为了有效地利用档案信息资源，更好地为学校教学、科研和管理等各项工作服务，为社会服务,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》和《海南大学档案管理办法》有关政策、法规，结合我校档案工作实际，特制订本办法。
一、本校师生员工查阅开放档案或本人承办工作形成的档案，须持有效证件（教职工凭工作证，学生凭学生证），填写《海南大学档案利用登记表》。如需复制须委托档案馆人员办理。
二、外单位人员查阅利用我校开放档案，须持单位介绍信和个人有效证件，经馆领导批准或档案管理人员同意，填写《海南大学档案利用登记表》。
三、港澳人员、台湾同胞、海外侨胞查阅利用开放档案，须经主管部门介绍，档案馆长批准。
四、外国人利用开放档案，须经学校外事侨务处介绍，档案馆长批准。
五、电话查询档案只限咨询一般公开档案，由档案馆代为查找并回电查询者，同时进行登记。查询者要求将查档结果寄往查询单位，必须凭单位介绍信并汇来服务费。
六、凡委托人代查有关个人材料(学籍、成绩和招生录取名册等)须提供委托书、毕业证书复印件以及与被委托人的身份证。如属查阅一般材料，手续齐全的，可提供查阅利用。
七、查阅利用我校非公开或保密档案，按照《海南大学档案馆保密制度》办理。
八、馆藏档案原则上限在馆内查阅，不得借出，如特殊需要借出，本校人员凭所在单位（盖有公章）证明，填写《海南大学档案借出审批单》，经档案馆长或主管校长批准，缴纳档案借出保证金100元（借出档案按期归还，经验收无损坏者全数退还）。每次借出档案不超过5卷(件)，借期不超过一周，如需延长借用时间，应另办理续借手续。借出档案不得转借、丢失，违者根据相关规定进行处罚。
九、档案利用者应爱护档案，对档案的保密、安全、完整负责，不得随意增删、涂改、抽页、调换、撕毁，不得擅自公开档案内容，如发现上述情况，按《档案法》有关条款处理。
十、对纸质已经发脆或珍贵的档案，不予外借，并严格控制复印次数。
十一、对查阅利用完毕和外借归还的档案，工作人员应及时清点、查验无问题后，注销其查阅或借用登记，放回原处保管。
十二、本单位因工作需要查阅档案不予收费，复制档案收取成本费。校外单位与个人、校内师生员工为个人需要利用馆藏档案的，按《海南大学档案利用收费办法》规定收取费用。
十三、违反上述制度者，视其情节轻重，进行相应的批评教育或纪律处分。
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