各书院、各学院：

依据《海南大学档案管理办法》、《海南大学党政办公室关于做好2022级本科新生入学资格复查工作的通知》（海大党政办〔2022〕31号） 、《关于做好2022级研究生新生入学资格审查和学籍电子注册的通知》（海大研〔2022〕52 号），为确保学生档案的集中统一规范管理，档案馆（校史馆）对2022级新生档案接收、整理、移交和建档工作进行以下安排，请各书院和各学院做好协调工作，积极配合。

一、接收范围

本科生：入学前档案、录取通知书等。

研究生：入学前档案、录取通知书、录取登记表等。

二、新生档案的整理与移交

1. 档案接收与整理：各单位在接收档案时，检查档案封条是否完整，如封条有严重破损，要求学生到其生源地或毕业学校重新加封，方可接收。私自拆封、涂改内容的档案视为无效；进行新生入学资格复查工作时，材料不齐全的新生档案，要及时通知学生本人向生源地招办或毕业学校索取。

2. 档案汇总与移交：

（1）本科生以书院-学院-专业为单位汇总移交。各书院按学院-专业-学号为序填写“海南大学本科新生档案移交清单”（附件1），一式两份，加盖移交单位章，与学生档案、录取通知书等一并移交；学生档案等材料顺序应与清单中所列顺序一致。移交的档案必须密封，加盖密封单位章。

（2）研究生以学院-专业为单位汇总移交。各学院按专业-学号为序填写“海南大学研究生新生档案移交清单”（附件2），一式两份，加盖移交单位章，与学生档案、录取通知书、录取登记表一并移交；学生档案等材料顺序应与清单中所列顺序一致。移交的档案必须密封，加盖密封单位章。

档案移交时，各单位负责老师自带3-4名助手到档案馆（校史馆）学生档案室（405室），在馆工作人员指导下进行装袋建档。

三、时间安排

1. 即日起，各书院、各学院可安排负责档案工作的老师到档案馆（校史馆）学生档案室（405）领取“海南大学档案袋”（本科生）、“海南大学硕士研究生档案袋”“海南大学博士研究生档案袋”，按要求抄写档案袋信息。

2. 请各书院在本学期结束前完成本科生新生档案整理和移交工作；请各学院在12月15日前完成研究生新生档案整理和移交工作。

四、服务与咨询

为避免时间冲突，请提前预约移交时间。

本科生档案工作负责人：江煜老师 联系电话：66291022

研究生档案工作负责人：蒋碧蓉老师 联系电话：66291022

                                    档案馆（校史馆） 

 2022年10月31日