其它载体档案同时向档案馆移交。

第二十条 机构撤销或合并,数码照片档案应随同其它载体档案移交给同级国家综合档案馆或合并后单位的档案管理机构,不得随意销毁。

第二十一条 数码照片档案在向档案室(馆)移交之前应对归档的每套载体及其技术环境进行检验,检验项目包括载体是否清洁,是否有划痕,是否能够打开浏览,是否按照本规定的要求整理。

第二十二条 移交数码照片档案,应办理移交手续,其具体移交方法与其它载体档案相同。第六章 保管第二十三条 数码照片档案与文书档案、科技档案的载体不同,保管应符合《照片档案管理规范》和《电子文件归档管理规范的要求》。

第二十四条 存放数码照片档案要远离磁场并与有害气体、强紫外线隔离,存放环境温度应控制在17-20℃,相对湿度应控制在35-45%,日温度变化幅度不超过±2℃,日相对湿度变化幅度不超过±5%。

第二十五条 光盘应放在坚硬的塑料包装盒内竖立存放,避免挤压。不得弯折,不得堆叠存放,在使用中要避免对盘体的擦、划现象。

第二十六条 要建立数码照片的定期检查制度。光盘每满2年进行一次抽样机读检验,发现问题应查明原因,及时采取措施。光盘每四年要转存一次。

第二十七条 数码照片档案在光盘刻录时应做封盘处理,以防止覆盖和擦写。已归档保存的数码照片档案,任何人不得私自复制、涂改或删除。

第二十八条 机关、单位数码照片档案数量少,保管条件不达标准的,可申请交由同级国家综合档案馆代为保管或提前移交进馆。第七章 利用

第二十九条 建立数码照片档案借阅、利用制度,严格审批手续。

第三十条 配合党和政府的中心工作,利用数码照片档案主动为机关和社会提供服务,或举办展览、编辑综合性和专题性宣传资料等。

第三十一条 数码照片档案在保管和利用过程中,如发现有损毁、倒卖、私带出境等违反法律行为,按《档案法》以及有关法律法规处理。第八章 附则第三十二条 本规定由海南省档案局负责解释。

第三十三条 本规定适用于本省各级机关、社会团体,企事业单位可参照执行。

第三十四条 各地区、各单位可参照本规定制定实施细则。

第三十五条 本规定若与国家今后颁发的有关规定不符时,应以国家规定为准。

第三十六条 本规定自发布之日起施行。