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海南省音像档案管理暂行规定
2008年04月21日 17:28 档案馆  点击:[]

第一章 总则 第一条 为加强音像档案的管理,保证归档单位档案的完整,更好地利用音像档案信息资源,为党和国家的各项中心工作服务,特制定本规定。

第二条 音像档案是国家机构、社会组织及个人在社会公务活动中直接形成的,对国家和社会具有保存价值的录音带、录像带、音频电子文件、视频电子文件等特殊载体和格式的历史记录。

第三条 音像档案由摄录人员或承办部门整理后及时交档案机构或档案管理人员归档,任何部门或个人不得据为己有。

第四条 音像档案是一个立档单位档案的组成部分,必须由档案机构或负责档案工作的人员实行集中统一管理。 第二章 音像档案的收集范围和要求 第五条 音像档案的收集范围:

1.上级机关领导人到本地区、本单位视察、检查工作形成的音像材料。

2.著名专家、学者、知名人士、英雄模范等人物来本地区、本单位作报告、讲学形成的音像材料。

3.本单位主要领导人检查基层工作形成的音像材料。

4.本单位召开的重要会议(如党代会、团代会、职代会、工作会议、专题会议、表彰会议等)形成的音像材料。

5.本单位举行的重大纪念、庆祝活动形成的音像材料。

6.本单位组织的重要文体活动、技术竞赛、表演、培训、展览等形成的音像材料。

7.本单位组织或参加的重要外事活动形成的音像材料。

8.本单位领导、专家、学者参加重要会议、重大学术活动和被表彰、授予荣誉学位、荣誉称号的音像材料。

9.记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的音像材料。

10.记录本单位、本地区重点工程(项目)、城乡建设的音像材料。

11.记录本地区地理概貌、名胜古迹、自然风光以及民间风俗的音像材料。

12.其他具有保存价值的音像材料。

第六条 新闻单位的音像档案收集除执行本规定外,还要按中央宣传部、国家档案局制发的《新闻单位宣传报导档案管理暂行办法》办理。

第七条 音像档案的归档要求:

1.属于归档范围的音像材料,必须由摄录人员或承办单位在摄录工作结束后(30个工作日内)负责收集、整理,及时向本单位的档案部门移交;

2.归档的音像材料必须是原版、原件(历史原因除外);

3.归档的音像材料其声音、图像必须完整、清晰。

4.归档的音频电子文件必须以MP3或WAV为通用格式,归档的视频电子文件必须以MPEG或AVI为通用格式。

5.归档的音频或视频电子文件必须以光盘为载体存贮。第三章 音像档案的整理第八条 音像档案的整理应遵守音像档案的形成规律和特点,以有利于保持音像档案的有机联系,便于保管和利用为原则。

第九条 音像档案原则上以一盒(盘)为一个保管单位即一个案卷。

第十条 音像档案的保管期限可划分为永久和定期,其中定期为30年,确定音像档案的保管期限可参照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》执行(其中10年期限合并为30年)。

第十一条 音像档案的整理内容包括对音像档案进行分类、拟写文字说明、排列、编号、装盒、编制目录等。

第十二条 同一全宗的音像档案按年度分类,先在同一年度内按载体或格式(录音带—录像带—光盘)排列,再在年度内采用逐盒(盘)流水编案卷号,形成的档号格式为“全宗号—音像档案类别号—年度—案卷号” ,其中音像档案的分类号用“YX”表示。

例如:某立档单位(全宗号为57)2007年一号案卷的声像档案,其档号格式可用“57-YX-2007-001” (音像档案案卷目录见附件1)。

如果同一盘录音带、录像带或光盘录制了两个以上问题的或跨年度的,应以主要问题或最后一个年度为主排列编目。

第十三条 在同一年度内不同载体的音像档案排列,应先排永久再排定期;同一次活动或同一专题内容的音像材料,要集中排列一起,力求系统完整,方便查找利用。

第十四条 不同载体的音像档案外盒要贴上标签(录音带、录像带及光盘的标签分别见附件2、3、4),填写相关内容,编制必要的音像档案目录并使用档案行政管理部门推荐的档案管理软件进行管理。

第十五条 凡音像档案中涉及机关领导人时,在拟写文字说明或案卷题名时要标明领导人的姓名、职务。第四章 音像档案的管理第十六条 音像档案与文书档案、科技档案的载体不同,应分专库或专柜存放,并且能够保证适当的温湿度。磁带应竖立存放在远离磁场的专用柜架内。

第十七条 存放音像档案的库房和装具除应具有较好的“八防”条件外,其温度应保持14-24℃,日变化幅度不超过±2℃;相对湿度应保持45-60%,日变化幅度不超过±5%;存放母片的胶片库或装具其温度应控制在13-15℃,相对湿度应控制在35-45%。

第十八条 定期检查音像档案保管情况。对长期保存且不常用的音像档案,一般应每隔半年检查一次。对使用比较频繁和已受损的录音带、录像带、光盘(音频和视频电子文件),要及时进行技术处理和复制。

第十九条 已归档保存的音像档案,任何人不得私自抽出、清洗、消磁和涂改。

第二十条 音像档案的鉴定、销毁、统计、利用工作,参照文书档案的有关规定执行。

第二十一条 机关、企事业单位音像档案数量少,保管条件差的,可申请交由同级国家综合档案馆代为保管或提前移交进馆。第五章 音像档案的移交 第二十二条 依照《档案馆工作通则》(国家档案局1983年4月26日印发)的规定,音像档案应随立档单位的其它载体档案同时向档案馆移交。

第二十三条 机构撤销或合并,音像档案应随同其它载体的档案移交给同级国家综合档案馆或合并后单位的档案管理机构,不得随意销毁。

第二十四条 移交音像档案,应办理移交手续,其具体移交方法与其它载体档案相同。第六章 音像档案的利用 第二十五条 建立音像档案借阅、利用制度,严格审批手续。原版音像档案一般不得外借。

第二十六条 档案管理部门应配备必要的音像载体播放设备,方便提供利用。

第二十七条 配合党和国家的中心工作,利用音像档案举办展览、报告会,主动提供服务。

第二十八条 音像档案在保管和利用过程中,如发现有损毁、倒卖、私带出境等违反法律行为,应按《档案法》以及有关法律法规处理。

第七章 附则 第二十九条 各单位可根据本规定,结合本单位具体情况制定音像档案管理实施细则。

第三十条 本规定自发布之日起施行。附件1

音 像 档 案 案 卷 目 录档 号 案 卷 题 名 编 制

单 位 日 期 保管期限 备注

附件2

录音带标签

档号

题名

讲话人姓名、职务

录音人 录制

日期

讲话

时长 密级

附件3

录像带标签

档号

题名

责任者 摄像日期

放映

时长 密级

附件4

光盘标签

(音频、视频电子文件)

档号

题名

责任者 放映

时长

制作

日期 密级