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海南大学档案暂行管理办法
2008年09月25日 10:24 档案馆  点击:[]

附1

海南大学档案暂行管理办法

第一章 总 则

第一条 为加强和规范我校档案管理,有效地保护和利用档案,为学校教学、科研和管理等各项工作服务,为社会服务。根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》和《海南省档案管理办法》的规定,结合我校实际,特制定本办法。

第二条 本办法所称档案,是指本校在从事教学、科研、党政管理等活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条 学校档案记录和反映了学校建立、建设和发展的历史过程,是学校各项工作的重要组成部分,是评估和衡量学校教育质量和管理水平的重要指标,是办好学校的重要基础工作,它为学校教学、科研、管理水平的提高创造了必要条件。

第四条 学校各单位、各部门在工作活动中形成的各种门类、不同载体的档案,均由学校档案馆集中统一管理,以确保档案的完整、准确、系统和安全,便于档案信息资源的开发利用,实现资源共享。列入归档范围的文件材料,任何单位和个人不得拒绝归档或据为己有。

第五条 学校应加强对档案工作的领导,严格实行部门收集、整理,学校档案馆集中统一归档制度,逐步做到“三纳入”、“四同步”,即:把档案工作纳入学校领导工作议事日程、纳入学校的发展规划和工作计划、纳入有关人员的职责范围;在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作。

第二章 管理体制与职责

我校档案工作由省教育行政管理部门、档案行政管理部门和学校党政双重领导,同时接受有关部门的行业管理及档案行政管理部门的指导、监督和检查。

第六条 校长对本校的档案工作负有领导责任,学校确定一名副校长分管档案工作,其主要职责是:

(一)贯彻国家、省和教育部关于档案工作的法律、法规,制定全校档案工作规划;审批学校档案工作各项规章制度、计划、总结,提出指导意见。

(二)负责将档案工作纳入学校的发展规划,保障档案工作与学校的其他工作同步发展。

(三)负责督促档案部门全面履行档案行政管理和档案业务管理与服务两种职能,保证档案工作所需经费的落实。

(四)研究决定学校档案工作发展中的重大问题和奖惩事项。

(五)将档案信息化建设纳入学校信息化建设的总体规划中同步发展,为实现档案管理信息化创造必要条件。

第七条 档案馆为处级建制,由分管档案工作的副校长直接领导。

档案馆是学校档案工作的职能管理部门,又是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构。 其主要职责是:

(一)贯彻执行国家有关档案工作的法令、政策和规定,规划全校档案工作,制定本校档案工作计划和规章制度,并负责监督、指导和检查落实。

(二)统一管理本校各校区、各单位、各部门的档案工作,根据国家有关规定和标准确定本校档案的归档范围、分类标准、保管期限和整理规则,负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管、开放和利用全校各类档案及有关资料。

(三)组织实施档案的信息化建设,负责电子文件归档和电子档案的规范化管理。

(四)编制检索工具,编研档案史料和参考资料,多形式深层次开发档案信息资源,为学校和社会提供服务。

(五)负责对全校专(兼)职档案工作人员和有关业务人员进行档案业务培训,开展档案学术研究和交流活动,举办档案展览,做好档案宣传教育工作。

(六)科学管理档案,在开展档案开放和利用工作的同时,严守档案机密,确保档案安全。

(七)完成上级部门和校领导交办的其他任务。

第八条 学校档案部门负责人应认真贯彻执行党和国家的方针政策,热爱档案事业,有组织管理能力和开拓创新精神,具有中级以上职称。

第九条 学校档案工作人员应认真执行党和国家的方针政策,热爱档案事业,忠于职守,遵纪守法,勇于创新,具备档案专业或相关学科知识及现代化管理技能,具有本科以上学历。

第十条 学校各单位、各部门由一位负责人分管本单位、本部门的档案工作,并设专(兼)职档案员,负责本单位、本部门档案的收集、整理、移交工作。专(兼)职档案人员队伍应当保持相对稳定,经学校同意的专(兼)职档案员,报档案馆审核后可申请档案专业技术职称。

 第十一条 学校档案工作人员列入学校事业编制,其编制人数根据学校规模及馆藏档案数量等实际情况确定。学校档案工作人员及以档案工作为主的兼职人员属于档案专业技术人员或行政管理人员,与学校教学、科研和行政人员同等待遇,实行专业技术职务聘任制或职员职级制。学校档案工作人员因长期接触有毒有害物质,根据有关政策给予一定的补贴。

第三章 档 案 管 理

第十二条 学校应建立和完善归档制度,将档案工作纳入教学、科研和行政管理人员的职责范围内,做到每项重要工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。实行纸质档案和电子档案双轨归档的管理制度。

学校组织基建工程、科学技术研究、重要设备采购等项目验收、鉴定前,应由档案部门或业务主管部门对项目进行档案验收。未经档案验收或者验收不合格的,不得安排工程竣工、课题结题的验收、鉴定工作和报(评)奖。

凡因公出国进修、考察所带回的符合归档范围的资料,回校后应及时移交档案馆归档,然后由外事部门和档案部门出具证明,方能报销出国学习考察费用。

第十三条 学校各单位、各部门在教学、科研、党政管理等活动中形成的材料,由各单位、各部门或课题组按照本校档案部门制定的档案整理规则收集齐全,定期向档案部门移交。档案部门应指导各单位、各部门的档案收集、整理工作。

第十四条 学校的档案由学校档案馆集中保存。在国家和上级领导机关需要时,应按要求提供所需档案的复制件或原件。

第十五条 对某些需特殊条件保管或利用频繁且具有一定独立性的档案,可根据实际需要,经学校批准后设置分室,但必须配备专人负责,实行统一领导,分级管理。

第十六条 学校合并前的档案,本着集中保管、方便利用的原则,由学校档案馆统一保存。

第十七条 个人在非职务活动中形成的重要文件材料,学校档案馆可通过征集、代管等形式进行管理。对个人向档案馆捐赠有价值档案的,学校予以奖励。

第十八条 学校档案库房建设应符合《档案馆建设设计规范》,应充分考虑到学校发展规模和馆藏数量增加等因素合理安排库房建设。库房应有防霉、防盗、防火、防水、防潮、防尘、防高温、防强光、防有害气体和有害生物的保护措施,防止档案的破损、褪色、霉变和散失。存放声像等特殊载体档案,应设有专门库房,并配置恒温、恒湿设施。

第十九条 档案馆应做好档案保护工作,建立库房管理和检查制度,实行专人负责,严格按照“八防”要求管理库房,确保档案安全。及时修补残破档案,对字迹褪色的档案要及时修复或复制。在定期检查档案时,遇有特殊情况,应向学校汇报,及时处理。

第二十条 档案馆应定期做好档案的鉴定工作,对保管期限已满的档案,应组织有关专业人员和档案人员按照有关规定进行鉴定。对失去保存价值需销毁的档案,按照《海南大学档案鉴定制度》(待修订)的有关规定进行销毁。

第二十一条 档案馆应会同有关部门定期进行档案密级的审查,根据具体情况及时调整密级。

第二十二条 学校应将档案馆纳入学校自动化信息管理网络,有计划地为档案馆配置计算机、照相机、扫描仪、摄像机等现代办公设备,逐步实现档案管理现代化。学校各单位、各部门也应推进档案计算机管理,按照档案馆统一要求建立档案数据库。

第二十三条 档案馆应认真执行档案统计年报制度,及时统计档案的收进、移出、利用、销毁等各种数据,按照国家有关规定,向上级档案管理部门报送档案工作基本情况统计年报表。

第二十四条 档案工作经费实行二级拨付管理,档案馆经费由学校单独立项,列入学校年度经费预算,所需的日常办公经费、装具、管理设备购置费,从其预算中支付。各单位、各部门收集、整理、保管、移交档案的经费列入各单位、各部门年度财务计划予以安排。

第四章 文件材料的形成和归档

第二十五条 各校区、各单位、各部门应把文件材料的形成、积累、整理和归档纳入工作计划。

第二十六条 档案馆按照《高等学校档案实体分类法》和《归档文件整理规则》,对接收进馆的档案按全宗进行分类、编目、排列上架。

第二十七条 学校档案分为党群、行政、教学工作、科学研究、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会10大类以及电子、声像、实物档案等。各类文件材料的归档范围和保管期限按《海南大学文件材料归档范围和保管期限暂行》、《海南大学电子文件归档管理实施细则》、《海南大学声像档案管理办法》和《海南大学实物档案管理办法》执行。凡属应归档的文件材料必须按规定及时归档。

第二十八条 归档保存的文件材料,要完整、准确、系统。学校对科研成果、产品定型、基建竣工、贵重仪器设备开箱及其他技术项目进行鉴定验收时,必须通知档案馆相关人员参加,以便对应归档的文件材料进行审查验收,签署验收意见并盖章。没有完整、准确、系统的文件材料不予鉴定验收,不得申报成果。

第二十九条 档案归档时间:党政部门和按年度归档部门的文件材料在次年3月底以前归档。教学部门和按教学年度归档部门的文件材料应在当年度寒假前归档。科研、基建等部门应在项目完成通过鉴定、验收后2个月内归档。

第三十条 接收档案必须办理交接手续,填写档案移交清单,一式两份,写明文件材料标题、页数、数量、移交时间等,交接双方签名盖章后,各执一份备查。

第三十一条 个人在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体的文件材料,必须按照规定向档案部门移交,集中管理,不得据为己有。

第五章 档案的利用与开放

第三十二条 档案馆应按照《档案法》的规定,向全校和社会开放属于开放范围内的档案,并设立专门阅览室,提供必要的检索工具。

第三十三条 档案馆开放档案,应遵循以下规定:

(一)持有合法证明的单位和个人,在说明利用档案的目的和范围后,均可以利用已经开放的档案。

(二)港澳和台湾同胞、海外华侨要求利用档案,须经有关主管部门同意。

(三)外国组织或个人要求利用已开放的档案,应由有关主管部门介绍,并经档案馆负责人同意。

(四)未经学校授权或上级主管机关批准,任何组织或个人无权公布档案。

第三十四条 查阅、摘录、复制未开放的档案,须经档案馆负责人同意,其中涉密档案须经保密工作部门、档案形成单位或本人同意,必要时报请校领导审查批准。

第三十五条 寄存在档案馆的档案,归寄存者所有。档案馆如需要向社会提供利用,必须征得寄存者的同意。

第三十六条 档案馆提供利用重要、珍贵的档案,一般不提供原件。如有特殊需要,须经档案馆负责人同意。加盖档案馆公章的档案复制件,与原件具有同等效力。

第三十七条 档案馆是学校出具档案证明的唯一合法部门,应按照有关规定向档案利用者收取费用。

组织和个人利用其所移交、捐赠的档案,档案馆应当无偿和优先提供。

第三十八条 向社会开放档案,不得损害国家、集体或者其他公民的利益,不得违反国家有关知识产权保护的法律规定。

保密档案的管理和利用,密级的变更和解密,必须按照国家有关保密的法律和行政法规的规定办理。

第三十九条 馆藏档案属下列情况之一者不宜开放:

(一) 涉及党和国家秘密的。

(二) 涉及专利或技术秘密的。

(三) 涉及个人隐私的。

(四) 档案形成部门规定限制利用的。

第四十条 档案馆工作人员应熟悉馆藏档案,了解学校各项工作的需要,加强内外信息的综合开发利用,发挥档案的信息功能,当好领导和有关部门的助手和参谋作用,最大限度地满足利用者的需要,提高社会效益和经济效益。

第四十一条 档案馆应加强档案编研工作,大力开发档案信息资源。根据学校和社会的需要,有计划地对档案资料进行研究整理,编辑出版各种编研成果,为学校教学、科研和管理工作服务,为社会服务。

第四十二条 档案馆应发挥其科学文化功能,利用馆藏资料开展档案宣传教育工作,创造条件把档案馆办成爱国爱校教育基地,充分发挥其育人功能。

第六章 考核、奖励与处罚

第四十三条 学校建立档案工作的检查、考核和评估制度,每两年由学校布置,档案馆具体组织对各单位、各部门档案工作进行考评,对档案工作成绩突出的集体和个人给予表彰奖励。

第四十四条 有下列事迹之一的单位和个人,由学校或本单位、本部门给予表彰奖励:

(一) 对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的。

(二) 对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的。

(三) 对档案学研究及档案史料研究做出重要贡献的。

(四) 将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校的。

(五) 同违反档案法律、法规的行为作斗争,表现突出的。

第四十五条 对于违反《中华人民共和国档案法》的行为,应按照《中华人民共和国档案法实施办法》规定的程序和处理方法予以处罚,并按有关规定建立备案制度。

第四十六条 有下列行为之一的,学校可视情节轻重按《中华人民共和国档案法》和《档案行政处罚程序暂行规定》的规定程序,对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分或报请海南省档案行政管理部门对直接责任人给予处罚。造成损失的,可根据档案价值和数量,责令赔偿。情节严重、构成犯罪的移交司法部门处理:

(一)损毁、丢失属于学校所有的档案的。

(二)违反保密规定,擅自提供、抄录、公布、销毁属于学校所有及应当保密的档案的。

(三) 涂改、伪造档案的。

(四)擅自出卖、赠送、交换学校档案的。

(五)倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的。

(六) 不按规定归档,拒绝归档或者将档案据为己有的。

(七) 档案工作人员玩忽职守,明知所保存的档案面临危险而不采取措施,造成档案损失的。

第七章 附 则

第四十七条 本办法由档案馆负责解释。

第四十八条 本办法自发布之日起施行。