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关于做好2022级新生档案接收和移交工作的通知
2022年11月16日 11:29   点击:[]


 

、各学院

依据《海南大学档案管理办法》、《海南大学党政办公室关于做好2022级本科新生入学资格复查工作的通知》海大党政办2022〕31号) 、《关于做好2022级研究生新生入学资格审查和学籍电子注册的通知》(海大研〔2022〕52 号),为确保学生档案的集中统一规范管理,档案馆(校史馆)2022级新生档案接收、整理、移交和建档工作进行以下安排,请各和各学院做好协调工作,积极配合。

一、接收范围

本科生入学档案、录取通知书等。

研究生:入学前档案、录取通知书、录取登记表等。

二、新生档案的整理与移交

1. 档案接收整理单位接收档案时,检查档案封条是否完整,如封条有严重破损,要求学生到其生源地或毕业学校重新加封,方可接收。私自拆封、涂改内容的档案视为无效;进行新生入学资格复查工作时,材料不齐全的新生档案,要及时通知学生本人向生源地招办或毕业学校索取。

2. 档案汇总与移交:

(1)本科生书院-学院-专业为单位汇总移交。各书院学院-专业-学号为序填写海南大学本科新生档案移交清单”(附件1),一式两份,加盖移交单位章,与学生档案、录取通知书等一并移交;学生档案等材料顺序应与清单中所列顺序一致。移交的档案必须密封,加盖密封单位章。

(2)研究生以学院-专业为单位汇总移交。各学院按专业-学号为序填写海南大学研究生新生档案移交清单”(附件2),一式两份,加盖移交单位章,与学生档案、录取通知书、录取登记表一并移交;学生档案等材料顺序应与清单中所列顺序一致。移交的档案必须密封,加盖密封单位章。

档案移交时,各单位负责老师自带3-4名助手到档案馆(校史馆)学生档案室(405室),在馆工作人员指导下进行装袋建档。

、时间安排

1. 即日起,各、各学院可安排负责档案工作的老师到档案馆(校史馆)学生档案室(405领取海南大学档案袋(本科生)、海南大学硕士研究生档案袋”“海南大学博士研究生档案袋,按要求抄写档案袋信息。

2. 请各院在本学期结束前完成本科生新生档案整理和移交工作;请各学院在12月15日前完成研究生新生档案整理和移交工作。

、服务与咨询

为避免时间冲突,请提前预约移交时间。

本科生档案工作负责人:江煜老师 联系电话:66291022

研究生档案工作负责人蒋碧蓉老师 联系电话:66291022

 


                                    档案馆(校史馆) 

 2022年1031日