首页 >> 服务指南 >> 业务指导 >> 正文  
海南大学归档文件整理规则
2008年05月07日 09:31 档案馆  点击:[]

海南大学归档文件整理规则

本规则根据《归档文件整理规则》与《高等学校档案实体分类法》的规定,结合我校的具体情况制定。

一、定义

(一)归档文件

本校在从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种纸质文件材料。

(二)归档文件整理

将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。

(三)“件”的界定

“件”为归档文件的整理单位。文书档案一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,请示(报告)与批复为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文可为一件。

其他各类业务档案按材料的性质、数量灵活划分件:可以以一个班级形成的材料为一件,也可以以一个专业形成的材料为一件;可以以一幢建筑物的所有材料为一件,也可以将一个建筑物的档案材料按可行性研究、设计文件、施工、竣工验收材料等分别区分件,等等,依次类推。

二、整理原则

遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。

三、质量要求

(一)归档文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考、凭证作用和研究价值;必须真实地反映各部门职能活动的全过程;必须遵循其自然形成的规律,保持彼此之间的有机联系;必须齐全完整,已破损的文件应予修整,字迹模糊或易退变的文件应予复制。

(二)整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

四、整理方法

(一)装订

归档文件按件装订。具体要求:

1.正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;批复在前,请示(报告)在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。

2.将文件上的订书钉、曲别针、大头针等异物去除。

3.将大于A4型纸张的文件、图表按A4型尺寸大小进行折叠,折叠按手风琴方式折叠,折痕处尽量位于文件、图表字迹之外。

4.将文件靠左、下边对齐装订。

5.装订方式:视文件材料的厚薄采用粘贴、不锈钢订书机装订和三孔一线3种装订方式。

6.将保管期限为“永久”的文件材料编制页码。

(二)分类

1.归档文件采用“年度—问题—保管期限”方法进行分类。

(1)年度:按其文件形成的年度(即签发、落款日期所属年度)分类。

(2)问题:按《高等学校档案实体分类法》进行分类。将文件按党群、行政、教学、科研、财会、基建、出版、仪器设备、产业、外事等十大类分类。

(3)保管期限:按“永久”、“长期”、“短期”分类。

2.类目级别采用两个等级。

(1)文书档案“党群、行政和外事”类分到一级类目,按二级类目排列先后顺序;

(2)“教学、科研、产品、基建、设备、出版和财会”类档案分到二级类目。

(三)排列

归档文件在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

(四)编号

归档文件应按分类方案和排列顺序逐件编制归档号,并在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设全宗号、年度、保管期限、问题、件号等必备项。

1.全宗号为海南省档案馆给《海南大学》编制的代号“38”;

2.年度标注采用四位阿拉伯数字公元纪年;

3.问题标注采用《高等学校档案实体分类法》规定的分类号,即“党群”或“DQ”、“行政”或“XZ”、“教学”或“JX”、“科研”或“KY”、“财会”或“CK”、“基建”或‘JJ”、“出版”或“CB”、“仪器设备”或“SB”、“产业”或“CY”、“外事”或“WS”。

4.保管期限采用“永久、长期、短期”或代码“Y、C、D”,件号是在分类方案的最低一级类目内,按文件排列顺序从“1”开始标注。

(五)编目

归档文件应依据分类方案和编号顺序编制归档文件目录。

1.采用计算机录入方式将归档文件逐件进行编目。来文与复文作为一件时,只对复文进行编目;请示(报告)与批复为一件时,只对批复进行编目。归档文件目录设置:年度、件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

(1)年度:按文件形成年度填写公元纪年。

(2)件号:以文件排列先后顺序填写该件所编件号。

(3)责任者:形成该文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。

(4)文号:文件制发机关的发文字号。

(5)题名:即文件标题,一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件,可自拟标题,外加“[]”号。

(6)日 期:文件的形成时间,以8位阿拉伯数字标注年月日,如 2002-09-09。

(7)页数:每一件归档文件的页数。文件中有图、文的页面为一页,空白页不记页数。

(8)备注:注释文件需要说明的情况。

2.归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长×宽为297mm×210mm)。

3.归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目,填写时应使用全称或规范化简称。

4. 归档文件目录制作3本,1本放在库房使用、1本编目使用、1本作备用。

(六)装盒

将归档文件按归档号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

1.档案盒

(1)档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽),盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。

(2)档案盒应根据摆放方式的不同,在盒脊或底边设置全宗号、年度、问题、保管期限、起止件号等必备项,起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号,中间用“—”号连接。

(3)档案盒应采用无酸纸制作。

2.备考表

备考表置于盒内文件之后,项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

(1)盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

(2)整理人:负责整理归档文件的人员姓名。

(3)检查人:负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

(4)日期:归档文件整理完毕的日期。

//www.hainanu.edu.cn