各部门、各单位：

  为进一步加强学校档案工作，确保2024年度各类档案的完整收集、规范整理和及时归档，充分发挥档案在教学、科研、管理等各项工作中的重要作用，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》等相关法律法规，结合《海南大学档案管理办法（试行）》（海大党政办〔2022〕45号）的要求，现将2025年档案归档工作有关事项通知如下。

  一、归档范围

 （一）2024年度学校在教学、科研、管理和其他各项工作、活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括文件、报表、图表、声像、实物、电子档案等不同形式、载体的材料。主要包括：

  1.上级机关下发的与学校有直接关系并需贯彻执行的文件材料。

  2.校党委与行政发文、会议记录、会议纪要、工作总结、工作计划及各部门的年度工作总结与工作计划等。

  3.学校各部门（单位）以学校名义与外单位签订的协议、合同等。

  4.学校各部门的各种年度报表及统计数据，包括：基层报表、科研成果、招生人数、招生录取表、学籍卡、毕业生成绩单、基本建设情况、财务账簿、固定资产等。

  5.学校的各种出版物，包括：学报、校报、工作简报及动态等。

  6.学校举办重大活动和应对突发事件所形成的材料，包括党代会、教代会及工会会员代表大会、暑期工作会议、运动会、开学典礼、毕业典礼、外事活动等所形成的文字、图片、音像等资料。

  7.学校开展“三大改革”、本科教育教学审核评估等各类检查评估、及申报硕士、博士学位点等工作的相关材料。

  8.以学校名义获得的厅级以上证书、奖牌、奖杯、锦旗、重要题词以及校际交流中获赠的具有保存价值的实物等应随相关纸质文件同时归档。

  9.其他应归档的文件材料。

  详见附件1《各门类文件材料归档范围和档案保管期限表》

  2024年以前因特殊原因未及时归档须补充归档的文件材料，请整理好后下半年移交归档。

  （二）未列入学校档案归档范围但对本部门（单位）工作有查考利用价值的文件材料，由本部门（单位）自行建档保管。该类档案也是学校档案的重要组成部分，要确保文件材料的齐全完整，全面做好保管和利用工作。

  二、归档要求

  1.各部门（单位）分管档案工作的领导要高度重视各类文件材料的归档工作，认真审查归档文件材料是否齐全、完整、准确，严把质量关，防止漏归、错归。

  2.各部门（单位）专兼职档案员负责本部门（单位）应归档材料的收集、整理与归档工作，并按要求填写各类归档材料移交清单（见附件2），在规定时间内到档案馆（校史馆）办理移交手续。

  3.文件类的归档材料以“件”为单位归档，OA办公系统中形成的电子文件和外来文需纸质版归档。

  4.报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的材料，以册（本）为单位归档。

  5.归档材料须是原件，复印件原则上不得归档。

  6.声像档案须在录音、录像光盘的外盒上贴上标签,并附有文字说明，内容包括事由、时间、地点、人物；照片须每一张都附有文字说明，内容包括事由、时间、地点、人物。

  7.实物档案须标明实物名称、获得时间和颁赠单位。

  三、归档时间和地点

  1.归档时间：即日起至2025年4月30日。

  2.归档地点：声像和实物类档案移交校史编研室307室（校史馆办公室），其他类档案移交展览馆楼406室(档案收集与整理室)。

  四、归档程序

  1.归档材料移交时，交接双方应当面清点核对，符合归档规范要求的进行验收并办理移交手续，不符合要求的由归档单位专兼职档案员整理好后再移交。

  2.归档单位在移交归档材料时需同时提交归档材料移交清单一式两份，交接双方签字并加盖单位公章后各留存一份。

  归档材料移交清单的电子稿须同时发送至邮箱，声像和实物类档案移交清单及归档目录的电子版发送至邮箱:xsby@hainanu.edu.cn；其他类档案移交清单及归档目录的电子版发送至邮箱:dasj@hainanu.edu.cn。

  3.归档工作中如遇到问题，请与档案馆（校史馆）联系。

  联系电话：66297863（声像和实物类档案）、66279045（其他类档案）

附件：

1.各门类文件材料归档范围和档案保管期限表

2.各类归档材料移交清单模版

海南大学档案馆（校史馆）

2025年4月3日