毕业生照片是学生在校学习历程的生动见证，是学校珍贵的原始档案资料，具有重要价值。为及时做好2021届毕业生合影照片的收集整理和归档工作，现将有关事项通知如下：
一、归档范围
1.以班级为单位，2021届本科生、硕士研究生、博士研究生毕业生合影照片。
2.往年历届未归档的毕业生合影照片。
二、归档要求
1.各学院要高度重视毕业生合影照片收集、整理和归档工作，指定专人负责，并于2021年5月21日前将本学院毕业生合影照片收集工作联系人的姓名、电话和手机号码等信息发送至76436338@qq.com邮箱。
2.纸质照片和电子照片各归档一份。
纸质照片规格统一为28cm*20cm压膜照片，照片背面附照片内对应人员名单（校、院领导及老师姓名后标注职务）。
电子照片需为jpg格式（不低于300万像素），文件命名为“海南大学**学院**届（**级）**专业**班毕业合影”，照片文字说明（附件2）电子版亦需一同归档。
三、档案移交
按照归档要求核查无误后，以学院为单位将纸质照片、电子照片和照片文字说明（附件2）电子版移交到校档案馆。
移交时间：2021年6月28日前
移交地点：学校档案馆（校史馆）一楼实物与声像档案室（107室）
移交手续：移交单位填写《毕业生合影照片移交清单》（附件1），用A4纸打印一式两份，单位盖章、移交人签名，移交时经接收人验收签字后，双方各存留一份。
联 系 人：熊老师
联系电话：66297863
电子邮箱：76436338@qq.com
附件：
1. 毕业生合影照片移交清单
2. 照片文字说明模板
档案馆（校史馆）
2021年5月21日
附件1：
2021届毕业生合影照片移交清单
学院（盖章）：
序号 |
专业班级 |
拍摄日期 |
拍摄地点 |
移交档案材料类别 （请在相应栏内画“√”） |
备注 |
纸质 照片 |
电子 照片 |
照片文字 说明电子版 |
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移交人（签名）： 接收人（签名）： 移交日期： 年 月 日
附件2：
电子照片文字说明模板
题名：海南大学**学院**届（**级）**专业**班毕业合影
拍摄日期：
拍摄地点：
班级人数：
姓名（从左至右）
第五排：XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX ……
第四排：XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX ……
第三排：XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX ……
第二排：XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX ……
第一排：XXX XXX XXX（辅导员） XXX（教师） XXX（系主任） XXX（副院长） XXX（院长） XXX（党委书记） XXX（党委副书记）XXX（班主任） XXX（学工办主任）……
未参加拍照的毕业生：XXX XXX ……（如无可省略此项）
