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海南大学声像档案暂行管理办法
2008年09月25日 10:06 档案馆  点击:[]

附4

海南大学声像档案暂行管理办法

第一章 总则

第一条 为提高学校声像载体档案(以下简称声像档案)工作的质量和管理水平,更有效地保护和利用档案资源,根据《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》,结合学校具体情况,特制订声像档案管理办法。

第二条 声像档案是档案的重要组成部分,主要包括学校教学活动和历史发展过程中形成的、或校外单位形成的与本校有关的、具有保存价值的各种以音响和画面形象等方式记录的专门载体及其相配套的文字材料。

第三条 声像档案的主体是声像材料。声像载体材料的记录反映形式以及制作方法、保管条件、利用方式均与纸质载体不同,必须遵循声像载体的特点和规律,进行特殊整理和特殊管理。

第四条 为了确保声像档案的完整、准确、系统和安全,便于开放利用,学校各部门将所产生的声像档案一律移交学校档案馆集中统一管理。

第二章 归档范围及保管期限

第五条 归档范围

(一)学校历届书记、校长、著名教授以及在国内外具有一定影响的知名毕业生的照片、录音、录像。

(二)中央、省、市领导来我校考察、检查和指导工作期间活动照片、录音、录像。主要收集带有会标的会场照片、主席台的照片、领导讲话的照片(每位领导一张),台下场面拍摄一张(应能反映会场气氛)。

(三)学校召开的各类代表大会及重要会议,如:党代会、教代会、校庆庆祝会、先进集体和个人表彰大会、各种纪念日庆祝大会以及传达全国、全省性重要会议的照片 (带有会标的照片以及主席台、领导讲话照片各一张;代表讲话、先进集体和个人照片各一张等。) 、录像、录音。

(四)由学校主办、承办的各种重要的教学、科研会议和主持召开的全国性的各种学术会议及其他重要活动的照片、录像、录音以及数据磁盘等。(根据各项活动和各种会议的性质,选择摄录一些有价值的照片、录像、录音。)。

(五)各种外事活动的照片、录像和录音。包括各种国外代表团来访、外籍人员来校活动,授予外国专家、学者名誉教授、客座教授、名誉顾问称号以及参观、座谈、交流、讲学、演出、联欢等各种活动中有保存价值的声像资料

(六)具有一定影响的学生社会实践活动、先进事迹报告会、奖学金发放仪式、新生开学典礼、毕业生毕业典礼、历届毕业生合影留念等照片、录像和录音。

(七)校友会重要活动的照片、录像和录音。(收集主席台、领导人讲话、代表发言、校友会成员合影的照片)。

(八)学校各种展览、陈列的照片、录像(每一块板面拍摄一张照片)。

(九)反映学校不同历史时期建校发展的校景和基建项目的照片和录像(每一个主楼、校园内主要景色的照片应列入摄制范围。基建项目拍摄的照片应包括:开工前的原景和场地、招标会议和活动、平整土地、奠基破土仪式以及建造过程中的重要环节直至竣工验收)。

(十)军训及文体活动的照片。包括:(1) 校运会开幕、闭幕、比赛场面、校运动队参加省级以上运动会代表合影、比赛场面和破记录、获奖等;(2) 校运动队训练、学生和教职工群众性文体活动等;(3) 兄弟院校代表队来访、表演、比赛等;(4) 新生军训活动。

(十一)奖状照片(包括省部级以上的各种奖状、奖品、证章、证书)。

第六条 声像档案保管期限一般为长期,特别重要的为永久。

第三章 归档要求及时间

第七条 照片、录音、录像档案材料必须附有文字说明,内容包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等元素。

(一)照片冲洗加工后, 由摄影者从中挑选图象清晰具有代表性照片进行整理。

(二)照片按顺序逐张编写说明, 照片连同底片或数码照片, 一同在两个月之内向档案部门归档。

(三)录像材料在归档前必须由录像专职人员说明该片的题名、背景、时间、摄像者等,需拍摄录像的有关人员要配合编写该片文字说明,录像材料一旦成片后应立即送档案部门归档。

(四)档案部门应随时收集零散的、具有保存价值的声像资料。

第八条 接收时必须当场验收, 检查归档的材料是否完整、准确、系统、配套,音响、画面是否清晰,验收合格后办理移交手续, 双方各持接收移交清单一份。

第四章 档案的管理

第九条 分类编号

(一)根据声像档案的内容、特点、不同类型的载体,编制用于档号的二级类目(载体)代号(代码)。

(二)声像档案档号按“年度号+声像档案分类号 +保管单位号”依次编号。

1.年度采用自然年

2.声像载体档案分类

SX

12 照片

13 光盘

14 录音带

15 录像带

3.在二级类目内, 以件为单位,按排列顺序从“1”开始标注件号。

第十条 编目

(一)在归档的声像档案的装具上填写档号。

(二)将归档的声像档案按档号先后顺序逐件录入档案管理系统,由系统自动产生归档文件目录。

第十一条 装盒

(一)将归档文件按归档号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

(二)备考表置于盒内文件之后,项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

第十二条 按照档号顺序把不同类型、不同规格声像档案分别排列。

第十三条 存放声像档案远离磁场并与有害气体、强紫外线隔离。照片档案库房保持温度15-25℃,湿度55-65%。其他声像档案库房保持恒温、恒湿、清洁,温度宜18-24℃,相对湿度宜35-45%,日温度变化幅度不超过±2℃,日相对湿度变化幅度不超过±5%。

第十四条 对照片、底片要定期进行检查,有发黄、发霉、变质等现象,要及时进行清洗和技术处理。

第十五条 录像带、录音带等使用完毕后及时倒带,并马上入盒,防止污染。要定期进行检查,发现变形断裂、磁粉脱落等现象,应及时进行补救。

第十六条 光盘定期检查,防止数据丢失,另制作备份存档。

第五章 档案的利用

第十七条 由于工作需要借阅档案时, 应办理借阅登记手续, 写清楚利用的目的, 借阅起止时间, 登记档案的编号, 借阅人签名。

第十八条 借用的档案要妥善保管,不得损坏、丢失、沾污、转借。

第十九条 确因工作需要复制,需经档案馆领导批准。

第二十条 在归还借出的档案时,档案人员应严格检查验收档案。

第二十一条 出借的档案一般不超过 15天,特殊情况需延长者,必须办理续借手续, 最长不得超过一个月。

第二十二条 本管理办法自公布之日起实行。