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海南大学人事档案管理办法
2008年09月18日 17:16 档案馆  点击:[]

海南大学档案馆文件

海大档〔2008〕6号

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海南大学人事档案管理办法

第一章 总 则

第一条 为进一步加强我校人事档案管理,提高科学管理水平,及时地收集、整理和有效地保护利用人事档案,使之更好地为我校的教学、科研和党政管理服务。依据中共中央组织部和国家档案局联合颁发的《干部档案工作条例》、中共中央组织部《关于干部人事档案材料收集归档规定》,结合我校实际,制定本办法。

第二条 人事档案是组织、人事等有关部门,按照党的干部政策,在培养、选拔和任用(聘用)干部等工作中,记载干部个人经历、政治思想、品德作风,业务能力、工作表现、工作实绩和成绩贡献等内容所形成的文件材料,是历史地全面地考察了解我校教职工的重要依据,是为贯彻党的选贤举能、知人善用的用人政策服务的。

第三条 人事档案管理包括档案材料的归档范围及要求,档案的整理、保管与保护,档案的提供和利用,档案的转递和档案管理人员职责的确定等内容在内的全部人事档案工作,它是档案工作的重要组成部分。

第四条 我校的人事档案工作由档案馆统一管理,负责维护档案的完整和安全,业务上接受上级档案行政管理部门和校组织部、校人事处的监督和指导。

第五条 人事档案设置专职、专责、专库保管,严格贯彻执行《中华人民共和国档案法》和《国家保密法》。

第二章 档案材料的归档范围

第六条 对国家规定应立卷归档的人事档案材料,必须在形成正式材料后一个月内,送交档案馆归档,集中管理,其归档材料的范围如下:

(一)干部(工人)履历表、教职工登记表、任免呈报表、毕业鉴定表、考察和考核等工作中形成的各类人员登记表、离退休人员审批表。

(二)组织鉴定材料:组织审定、考察和考绩材料等工作中形成的各类人员登记表和人员调动鉴定材料;组织审定考察以及年度(或学年度)考核登记表。

(三)更改姓名、民族、出生日期、国籍和参加革命工作时间等过程中形成的个人申请、组织审批、上级批复以及所依据的证明材料。

(四)国民教育、成人教育(大中专)、党校及各种短期业务培训学习中形成的学生(学员)登记表、考生登记表、学习成绩表、毕业生登记表、毕业生鉴定表、授予学位的材料、学历证明书;培训结业成绩登记表、学习鉴定、学员思想小结(结业)、博士后研究人员工作期满登记表等材料。

(五)评审(考试)专业技术职称(资格)和聘任专业技术职务工作中形成的有关材料:专业技术职务任职资格评审表、申报表等材料。

(六)办理工资、待遇等工作中形成的材料:转正定级审批表、各项工资变动审批表,登记表、提职晋级和奖励工资审批表、享受专家特殊津贴的呈报表、解决各种待遇问题的批复等材料。

(七)录用、聘用教职工工作中形成的审批表、合同书、协议书,政审考核材料、续聘审批表、解聘和辞职审批材料。

(八)办理出国(出境)人员审批表、备案表;在国外、境外表现情况或鉴定材料;出国、出境审批表(要注明出去和返回的时间及出去的目的)。

(九)各种表彰、奖励材料:劳动模范、先进工作者、有突出贡献者、优秀专家、国家科技进步奖、优秀党、团员审批(呈报)表、先进事迹材料、校级通报表扬等材料。

(十)学校纪律检查、监察和行政管理工作中行形成的处分决定或记过材料、学校通报批评材料;撤消处分的有关材料等。

(十一)入团、入党志愿书、申请书和转正申请书;综合性政审材料及有关的证明、考察材料;自传、党员登记表;民主评议党员登记表、优秀党员事迹及组织审批材料、取消预备党员资格的组织意见;参加入民主党派的有关材料。

(十二)学校组织布置填写的履历表、自传、组织鉴定和自我鉴定材料。

(十三)教职工取得专刊的创造发明、重大科研成果、著作或译著、有重大影响的论文等目录。

(十四)其他可供组织参考有保存价值的材料。

第三章 归档要求

第七条 对归档材料的要求:各单位应主动将平时形成的归档材料及时送交档案馆存档,以保证人事档案材料的完整性、及时性和便于提供利用。归档的材料必须是办理完毕的正式材料。送交的材料必须完整齐全、真实,文字清楚,结论、对象明确,手续完备,并写明承办单位及时间的正式文件材料。凡规定应由组织审查盖章的,须有组织盖章。规定要同本人见面的材料,一般应有本人的签字(本人见面后未签字的,可由组织注明)。任免呈报表(包括上报的考察材料)和录用审批表,必须注明批准的机关名称、时间和文号。教职工在校工作期间学习所获得的学历、学位相关材料,以及评定专业技术任职资格方面的材料,应是报考前经学校备案或经学校同意送评的方可收录。

第八条 凡归档材料须按要求使用办公用纸、不褪色的纯黑墨水书写(或打印)。一律不得使用铅笔、圆珠笔、红色及纯蓝墨水和复写纸书写。

第九条 凡归档的材料一律用原件,不得采用复印件代替原件存档。特殊情况存入复印件的,应在复印件上注明原件所在单位,并加盖公章。

第十条 凡需归档的材料,一律由学校档案馆负责审定。其他单位和个人均不得任意将不该归档的材料归档。

第十一条 送交的归档材料不齐全或不清楚的,送交材料单位或个人应按规定补齐整理到符合要求后再归档。

第十二条 各单位应主动将平时形成的归档材料及时送交档案馆存档,以保证人事档案材料的完整性、及时性和便于提供利用。

第十三条 教职工辞职、退职、自动离职、被辞退(解聘)、开除后另就业的,其档案转到有关的组织、人事部门保管;不具备保管条件的单位,应转人事部门所属的职业介绍服务中心保管。在本校重新就业的,其档案仍由我校保管。

第十四条 教职工被开除公职后未就业的,其档案仍由我校保管,另就业的,其档案转有关的人事劳动部门保管。

第十五条 出国出境不归,失踪或逃亡人员的档案仍由我校代为保管。

第十六条 学校教职工去世以后,其档案在人事档案库继续保管5年,5年后转出人事档案库单独存放,保管期限为永久。

第十七条 对不在学校保管范围和代为保管的人事档案,由档案馆实行有偿代管,按《海南大学档案利用收费办法》收费。

第四章 档案的整理、保管与保护

第十八条 档案馆设立人事档案室,由人事档案室专门负责整理、保管、保护人事档案。

第十九条 整理人事档案,须熟知党的干部、人才、人事政策、熟知档案工作专业知识,熟知档案管理有关规定,掌握修复、打印、抄写、压平、剪裁、糊表等档案整理工作的方法和技能,做到收集完整,鉴别准确、整理有序、保管安全,便于利用。

第二十条 人事档案的卷皮、目录和档案盒(袋)的样式 、规格、按国家统一的标准制作。

第二十一条 档案馆应根据安全保密、便于查找的原则,对 人事档案进行科学地保管。要建立严格的登记和统计制度,每年全面检查核实一次,发现问题及时解决。

第二十二条 严禁任何个人保存他人档案。对利用 人事档案材料营私舞弊的,应视情节轻重,予以严肃处理,对违犯《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的,依法处理。

第五章 档案的提供和利用

第二十三条 因工作需要(如考察、任免、调动、政治审查、组织处理、确定参加工作时间、入党、出国、职称待遇等)查阅或借用人事档案,须遵守下列规定:

(一)校内查阅档案的人员必须是各单位分管组织、人事工作的中共正式党员。校内处级以上(含处级)党政领导和直属单位的党组织,可查阅本单位有关人员的档案。

(二)校内非主管单位一般不予查阅人事档案。确因工作需要,经学校组织人事部门领导批准派两名党员干部或由档案管理员查阅。查阅后,以口头或书面形式提供有关情况。

(三)校外单位因工作需要查阅我校的有关人员的档案,须经我校主管领导批准后方可提供查阅。查阅档案的人员必须携带单位保密本或专用笔记本,严格遵守保密制度。

(四)凡查阅人事档案,必须先填写《查阅人事档案报告表》,再到人事处办理批准手续。

(五)任何人不得查阅本人及亲属的档案,一般也不准直接查阅比本人职务高的档案。

(六)查阅档案时,必须凭单位党组织介绍信。不能使用行政介绍信和外调证明介绍信查阅人事档案。

(七)查阅档案时,必须严格遵守保密制度和阅档规定,严禁涂改、圈划、拆散、抽取、撤换、增添、打杠、批注、污损、摘抄和复印。查阅者不得随意向无关人员泄露或擅自向外公布档案内容,违者按《档案法》有关规定处理。

(八)人事档案应在阅览室查阅,原则上不外借。如确因工作需要借出时,应在“查阅档案报告表”上说明理由,并经人事处和档案馆负责人批准,严格履行登记手续后,通过组织借出,并按期归还。借阅期间不得私自转借他人或由他人归还。如需超期使用,需续办延期手续。人事档案不允许对个人外借。

(九)查阅档案的单位或个人,不得擅自拍摄、复印档案内容。因工作需要从档案中取证的,必须经人事处和档案馆主管领导批准同意,在档案管理员监督下拍摄、复印。

(十)查阅档案时需要摘抄有内容的,应经人事处和档案馆主管领导批准,对摘抄的内容须经档案管理员审核。摘抄必须使用单位保密本或专用笔记本。

(十一)凡因个人升学、出国、职称评审等需要从档案中复印材料的,一律由档案管理员代为复制,并按规定收取复印工本费和档案保护费。

第六章 档案的转递

第二十四条 档案的转递须遵守以下规定:

(一)因工作调动或辞职时,档案管理部门应及时将档案转出。档案转出一律通过机要发出或派专人转递,严禁个人携带。不准邮寄。

(二)转递档案必须按统一规定的“档案转递通知单”的项目详细登记,严密包封。转出的档案必须完整齐全,并按规定经过认真的整理装订,不得扣留材料或分批转出;对转出的档案,应索要回执,逾期一个月未见回执者,转出部门应催问查实,防止丢失。

(三)离校人员的档案一经寄出,有关单位如再发现缺少归档的单项材料,原则上应由形成该材料的单位负责补办寄发,必要时档案馆予以配合。

第七章 档案管理人员职责

第二十五条 教职工人事档案管理工作人员,必须忠于职守、坚持原则,熟悉业务、掌握政策、认真鉴别、严格把关、保守机密,积极主动、认真负责地做好教职工人事档案的收集归档工作。

第二十六条 从本校实际出发,加强日常管理工作,健全有关规章制度,有针对性地采取各种技术措施和办法,尽可能消除可能影响档案损坏的不利因素,延长档案寿命和保护好档案的安全。

第二十七条 做好经常性的收集、整理、检查核对和归档工作,保管好全校教职工的人事档案材料。

第二十八条 积极开展档案保管、利用和保护技术等业务研究,促进教职工人事档案工作制度化、规范化和科学管理水平的提高,逐步创造条件实现人事档案管理现代化。

第二十九条 本规定自公布之日起执行。

二00八年九月十二日