各学院、各相关部门：

毕业生合影照片是学生在校学习历程的见证，是学校珍贵的原始档案资料之一，具有重要价值。为做好2026届毕业生合影照片的收集、整理和归档工作，现将有关事项通知如下：

一、归档范围

1.以学院班级为单位，收集2026届本科生、硕士研究生、博士研究生毕业合影照片。

2.往年历届未归档的毕业生合影照片。

二、归档要求

1.请各学院要高度重视毕业生合影照片收集、整理和归档工作，指定专人负责。请学生工作部（学生工作处、人民武装部）指导各书院协同做好此项工作。

2.每张合影照片须同时归档以下材料：纸质照片、电子照片、照片合影人员名单文字说明（电子版）。

纸质照片：规格统一为28cm*20cm压膜照片，照片背面附合影人员名单文字说明，合影人员姓名须与照片上人员数量一致、排序一致（从左往右），并在领导和老师姓名后加注“（领导）”或“（教师）”等身份说明。照片合影人员名单文字说明模板见附件1。

电子照片：格式为jpg，分辨率不低于300万像素。文件命名为“海南大学**学院2026届本科**专业**班毕业合影”、“海南大学**学院2026届（博士、硕士）研究生**专业**班毕业合影”。

照片合影人员名单文字说明（电子版）：内容与照片背面粘贴的名单一致，文件命名与对应的电子照片相同。
    三、档案移交

各学院按照上述归档要求核查无误后，将纸质照片、电子照片及照片合影人员名单文字说明电子版统一移交到档案馆（校史馆）校史编研室。

移交时间：2026年6月30日前

移交地点：档案馆（校史馆）307-3室

移交手续：移交单位填写《海南大学xx届毕业生合影照片移交清单》（附件2），用A4纸打印一式两份，加盖单位公章、移交人签字；移交时经接收人验收签字后，双方各留存一份。

联 系 人：王老师

联系电话：66297863、13460702170（微信同号）

邮 箱：xsby@hainanu.edu.cn

附件：1.毕业生合影照片文字说明模板

      2.海南大学xx届毕业生合影照片移交清单

                                                 海南大学档案馆（校史馆）

                       2026年5月12日