首页 >> 法律法规 >> 学校制度 >> 正文  
海南大学电子文件归档暂行管理实施细则
2008年09月25日 10:13 档案馆  点击:[]

附3

海南大学电子文件归档暂行管理实施细则

第一章 总 则

第一条 为适应学校信息化建设需要,规范我校电子文件的归档与管理工作,根据国家档案局第6号令《电子公文归档管理暂行办法》和《高等学校电子文件归档与管理办法(征求意见稿)》等有关法律法规,特制定本办法。

第二条 本办法所称电子文件是指本校在从事教学、科研、党政管理等活动中形成多种类型的,在数字设备及数字环境中生成,以数码形式存储于磁盘、光盘、硬盘等数字载体,依赖计算机数字设备阅读、处理和提供利用,并可在通信网络上传送的数字格式文件。

第三条 为了确保电子文件的完整、准确、系统和安全,便于开放利用,学校各部门将所制作的电子文件一律移交学校档案馆集中统一管理。

第四条 基本术语解释

(一)归档电子文件:指具有参考和利用价值并应作为档案保管的电子文件。

(二)电子档案:指归档保存在档案部门并作为档案提供利用的数字格式文件。

(三)逻辑归档:指在网络计算机上执行,不改变原电子文件的存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限移交给档案管理部门的工作过程。

(四)物理归档:指把电子文件从原来的系统中提取出来,以集中管理的方式保存到新的可脱机保存的存储设备或数字载体上,向档案部门移交档案的过程。

第二章 管理体制和职责

第五条 校档案馆负责学校各部门电子文件归档管理的监督和指导。

第六条 各单位、各部门要明确指定电子文件归档管理工作的分管领导,协调解决实际问题。

第七条 电子文件形成、处理、收集、整理、移交等工作,由电子文件形成单位负责,应将电子文件移交到档案部门前的工作纳入电子文件承办人的岗位职责,以确保电子文件的真实性、完整性和有效性。

第八条 电子文件形成单位配备的专兼档案员,应具有政治觉悟、业务能力强、网络计算机技术能力强的素养,开展电子文件的收集、整理和移交等工作。

第三章 电子文件的积累与收集

第九条 电子文件形成单位应对具有查考利用价值的电子文件定期制作备份,并及时拷贝到脱机保存的载体上,标明文件名称、类别、形成时间,存入专用装具内,不断积累,妥善保管。采用物理归档方式移交到档案部门的电子文件,移交单位仍需保留一年后方可删除或销毁。

第十条 电子文件的日常管理

1.建立文件夹

内容相同或相近的电子文件,应放在一个文件夹中。

2.有序排列

平时产生的电子文件,应该简单分类、使之有序化。

3.分类方法

按文件格式,可按照文本件、图像文件、数据文件、图形文件、影像文件进行分类,在每一格式内按时间进行排列。

4.登记

平时收集积累的电子文件,要及时登记在《电子文件登记表》(见附件1)。《电子文件登记表》应与电子文件同时保存。

5.拷贝另存

为避免电脑故障或其他特殊原因造成电子文件的丢失损坏,及时拷贝致电脱机保存的形体上。

第十一条 收集积累的电子文件类型

1.电子文件稿本

电子文件按其稿本分为草稿、定稿和正式电子文件。

(1)草稿电子文件:电子文件形成过程中的起草稿件,对于特别重要需要保存起草过程的文件的历次草稿若需要保存时,每一稿应以不同标识加以区别。

(2)定稿电子文件:采用计算机起草文件时形成的最后一稿电子文件,记录了文件的最后修改结果,有重要凭证价值,收集时需落实必要的签字手续,明确公文拟稿、核稿、签发等环节的责任者。

(3)正式电子文件:将修改、签发完的定稿电子文件正式制作完毕,能行使其文件的职能,其标识应以正式文件文号注明。

主要收集积累定稿和正式版本的电子文件,草稿视情况自行决定是否保存。电子文件稿本代码为:M—草稿性电子文件;U—非正式电子文件;F—正式电子文件。

2.电子文件信息类型

需要收集积累的电子文件类型有文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、超媒体链接文件、程序文件和数据库文件。

(1)文本文件:指用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格文件等。文字型电子文件以XML、RTF、TXT、PDF为通用格式。

(2)图像文件:指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。

(3)图形文件:指采用计算机辅助设计或绘图工具获得的静态图形文件。对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件,收集时应注明其软硬件环境和相关数据。

(4)影像文件:指用数码摄像机、视频采集卡等视频设备获得的动态图像文件。要归档的视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。

(5)声音文件:指用音频设备获得并经计算机处理的文件,归档时应注意收集其属性标识和相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。

(6)超媒体链接文件:指用计算机超媒体链接技术制作的文件。

(7)数据库文件:指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。数据库文件以DBF、XLS文件为通用格式。

(8)计算机程序:指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件等。

对用专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件,如不能转换,收集时则应连同专用软件一并收集归档。

3.电子文件载体类型

存储电子文件的主要载体又有光盘、磁盘、磁带、硬盘、网络存储器等类型。

第四章 电子文件的归档与鉴定

第十二条 归档要求

1. 归档的电子文件必须真实有效,文本文件以最后定稿归档。图形文件更改,须将与当时技术状态一致的版本归档。

2. 归档的电子文件必须完整、准确、系统、安全、视听正常、无病毒、无机械损伤。

3.归档的电子文件必须按照统一要求转换为标准的文本文件格式,保证日后能顺利读出。外来文件还要具有系统兼容性。

4.归档电子文件必须经过演示、检测、整理和编辑,划分保管期限,保证其内容与文件正本相一致,为利用提供方便。

5.归档电子文件必须备份。一份封存,一份提供利用。

6.归档电子文件和相应的纸质文件一同归档。电子文件形成单位应对归档的电子文件编制归档说明,说明磁带、光盘中存储文件的内容,运行的软硬件环境、版本号、文件的完整性和准确性等。归档说明一式两份,移交部门和档案馆双方签字后各保存一份备查。

7.逻辑归档可在文件处理完毕后随时进行,把电子文件下载到可脱机保存的载体上。物理归档应按照纸质文件的规定完成。

第十三条 归档范围

电子文件的归档范围参照高校纸质档案归档范围进行确定。各单位形成的有重要参考利用价值的数据库文件和相关软件、多媒体课件、超媒体链接文件(WEB网页)、数字化的影像文件、声音文件、CAD图形文件等,均属于电子文件的归档范围。

第十四条 归档时间

电子文件的归档可以采取实时归档,也可以定期归档。

采用定期归档的电子文件在次年3月底以前由电子文件形成部门将办理完毕的电子文件向档案馆移交归档。

第十五条 电子文件鉴定。电子文件鉴定是在归档前、移交时和期满后进行。

1.真实性、完整性、有效性的鉴定

真实性鉴定是指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定,确认其与形成时的状况一致。

完整性鉴定是指对电子文件的内容、结构、前景和元数据等有无缺损进行鉴定,确保档案材料无丢失现象。

有效性鉴定是指电子文件应具备的可理解性和可被利用性,包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

电子文件易于修改,对系统的依赖性强,签定时必须特别仔细,以保证档案的真实、完整、有效。

电子文件的鉴定工作,应包括对电子文件内容,结构、可读性的技术鉴定以及确定电子文件的密级、归档范围和划定保管期限等。

2.电子文件保管期限和密级的划分工作应参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。应在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。

3.电子档案的鉴定销毁按照《海南大学档案鉴定与销毁的规定》执行,属于保密范围的归档电子文件,如存储在不可擦除的载体上,应连同存储载体一起销毁,并在网络中彻底清除。不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。

第五章 归档电子文件的移交与接收

第十六条 电子文件的形成部门按时将归档的电子文件移交到档案部门集中保存,移交采用逻辑归档和物理归档两种方式,重要的电子文件在移交前应做纸质拷贝。

第十七条 逻辑归档的电子文件,通过校内办公自动化系统来进行。由学校党委办公室和校长办公室将校内文件和外来文办理完毕后,直接转发到校档案馆,由档案馆及时将它转化为电子档案,并定期保存到脱机存储设备上。

第十八条 物理归档的电子文件,移交时要对应归档的每套载体及其技术环境进行检验,合格的方可办理移交手续。归档时,应重点检查以下项目:

1.有无划痕,是否清洁;

2.有无病毒;

3.核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续;

4.登记表、软件、说明资料等是否齐全;

5.殊格式的电子文件,应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。

凡检验不合格的,应及时退回形成单位重新制作,并再次对其检验。检验合格的分别由移交单位和接收单位填写《高等学校归档电子文件登记表》,双方签字盖章。登记表一式两份,一份交电子文件形成单位,一份由校档案馆自存。

第六章 归档电子文件的整理

第十九条 档案馆应按照电子档案管理方法对接收进馆的电子文件进行分类、整理和编目。

1.把带有归档标识的电子文件按载体和文件类别代码进行相对集中分类组织存储载体。

2.归档电子文件以件为单位进行整理,整理方法按《海南大学归档文件整理规则》进行整理。

3.电子文件的分类方案按《海南大学档案实体分类方案》编制实体分类号。

4.存放载体的编号方案为:存储载体类型代码—文件格式代码—顺序号。

存储载体类型代码为:GP-光盘;CP-磁盘;CD-磁带等。

文件格式代码为:T-文本文件;I-图像文件;G-图形文件;V-影像文件;A-声音文件;O-超媒体链结文件;D-数据库文件;P-程序文件等。电子文档编号方案为载体编号—文件件号。

5.把通过分类的电子文件按存放载体编号重新排列,将必要著录项目输入计算机数据库内,编制机读目录和简要的检索工具。其基本著录项目包括:序号、题名、责任者、文号、文件形成时间、全文标识、实体分类号、电子文档号(盘号及件号)、密级、保管期限、硬件和软件环境等著录内容。归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则的基本要求。

第七章 电子档案保管、统计与利用

第二十条 本馆对电子档案制作三套,一套封存保管,一套查阅利用,一套异地保存。

第二十一条 以载体保存的电子档案,每两年要抽检一次,抽检率不低于10%,发现问题要及时采取恢复措施。

第二十二条 电子档案保管应至少于每5年转存或迁移一次。原载体同时保留时间不少于2年。

第二十三条 电子档案的复制与迁移分为相同载体的原样复制和不同载体的转换复制。相同条件下,要优先考虑载体的可靠性和先进性。

第二十四条 磁性载体上的归档电子文件,每4年要复制转存一次。需抢救的光盘应及时复制,原载体保留时间不少于4年。

第二十五条 保管的归档电子文件要采用专门的保护设备和保护技术手段。归档电子文件载体应直立存放于防磁、防光、防尘、防有害气体的装具中,温度控制在17℃—20℃;相对湿度控制在35%—45%,距离强磁场10米以上。

第二十六条 提供网络化利用的电子档案应随着档案管理信息系统功能的扩充及其设备的更新,及时做数据迁移和转换,并填写《海南大学归档电子文件迁移登记表》。

第二十七条 归档电子文件的利用

1.封存的电子档案不得利用和外借,利用时要使用电子档案的复制件。

2.电子档案查阅利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件一般不在网上提供利用,确有必要以联网方式利用时,应严格遵守国家和学校的有关保密规定,并采取稳妥的安全保密措施。

第二十八条 电子文件的保管期限参照国家、教育部和本校制定的纸质文件材料保管期限的有关规定执行。超过保管期的电子档案要销毁,需请有关部门和档案馆审核,编制销毁清册,经主管校领导批准后方可销毁,并要确保载体与信息的彻底销毁。

第二十九条 属于保密范围的归档电子文件,如存储在不可擦除的载体上,应连同存储载体一起销毁,并在网络中彻底清除。不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。

第三十条 档案馆应及时按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。