各学院，各相关部门、单位：

毕业生合影照片是学生在校学习历程的生动见证，是学校珍贵的原始档案资料，具有重要价值。为及时做好2025届毕业生合影照片的收集、整理和归档工作，现将有关事项通知如下：

一、归档范围

1.以班级为单位，收集2025届本科生、硕士研究生、博士研究生毕业合影照片。

2.往年历届未归档的毕业生合影照片。

二、归档要求

1.请各学院要高度重视毕业生合影照片收集、整理和归档工作，指定专人负责，并于5月17日前将本单位毕业生合影照片收集工作联系人信息表（附件1）发送至公共邮箱:xsby@hainanu.edu.cn。

请学生工作部（学生工作处、人民武装部）指导各书院协同做好此项工作。

2.纸质照片和电子照片各归档一份。

纸质照片规格统一为28cm*20cm压膜照片，照片背面附合影人员名单文字说明，合影人员名单要与照片上人员排序一致对应，并请在领导和老师姓名后加以备注。照片合影人员名单文字说明模板见附件2。

电子照片需为jpg格式（不低于300万像素），文件命名为“海南大学**学院2025届本科**专业**班毕业合影”、“海南大学**学院2025届硕士（博士）研究生毕业合影”，
照片合影人员名单文字说明电子版亦需一同归档。

三、档案移交

按照归档要求核查无误后，各学院将纸质照片、电子照片及照片合影人员名单文字说明电子版一同移交到学校档案馆（校史馆）。

移交时间：2025年6月28日前

移交地点：档案馆（校史馆）校史编研室（307-2）

移交手续：移交单位填写《毕业生合影照片移交清单》（附件3），用A4纸打印一式两份，单位盖章、移交人签名，移交时经接收人验收签字后，双方各存留一份。

联 系 人：王老师

联系电话：66297863、13460702170（微信同号）

邮箱：xsby@hainanu.edu.cn

附件：1.毕业生合影照片收集工作联系人信息表

2.毕业生合影照片文字说明模板

3.毕业生合影照片移交清单

                                                           海南大学档案馆（校史馆）

                                   2025年5月8日