各部门、各单位：
为了更好地收集、保存我校在各项工作中留下的具有保存价值的声像记录，根据《海南大学档案管理办法》（海大党政办〔2022〕45号）、《海南大学声像类档案管理实施细则（修订）》和《海南大学实物档案管理实施细则（修订）》，现将我校的声像与实物档案归档工作相关事项通知如下：
一、归档范围
（一）声像类档案
声像档案是指我校在从事教学、科研、管理等各项活动中直接形成的具有保存价值的照片、录音和录像文件。
1.党政活动
（1）学校主持召开的各类重要会议的声像材料；
（2）上级党政领导来校活动的声像材料；
（3）校领导班子成员的数码证件照；
（4）校内民主党派重大活动的声像材料；
（5）获得省级及以上荣誉的先进集体或个人的照片；
（6）学校党政领导关怀慰问教职工、离退休老干部等活动产生的声像材料。
2.教学活动
（1）教师参加各类教学竞赛，学生参加与专业学习有关的竞赛活动的声像材料；
（2）评优评奖大会场面材料及教学活动获得奖状和奖品的照片；
（3）其他有关教学活动所产生的重要声像材料。
3.科研活动
（1）重大、大型科研课题评审、鉴定会场面的声像材料；
（2）科研成果评选及颁奖仪式的场面的声像材料；
（3）科研项目成果奖状、奖品及专利证书照片；
（4）由本校发起并组织的重要学术活动的声像材料；
（5）其他有关重要科研活动的声像材料。
4.学生工作、学生活动
（1）迎新、开学及毕业典礼等活动的声像材料；
（2）学校领导关怀慰问学生的声像材料；
（3）实习、军训、社会调查、参加各种竞赛活动的场面材料；
（4）由学生工作部门、团委、学生团体等举办的各类学生活动形成的声像材料；
（5）在社会上造成重大积极影响的学生、校友的声像材料。
5.交流与合作活动
（1）国内有影响的教授、专家及社会知名人士来校活动的声像材料；
（2）兄弟院校代表团、其他社会组织来校活动的声像材料；
（3）我校主要领导外出进行重要访问、交流活动的声像材料；
（4）我校与外单位签订合作协议等活动产生的声像材料；
（5）校友访校参观、交流等活动形成的声像材料。
6.外事活动
（1）国外友好人士及各种代表团来校参观访问的声像材料；
（2）与国外学校、团体签订协议、备忘录及合同等全过程的声像材料；
（3）外籍人士赠送的礼品照片及其他的声像记录材料；
（4）外籍教师在校讲学、工作的声像材料；
（5）派出到国外进行友好访问、考察、进修、留学等的声像材料；
（6）留学生参加的各类重要活动的声像材料。
7.宣传活动
（1）学校举办的重要展览、陈列的照片；
（2）学校组织的重要宣传活动场面的声像材料；
（3）学校制作的重要宣传片。
8.基建活动
反映我校校园基建项目建设的声像材料。
（1）新建项目开工前的原景和场地，招标会议和活动，平整土地、奠基仪式以及建造过程中的重要环节直至竣工验收的典型照片；
（2）围绕我校新校区建设产生的声像材料，如各种重要的沟通协调、会议的声像材料。
9.职工文体活动
（1）运动会开幕、闭幕式，领导讲话，运动员比赛场面的声像材料；
（2）校运动员参加省级及以上运动会的合影、比赛场面的声像材料；
（3）破纪录、获奖的声像材料；
（4）兄弟院校运动代表来访的声像材料；
（5）学校组织教职工参加的各类重要教育、文化、艺术、体育等活动的声像材料；
（6）学校工会组织的教职工群体性活动的声像材料。
（二）实物档案
实物档案是指学校在从事人才培养、科学研究、社会服务、文化传承创新、国际交流合作以及基建、管理、服务、保障等各类办学治校活动中直接形成的、对学校和社会有保存价值和历史记录意义的实物材料。
1.荣誉性实物档案。学校在重大政治、经济、教学、科 研、外事、体育等活动中获得的省级以上（含省级）颁发的奖状、 奖杯、奖章、奖牌、证书、证章、锦旗、荣誉册、光荣册等；
2.印信实物档案。机构变更、撤销、合并失效的印章， 包括钢印、铜印、胶印、木印等经公安机关审批后制作的印章；
3.名人字画实物档案。党和国家领导人及社会知名人士 为学校所作的题字、题词、字画等；
4.学校发展中有纪念意义的物品，如建校以来使用过的校徽、校牌、匾额等物品；
5.学校与国内外高校、科研院所等交往活动中收受的礼品；
6.其他有重要保存价值的实物。
二、归档要求
凡学校在公务活动中形成、获得、接受、赠送或者征集的各种声像与实物档案均应收集齐全，整理归档。归档的声像与实物档案应保持完整无损，任何单位或个人不得随意损坏、私存或转送他人。凡归档的声像与实物档案必须填写的完整目录对档案的主题和时间进行说明。
各部门对照归档范围并按归档要求整理好本部门形成的材料，具体要求如下：
（一）保证质量
1.声像档案
归档的声像材料应为原版、原件（特殊原因除外），内容完整、清晰。归档的照片应精心挑选，对反映同一内容的若干张照片，应选择图像质量好的，具有代表性的。所选照片应能反映该项活动的全貌。建议所选图片可包含活动全景图、观众全景图、特写图（领导、嘉宾、观众、特定环节）。
归档的数码照片的采集统一使用JPEG、TIFF格式，其文件大小以JPEG格式不低于1M，TIFF格式不低于10M；拍摄的数码照片像素应在 300万以上，扫描的数码照片线数不低于600DPI。归档的录音类电子文件以WAV、MP3等格式归档，录像类电子文件以MP4、MPG、AVI、FLV等格式归档。
2.实物档案
奖品实物档案归档时应附目录说明获奖名称、获奖时间、获奖单位、颁奖单位。
字画和礼品实物档案归档时，应附目录说明物品名称、 接受时间、地点、事由、赠送人、接收人。
印章实物档案归档时，学校废止和启用文件与废止印章同时归档，附目录说明印章内容、废止时间、移交时间、移交单位，并附上相应印模一式两份。
（二）分类存放
归档的声像电子材料首先按录音、录像、照片、实物一级文件夹分类存放，在一级文件夹下建立二级文件夹，用于存放同一事件（活动）产生的材料，不同事件（活动）的材料另建文件夹分开存放。文件夹命名方式见附件1的整理示例。
（三）填写目录
声像档案目录分为录音及录像档案目录、照片档案、实物档案目录。录音录像档案目录、照片档案目录、实物档案目录格式分别见附件2、附件3、附件4，具体填写要求见附件内。
（四）移交方式
对具有保存价值的声像与实物档案，单位或个人应及时整理，附目录说明和移交清单（移交清单与目录一致），以U盘或移动硬盘离线移交的方式，向档案馆移交。数据量不大的可以在线移交。移交目录纸质版加盖移交单位公章，一式两份，交接双方签字后各存一份备查。
（五）移交时间
1.2024年以前的材料补交截止时间：2024年12月20日前；
2.2024年材料移交截止时间：2025年4月30日。
（六）移交地点
档案馆307-1实物与声像室
联系人：熊老师、陈老师
联系电话：13518030260（微信同号）、15501919785（微信同号）
邮箱：991329@hainanu.edu.cn
地址：档案馆实物与声像档案室(展览馆楼307-1室)
各部门、各单位务必高度重视，把归档工作纳入部门年度工作内容，纳入工作职责，与其他各项工作同安排、同部署、同检查、同考核。档案馆将档案材料归档工作作为二级单位考核打分的重要依据之一。各部门、各单位档案员要切实履行归档职责，按照归档规范，完成本部门、本单位所形成的各类档案材料，确保档案归档质量。因特殊原因不能按时移交档案材料的请说明情况报档案馆备案。
附件1：声像与实物档案整理示例
附件2：录音录像档案目录及移交清单
附件3：照片档案目录及移交清单
附件4：实物档案目录及移交清单
海南大学档案馆（校史馆）
2024年11月18日
